Följande inlägg försöker gå igenom skillnaderna mellan fysisk och digital påskrift av årsredovisning samt fysisk samt digital inlämning av årsredovisning till Bolagsverket. Inlägget snuddar även helt kort vid hur detta är löst i Visma eEkonomi Deklaration/Årsredovisning. Inlägget är baserat på vad jag har kunnat läsa mig till på Bolagsverkets hemsida samt vad jag själv har verifierat muntligt med Bolagsverkets personal.
Fysisk påskrift (pappersoriginal)
Samtliga i styrelsen skriver på pappersoriginalet som sedan behålls av bolaget. Originalet skall aldrig in till Bolagsverket, vare sig med eller utan påskrifter.
Fysisk inlämning av årsredovisning där påskrivet original är på papper.
En bestyrkt kopia av det påskrivna originalet med ett påskrivet så kallat fastställelseintyg på första sidan skickas in till Bolagsverket med vanlig post.
Digital inlämning av årsredovisning där påskrivet original är på papper.
Ja, detta är fullt möjligt därför att den digitala kopian inte behöver vara en bestyrkt kopia av originalet.
Lite förenklat, när man lämnar in digitalt är det inte en digital utskrift som lämnas in, det är en datafil. Alla förhandsvisningar/utksrifter/PDF-filer som man ser i samband med att man lämnar in digital skapas baserat innehållet i datafilen. (Innan någon med tekniskt inblick säger något: jag skrev "förenklat". :-)) Det som Bolagsverket kräver är att den digitala kopian som skicks in är en avskrift av originalet. Måste alltså vara samma innehåll men inga påskrifter.
Digital påskrift (digitalt "original")
Samtliga i styrelsen signerar samma kopia av årsredovisningen, den påskrivna kopian behålls av bolaget. Det signerade (digital påskrivna) originalet skall inte in till Bolagsverket.
Digital signering av dokument tillhandahålls idag av ett flertal tjänster där Visma Sign är en. Vissa sådana tjänster kostar pengar att använda, andra är gratis. Ett vanligt sätt att signera är med hjälpa av BankID, Freja eller liknande metoder.
Fysisk inlämning av årsredovisning där originalet är signerat digitalt.
Nej, går ej. Eller, teoretiskt möjligt men det blir verkligen att gå över ån efter vatten... Först skall alla signera digitalt och sedan signera fysiskt. (Och vad är då att betrakta som original?)
Digital inlämning av årsredovisning där originalet är signerat digitalt.
Är samma procedur oavsett om originalet är fysiskt på papper eller digital signerat. Eftersom det som skickas in till Bolagsverket digital inte är underskrivet av någon så har den digitala signeringen av "originalet" inget med den digitala inlämningen att göra.
Bolagsverkets digitala inlämning
Till att börja med så kan man bara lämna in sin årsredovisning digitalt om du använder ett program som klarar av det. Du kan inte göra det själv direkt hos Bolagsverket. Fördelen med detta system är att programleverantörerna på så sätt garanterar att årsredovisningarna skickas in i rätt format.
När man har lämnat in årsredovisningen digitalt så hamnar den först i på en tempoär lagringsyta hos Bolagsverket. Den är alltså inte inlämnad hela vägen bara för att man tryckt på knappen i sitt program. Sedan måste, den som är utsedd att intyga att redovisningen är påskriven av alla som skall skriva på den, logga in sig hos Bolagsverket och där signera den inlämnade filen med BankID eller motsvarande. Det vill säga, i princip göra det man gör med att fastställelseintyg. Först därefter är redovisningen inlämnad. (Min erfarenhet är att sedan processas redovisningen i princip på några sekunder, max någon minut eller två.)
Visma Sign
Om det nu inte är den digitalt signerade kopia som lämnas in, var kommer då Sign in i bilden?
Sign är egentligen två tjänster i en. Dels är det hela hanteringen/arbetsflödet kring digital signering av dokument. Dels är det en plats att förvara dessa signerade dokument. Det är även en sajt för att verifieringen av signeringar av dokument (signerade med just Visma Sign).
I mitt personliga tycke är detta väldigt oklart i eEkonomi Deklaration/Årsredovisning. Man får lätt intrycket att man måste använda Sign för att lämna in årsredovisning digitalt. Så är det alltså inte.
Det finns som nämnt ovan alternativ till Sign och jag vill bara förtydliga att jag tror Sign i sig är en bra tjänst. De två starka "korten" är dels stödet för hanteringen av multipla signaturer men också just lagringen, att kunden inte själv behöver säkerställa. att man ha kvar dokumenten utifrån kraven i Bokföringslagen. Av det lilla jag sett av Sign så är det dock en tjänst som syftar till att hjälpa användaren med sådant som till exempel samla in digitala signaturer från en hel styrelse utan att behöva jaga enskilda individer. De gratistjänster jag har sett har inte detta stöd.
Jag hoppas detta klarar upp eventuell förvirring för någon.
Referenslänkar:
Och sist men inte minst:
