Så här hanterar du journaler

[Mita Jonsson]

Journalhantering är grunden i bokföringen i Visma Administration. När du har gjort dina registreringar av leverantörsfakturor, kundfakturor, inbetalningar, utbetalningar och lagerförändringar måste du skriva ut journaler och godkänna dem för att transaktionerna ska föras över till bokföringen. När du skriver ut en journal får du alltid med alla transaktioner som är gjorda, men som inte ingått på tidigare journal, fram till och med det datum du angivit i dialogrutan för utskrift. 

Skriv ut journaler till pdf

För att godkänna en journal så att det blir en verifikation som bokförs, måste journalen skrivas ut som Fil, Pdf eller på papper. Oavsett vilket sätt du väljer att skriva ut den på, så behöver journalen inte sparas i det formatet eftersom den finns lagrad elektroniskt i ditt program under Bokföring - Gamla journaler.

Väljer du att skriva ut journalen som Pdf gör du ett miljömedvetet val. Du slipper också problemet med att utskrifter fastnar i skrivaren, för har du godkänt journalen kan du inte skriva ut den igen och få med bokföringsunderlaget. Vill du, trots att du inte behöver, spara dina pdf-filer digitalt kan du göra det via Storegate Backup, läs mer på Spara via Storegate Backup »

När ska journalerna skrivas ut?

Hur ofta du ska skriva ut och godkänna dina journaler är olika beroende på hur du arbetar. Det kan vara varje dag, en gång i veckan eller i slutet på varje månad. Det viktiga är att du har skrivit ut alla journaler per den siste varje månad (om det har skett några transaktioner), för att få allt bokfört på rätt månad.

Överföring till bokföring

Standardinställningen i programmet är att alla konteringar från en journal automatiskt förs över till bokföringen och skapar en verifikation där, när du godkänner journalen. 

Om du vill journalföra en verifikation per affärshändelse, markerar du rutan En verifikation per affärshändelse under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Bokföring. Om rutan inte är markerad skapas en verifikation per journal. Detta gäller för journalerna faktura-, inbetalnings-, leverantörsfaktura- och utbetalningsjournal.

Efter journalen skrivs alltid ett bokföringsunderlag ut automatiskt. Det bokföringsunderlaget används som verifikation i bokföringen. 

Ett sätt att få bra koll på kundreskontra respektive leverantörsreskontra är att använda verifikationsserier. Under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Bokföring - Verifikationsserier, och fliken Journaler mm kan du ställa in för vilken verifikationsserie som dina journaler ska bokföras i.  

Journaler ska skrivas ut i löpande datumordning, du ska inte bakdatera journaler. Läs mer i Journalför på rätt datum » 

Godkända journaler

Dina godkända journaler kan du titta på under Bokföring - Gamla journaler. 

Inköp

Dina inköp bokförs genom att skriva ut leverantörsfakturajournal till pdf och i samband med det skapas en verifikation till bokföringen. Har du levererat in artiklar på dina leverantörsfakturor skriver du ut lagerförändringsjournal och då får du även med lagerdelen i bokföringen.

Läs mer om Leverantörsfakturajournal »

Utbetalning

Dina utbetalningar bokför du genom att skriva ut en utbetalningsjournal till pdf och i samband med det skapas en verifikation i bokföringen. 

Läs mer om Utbetalningsjournal »

Lagervaror

Dina ut- och inleveranser av lagervaror bokförs när du skriver ut lagerförändringsjournalen till pdf. 

Läs mer om Lagerförändringsjournal »

Försäljning

Din försäljning bokför du genom att skriva ut fakturajournal till pdf och i samband med det skapas en verifikation till bokföringen. Levererar du ut varor i samband med faktureringen skriver du också ut lagerförändringsjournalen för att få med lagerdelen i bokföringen.

Läs mer om Fakturajournal »

Inbetalning

Dina inbetalningar bokför du genom att skriva ut en inbetalningsjournal till pdf och i samband med det skapas en verifikation till bokföringen. 

Läs mer om Inbetalningsjournal »

Inventeringsjournal

Inventeringsjournalen påverkar endast antalet som finns för artikeln. Innan du skriver ut och godkänner inventeringsjournalen har inte antalet i artikelregistret påverkats, utan det görs först när inventeringsjournalen är godkänd. Inventeringsjournalens löpnummer skapas i samband med utskrift. Inventeringsjournalen sparas inte, eftersom denna journal inte påverkar bokföringen utan endast antal artiklar i artikelregistret. 

Läs mer i Gör inventering.

Det här tipsets innehåll har verifierats och uppdaterats av Visma Spcs 24-04-22