[AB] : Skapa kreditfaktura som skall "kvittas" mot en ny skapad faktura

[Adde12]

Hej på Er!

Sålde en produkt för 2.899,00 kr exkl. moms på en faktura med fakturadatum 2023-05-10.

Efter ca 2 veckor tyckte jag att produkten inte höll måttet för min kund, varpå jag sa att jag returnerar den till leverantören och skall kreditera den skickade fakturan, vilket kunden uppskattade.

Noterade då en annan version av produkten som jag stämde av med kunden om denne skulle vara intresserad av den istället, vilket kunden var öppen för.

Sagt och gjort, jag tog hem den andra versionen av produkten och installerade den hos kunden. Väntade med att skapa och skicka en faktura för att säkerställa att det inte var strul med även denna.

Den visade sig fungera mycket bättre efter ett par veckors användning.

Nu till min fråga...

Jag tänkte nu upprätta en kreditfaktura på den gamla/dåliga produkten och noterar i Visma eEkonomi och fakturadatum på kreditfakturan för samma datum som huvudfakturan, vilket inte är rätt, det måste väl vara det datum jag väljer att upprätta kreditfakturan?

Men kunden frågade nu om det är möjligt att jag kvitterar summan på kreditfakturan mot den nya fakturan för den "nya" produkten (som kostar 3.199,20 kr exkl. moms) för att slippa ta emot pengar där de sedan ändå skall betala tillbaka till mig.

Är detta möjligt att genomföra i Visma eEkonomi?

Om ja, HUR går jag tillväga iså fall?

STORT TACK på förhand!

//Adde

[Anton Ingvarsson · Accepted solution]

Hej @Adde12!

Jag antar att den första fakturan med en produkt för 2.899,00 kr exkl. moms redan är betald. I så fall så skapar du upp en kreditfaktura från den fakturan. Du kan leta upp den i fliken Alla kundfakturor inne på Försäljning - Kundfakturor, därefter klicka på fakturan och sedan Åtgärder - Kreditera . 

Sedan skapar du upp fakturan för den nya produkten, och lägg gärna till en ny textrad där du skriver något i still med Den här fakturan kvittas mot fakturanr XXXX och vad det är för belopp som ska betalas av kunden. Sedan kan du skicka ut fakturan till kunden.

Därefter på kreditfakturan klickar du på Åtgärder - Kvitta och välj den nya fakturan att kvitta emot. Nu kommer endast det återstående beloppet vara kvar på fakturan som din kund ska betala in. Sedan när du får inbetalningen så matchar du beloppet mot resterande del av fakturan så kommer den stå som slutbetald. 

Angående datum på kreditfakturan så ska det vara dagens datum, alltså precis som du säger när man väljer att upprätta kreditfakturan. Jag har testat själv i mitt program men jag får dagens datum på fakturan. Det är inte så att du har använt funktionen ångra faktura? För i så fall blir det samma datum som orginalfakturan. 

Har du några frågor eller funderingar bara återkom, eller kan du kontakta vår support. 
Ha det fint! 

// Anton

[Adde12]

Tack så jättemycket för ditt utförliga svar @Anton Ingvarsson ! 

Jag skall omgående testa att göra enligt de steg du beskriver.

Gällande dagens datum på en kreditfaktura skall jag kolla upp igen.

Är ganska säker om att jag valt kreditera, men med tanke på utfallet, så får jag slänga in en brasklapp att jag kan ha fel.

STORT TACK!

//Adde

[Adde12]

Hej igen @Anton Ingvarsson,

nu blev det en följetong på denna. 🙂 

Skickade iväg fakturan, där det stod en text att "Den här fakturan kvittas mot fakturanr 14312."

Men då kunden bara så fakturabeloppet så krediterade kunden en helt annan faktura som jag skickat iväg.

Kontaktade kunden och förklarade vad som hänt och vederbörande förklarade att normalt sett så får han kreditfakturor som inte hänvisar till någon annan faktura, utan de tar och drar av beloppet mot vilken annan faktura som helst.

Så nu undrar jag, hur skall jag nu göra för att allt skall bli rätt och riktigt?

Tack på förhand för svar!

//Adde

[Tinne Lestrin]

Hej @Adde12!

Utifrån din beskrivning så tänker jag att det inte borde spela nån roll om din faktura är kvittad mot en annan faktura, även om kreditfakturan är skapad från en viss debetfaktura så kan den kvittas mot en annan debetfaktura. Om du exempelvis har skapat faktura 1 och 2 men krediterar faktura 1 så kan du ändå välja att kvitta den mot faktura 2. Jag inte är helt med på hur det ser ut hos dig, så får du gärna utveckla mer om jag har missförstått vad som har hänt.

Önskar dig en fortsatt fin dag!

/Tinne

[Adde12]

Hej Tinne,

tack så mycket för att du tog dig tid att svara.

För att göra det mer förståeligt så tror jag det är bäst att jag visar händelseförloppet.

2023-05-10 - Faktura (Fnr 14302) upprättas om beloppet 3 970,13 kr exkl. moms som omfattar en produkt (2 899,00 kr exkl. moms) av flera produkter. 

2023-07-04 - Upprättar en kreditfaktura (Fnr 14312) på 2 899,00 kr exkl. moms genom att välja fakturan (Fnr 14302) och skapa kreditfaktura och då för den produkten som jag tog tillbaka, skickar kreditfakturan till kund.

2023-07-04 - Ny faktura (Fnr 14313) upprättas om beloppet 3 192,00 kr exkl. moms för en ny liknande bättre produkt och lägger till texten "Den här fakturan kvittas mot fakturanr XXXX"  skickar till kunden.

Sedan gör jag enligt Antons instruktion, att på kreditfakturan klicka på Åtgärder - Kvitta, och väljer den nya fakturan att kvitta emot. Nu kommer endast det återstående beloppet vara kvar på fakturan som din kund ska betala in.

Detta genererar en verifikation som automatiskt får texten (Kvittning 35 kunden, 14312 mot 14313) enligt:
Konto 1510 Kredit 3 624,00

Konto 1510 Debet 3 624,00

2023-07-26 Kommer en inbetalning från kunden på beloppet 3 734,00 kr inkl. moms med hänvisning till en annan faktura (Fnr 14317, 7 358,00 kr inkl. moms) jag skickat som rört utfört arbete. Men kunden har gjort avdraget på beloppet mot Fnr 14312, alltså kreditfakturan.

I min vy över kundfakturor i Visma eEkonomi ser jag nu:

Fnr 14313 om beloppet 366,00 kr inkl. moms för den nya produkten som förfallen. Dock står det Relaterade verifikationer Kvittning 14312.

Fnr 14317 om beloppet 7 358,00 kr inkl. moms för annat utfört arbete för kunden. Också denna som förfallen.

Som jag förstår scenariot, så har ju kunden räknat av kreditfakturan (Fnr 14312) mot en helt annan faktura (Fnr 14317), som lämnar min faktura Fnr 14313 (den nya produkten) obetald.

Hur går jag tillväga för att reda ut detta?

STORT TACK på förhand!

//Adde

[Tinne Lestrin]

Hej @Adde12 och tack för att du förtydligar!

Jag har tittat på händelseförloppet du beskrivit ovan, men reder inte riktigt ut det. Idet här fallet tänker jag att det är bäst att du tar kontakt med mina kollegor på supporten, så att de ser direkt hur det ser ut hos dig istället. Det blir lite lättare att se vad som har hänt när man har fakturorna framför sig 🙂

Ta kontakt med supporten när du har möjlighet så kopplar de upp sig mot din skärm och kikar vidare på det därifrån.

Jag önskar dig en fortsatt fin dag!

/Tinne

[Adde12]

Hej igen @Tinne Lestrin !

Noterade att jag hade skrivit fel i gällande kundfakturorna i vyn i eEkonomi och var inne för att uppdatera det inlägget.

Fnr 14313 står som obetalt på beloppet 366,00 kr.

Detta är ju differensen mellan kreditfakturan (Fnr 14312) och den nya upprättade fakturan (Fnr 14313) som kvitttades mot kreditfakturan för den nya produkten.

Men det kvarstår alltså att kunden har valt att "dra av" kreditfakturan (Fnr 14312) mot en annan faktura (Fnr 14317), än den som jag upprättat som skulle motsvara den nya produkten (Fnr 14313). Kvarstår gör då att differens om 366 kr inkl. moms inte är betald.

Ser det som att det måste matcha rätt i eEkonomi över fakturorna för att jag inte skall behöva ha detta liggandes och släpandes.

Jag tror att det som gjort att kunden inte får ihop det från sin sida, beror på att när jag upprättade faktura 14313 med den nya produkten genom att "kvitta" mot kreditfakturan, men att fakturan (Fnr 14313, nya produkten) ändå visade belopp att betala är på 3 192,00 kr exkl. moms (3 990,00 kr inkl. moms).

Om det kanske hade stått belopp att betala 366,00 kr, så kanske det hade varit lättare för kunden att förstå.

Tacksam för hjälp!

//Adde

[Tinne Lestrin]

Hej @Adde12!

Vi vill såklart hjälpa dig via forumet i första hand, men i den här situationen blir det lättare att bena ut när vi kan se fakturorna direkt i programmet. 🙂 Gör så att du tar kontakt med supporten så får du hjälp av mina kollegor som kan koppla upp sig mot din skärm.

Ha det fint!

/Tinne