Om jag har fattat Bokföringsnämndens vägledning rätt (?) så är verifikationsunderlag, fakturor etc som man fått på elektronisk väg i form av PDF-fil via mejl eller tex faktura som man själv ”tankar ner” från nätet (tex köp från Dropbox) inte att betrakta som ett dokument som fysiskt måste sparas på hårddisk eller liknande, utan det är endast informationen i tex PDF-filen som måste sparas. Skillnad är det tex om man har fått PDF-filen på en DVD, då måste skivan sparas, den är ”orginalet”.
Om jag ”kopplar” en PDF-fil (tex faktura jag fått via mejl) i Visma eEkonomi till en verifikation som avser betalningen av fakturan, har jag då uppfyllt kravet på digital arkivering av fakturan? Dvs att jag inte behöver spara själva PDF-filen på hårddisk och märka med verifikationsnummer? Nu är ju det enkelt att göra i och för sig, men om man vill slippa även det.
Om jag även ”kopplar” en digital kopia av mitt bankkontoutdrag som styrker att betalning har skett, har jag därmed även en fullgod verifikation för affärshändelsen? Apropå kontoutdraget, är det nödvändigt att ”koppla” en kopia för varje verifikation (betalning) eller räcker det med att man sparar en kopia för hela året på hårddisk?
Så är uppfattar jag reglerna:
- Allt du får digitalt kan du lagra digitalt
(får du fakturan på mejl måste även konversationen finnas för att kunna se flödet om så behövs)
- Använder du Visma AutoInvoice tror jag att den inlästa fakturan är orginal. Detta gäller dock inte om du själv tar emot en faktura per brev och sena skannar av den till PDF eller via AutoInvoice
- Allt du får analogt skall lagras analogt i sitt ursprungsformat
- Analogt material skall lagras i original i 3 år och kan därefter digitaliseras för lagring i ytterligare 4 år vilket ger 7 års lagring enligt regelverket.
Sedan vill jag tro att du kan samla all händelser under 1 verifikation men vid eftertanke kommer det ju bli ett rent h-vete då du skall leta en viss händelse då du ju kommer att ha hundratals/tusentals verifikationer under ditt räkenskapsår. Det blir tufft att leta efter dessa om något efterfrågas eller skall rättas.
Ser fram emot ett svar från ekonomigudarna som gärna får korrigera mig då jag mer än gärna undviker ALLT papper!
Jovars...går man all in på det digitala gäller det att man litar på sin leverantör. Men som alltid är ju ansvaret mitt så jag exporterar allting med jämna mellanrum också 🙂 Hade dock varit skönt med 1 knapp för backup och återställning!
Skulle också gilla om det fanns en backup man kunde köra. Både för att ladda ner och lagra själv men även för att kunna gå tillbaka till vid ett haveri.
Vad händer tex om jag byter från Visma som leverantör...
Copyright 2024 Visma Spcs. All rights reserved.