Ny med Visma eEkonomi - spara verifikationer på papper

[Fd medlem]

fråga: är det inte nödvändigt att ha verifikationer (papper)  tillsammans med lev fakt etc längre

Den här frågans innehåll har verifierats och uppdaterats av Visma Spcs 2022-12-19.

[Fd medlem]

Varje transaktion du bokför måste verifieras med någon form av dokumentation:
faktura, kvitto, bokföringsorder eller liknande

Mikael

[Fd medlem]

Du ska spara underlagen som de kom till dig

papper som papper
efaktura elektroniskt etc
men du behöver inte skriva ut på papper det du gjort i Visma.

Efter 3 år ( i praktiken 4 året efter året för underlaget) kan du spara underlaget i annan form t ex elektroniskt.  .

Jag gör så att alla underlag sparas direkt elektroniskt med angivelse av ver nr i filnamn - pappersunderlag scannar jag in.

Allt sparas i Onedrive/Dropbox etc i lämplig struktur per år och område det gör det enklare att hitta när jag behöver söka något. jag sparar helst även utdata från Visma såsom kundfaktura som PDF direkt eftersom det är krångligt/tidsödande att söka efter många fakturor i Visma.

Dessutom om jag i framtiden vill byta från Visma är det enklare når alla underlag redan finns elektroniskt.

Dessutom sparar jag pappersunderlagen i pärmar årsvis och anger ver nr på underlaget.
Efter 4 år behöver pärmen inte sparas längre.

Bra info i nedan länkar

I dag kommer kvitton och fakturor både i digital och analog form. Vissa har du på kvitto, andra i telefonen och några i datorn. Grundregeln för all hantering av underlag som ska in i bokföringen är att du är skyldig att spara dem i den form du fick dem. Ett kvitto i pappersform måste du alltså spara i pappersform, ett digitalt kvitto måste du spara digitalt. Du behöver med andra ord inte skriva ut digitala kvitton och sätta in dem i en pärm.

https://vismaspcs.se/ditt-foretagande/byra/de-har-kopiorna-behover-du-inte-skriva-ut

[Anna Svensson]

Halloj!

Vill bara kika in här och berätta att från 1 juli i år kan man digitalisera sina underlag och sen kasta kvitton och leverantörsfakturor som man har på papper.

Fortfarande måste underlagen sparas i 7 år, men det går alltså att föra över dem till digitalt och ha dem sparade på så vis.

Spana gärna in webbinariet Uppdateringar i bokföringslagen och bye bye papperskvitton » där vi tipsar om hur du kan tänka framåt.

[Rasmus E]

Hej. En fråga här angående att spara kvitton digitalt.
Det står i er information att man ska (kan) fota med Visma Scanner och sen kasta kvittot/fakturan.
Betyder det att lagringen i Visma räcker, eller måste vi spara det digitala dokumentet på annat sätt också?

Vore ju smidigt om det räckte med Visma, för att fota det i Visma scanner är ju jättesmidigt.
De går ju att hämta hem från Visma sen, så det borde väl räcka, eller?

[Tinna Gunnarsson]

Hej @Rasmus E 

Vad kul att du har upptäckt hur smidigt det är att fota kvitton med Visma Scanner! För att svara på din fråga: ja, det räcker faktiskt att du lagrar dina kvitton digitalt i Visma.

Den 22 maj beslutade Sveriges riksdag att företag inte längre behöver spara papperskvitton, så länge det finns en digital kopia. Så om du har fotograferat ditt kvitto med Visma Scanner, behöver du inte spara pappersoriginalet. Smidigt, eller hur? De nya reglerna trädde i kraft den 1 juli 2024.
 

Kom bara ihåg att ditt digitala kvitto ska vara läsbart och lättillgängligt!
 

För mer information och nyttiga länkar, kika in vårt tips: Nu är nya kvittolagen klubbad! Bye bye papperskvitton.

Ha en fantastisk dag 

/Tinna

[Rasmus E]

Hej.

Ja, att jag inte behöver papperskvittona längre har jag förstått, men jag undrar om det räcker med att ladda upp dom hos Visma, och bara förvara dom där, eller måste jag även spara dom på annan egen plats?

För räcker det med Visma så är det ju otroligt smidigt, men duger det inte som lagringsplats så blir det ju genast en hel del extrajobb.

[Tinna Gunnarsson · Accepted solution]

Hej igen @Rasmus E 

Så länge dina kvitton är uppladdade hos oss ser vi till att spara allting åt dig. Även om du väljer att avsluta ditt program hos oss, behåller vi dina kvitton så länge bokföringslagen kräver det.

/Tinna

[Rasmus E]

Härligt, det var precis det jag ville höra. Tack!