OK, Visma 1000, jag ville bara kolla så du inte satt på en version som inte hade funktionen tillgänglig 🙂
Steg 1 – en mall måste skapas:
Börja med att skapa en säkerhetskopia!
Avtalsmallar, Ny, Ge ett namn till mallen
Välj artikelnummer. Det är av vikt att artikelnumret är korrekt upplagt med adekvat information, som moms och annat. Jag säger det, för det är ju flera led i det hela... Du fyller i summan i kolumnen summa och resultatenhet och projekt om du så önskar.
Sedan måste du regga datum: Avtalets startdatum: om avtalet startas 2020-10-01, skriver du det. I regel, fakturerar man i förväg så man får betalt den dag som avtalet påbörjas. Ponera att du har ett betalningsvillkor på 20 dagar. Då fyller du i -20 i rutan under där det står "Dag". Då blir det så att man fakturerar 20 dagar före avtalets början. Skriver du enbart 20 utan minus före, faktureras det i 20 dagar i efterhand istället.
Fyll i löptiden, hur länge avtalet gäller. Är det ett år i taget, skriv 12 månader. Då får du skapa ett nytt avtal efter ett år vid eventuell prishöjning, eller ändra det befintliga så det löper ett år till. Noll ger löpande avtal utan slutdatum.
Första fakturan skapas månad: ... och dag: ... (är det här som det blir fel?)
Fakturaintervall: 1 för en månad i taget, 3 för kvartalsfakturering. Var det här som det knasade till sig för dig?
Ett litet tips i det hela är att klicka i rutan för "Period anges på fakturan". Då ser man på varje faktura mellan vilka datum som faktureringen avser, en liten bra grej för kunden att få information om.
När du sedan skapar ett avtal (till skillnad från det jag beskrivit här som är en mall) kan denna mall användas till en eller till flera av dina kunder. Alla de kunder, en eller flera, som skall faktureras enligt denna mall, kopplar du till mallen när du skapar ett avtal. Har du en kund som skall ha ett annat upplägg, skapar du en ny mall - med de förutsättningar som den kunden ska faktureras efter - och kopplat den kunden till nya mallen.
Vad jag förstår, måste du ha två mallar till dina två kunder då de skall faktureras olika.
Steg 2 – avtalet
Gör en säkerhetskopia till att börja med.
Försäljning – Avtal (varje kund har sitt avtal och avtalen baseras på någon av de mallar du gjort)
Här ser du i andra kolumnen från vänster, vilka avtal som finns och i den tredje kolumnen ser man vilken mall som använts. I ditt fall borde det blir så – om jag tolkat dig rätt – att du har två kunder med separata avtal. Dubbelklickar man på ett av avtalen, får man upp en sida som är mycket lik den sida man jobbade med när man skapade själva mallen. Det kan vara lite förvirrande att de ser så lika ut. (Man måste lära sig att inte blanda ihop mallarna med avtalen så man vet var man är när man grejar här.) Du kan här kontrollera att alla siffror stämmer, att avtalen har rätta datum och så vidare. I en av kolumnerna ser du vilket nästa faktureringsdatum är.
Steg 3 – fakturering
Gör en säkerhetskopia för säkerhets skull
Det finns en knapp i mitten upptill som heter Skapa fakturor. Klicka där och en dialogruta kommer upp. Här väljer du datum ”Fakturera t o m:” och vid sidan om, kan du välja vilket fakturadatum du vill ha på fakturorna. Kika i listan över de kommande fakturorna i listan inunder, att faktureringsdatumet blev det du önskade och att perioden är korrekt. Du kan avmarkera ifall det är någon faktura du inte vill skicka just nu och fakturera senare om du önskar. Välj skapa för att skapa fakturor. Det är nu som det är bra ifall du har tagit en backup före. De skapade fakturorna går inte att få ogjorda. Behöver du göra om och göra rätt, är det alltså av vikt att du har gjort en backup före så du kan backa proceduren.
I fliken Fakturor ser man vilka fakturor som är avtalsfakturerade. Det finns en kolumn till vänster som visar det.
Hoppas det här kan vara svaret på det du önskar få hjälp om. Hör av dig igen om det är något. Jag kan ju ha missuppfattat dig någonstans på vägen. Tveka inte att höra av dig igen.
Mvh Lena
