Bättre koll på budget - hur många bankkonton?

[sofia_12]

Hej,

Jag driver en e-handel och har flera olika typer av utgifter:

- Inköp

- Annonsering

- Administrativa utgifter som appar, bokföringsprogram, lån osv

- Frakt, hyra & 3PL

- Moms

Just nu har jag bara ett transaktionskonto och ett sparkonto. Sparkontot använder jag för att lägga undan moms så att jag kan betala den när det är dags.

Däremot är allt annat samlat på ett och samma konto och jag tycker det är svårt att hålla koll och se till att man t.ex. inte spenderar för mycket på inköp när det finns vissa utgifter som dras random (allt från 1 gång om året till var tredje månad eller varje vecka.

Jag tänkte därför lägga till fler transaktionskonton där jag sparar pengarna och där de kan dras när det är dags via autogiro/kortdragning eller faktura så att jag inte blandar ihop dem.

Banken avrådde mig dock och sa att de flesta företag inte gör så, men gav inga råd kring hur de gör istället.

Hur skulle ni lösa det för att få bättre översikt?

[CarinaEsp]

Hej,

Jag rekommenderar verkligen inte att ha många konton. Det blir ett jättejobb att stämma av redovisningen. Är också lätt att det blir fel i bokföringen eftersom du hela tiden måste tänka på vilket konto som beloppet är draget från.

Det viktiga är att bokföra enligt faktureringsmetoden (kostnad och intäkt bokförs när händelsen inträffar och inte i samband med betalning) och att sköta bokföringen kontinuerligt. Därigenom så har man hela tiden aktuella siffror för att se sina leverantörsskulder och även sina kundfordringar. De flesta redovisningsprogram ger möjligheten att plocka ut likviditetsprognos för 4-6 veckor framåt i tiden. Där får man då lägga till de utgifter som inte ligger med i systemet med automatik, t ex betalning av löner, skatt och moms.

//Carina

[AnnicaL]

Hej

det är inte via olika bankkonton du ska hålla ordning i din bokföring, utan i din leverantörsreskontra, dvs sammanställningen av de olika leverantörernas obetalda fakturor. Du ska bokföra inkommande fakturor på konto 2440 via leverantörsreskontran när fakturorna kommer  för att vid betalning bokföra betalningen och därmed nollställa skulden på konto 2440. Du ser hela tiden i din leverantörsreskontra hur mycket pengar som ska betalas ut och när. Beroende på vilket program du använder finns olika hjälpmedel för att se framtida utbetalningar. 

[sofia_12]

Hej!

Tack för era svar! Ett problem är att många av dessa utgifter inte kommer via fakturor utan dras från bankkontot. Facebook annonsering t.ex. dras när man kommit upp i 5000kr, vilket kan ske på olika datum/intervaller varje gång. Många appar och andra utgifter dras även dessa på kortet och jag får kvitton på dem först när de dragits.

Är enda lösningen för dessa utgifter att ha dem på någon slags excel-fil, eller kan även dessa planeras i bokföringsprogrammet?

[Josefine Johansson]

Hej!

Jag hoppar in i er konversation så att du skall få svar. Okej jag förstår, då är det ju lite jobbigare så klart. Det finns tyvärr inget smidigt sätt att hålla koll på vad man har för kommande utgifter utan att ha något form av underlag att gå på, så om dessa dras direkt från kontot utan att du först får någon avräkning eller faktura så kommer det vara svårt för dig att hålla koll även med en Excelfil skulle jag säga. Det enda rådet jag kan ge dig är att du inte flyttar för mycket pengar till ditt sparkonto utan istället har kvar pengar som alltid kan täcka oväntade dragningar alternativt att de mest oväntade dragningarna du har istället dras från ditt sparkonto. Kanske att någon annan användare i forumet har något bra tips på hur de har gjort?

Kanske att du kan be facebook om någon varning när du kommit upp till 4 500 så att du vet att det kan komma att dras snart? Eller om man på något sätt kan be om en faktura istället för att det dras direkt?

Förlåt att det inte blir så mycket svar eller tips för dig, men det är lite svårt tyvärr att få koll på kostnader som du inte vet riktigt när de händer. Kanske att Carina eller Annica har något mer tips de kan ge dig än de dem redan gett, men tror nog att det kan vara lite klurigt för dig att få någon bra översikt på de händelser som du inte får någon rutin/förvarning för.

Ha det fint!

/ Josefine 

[Annica Simonsson DreamFactory]

Hej Sofia

För att du bättre ska kunna förbereda dig inför dina dragningar under 2022 - rekommenderar jag

1. Valfritt och lämpligt för din verksamhet - Visma bokföringsprogram

2. Automatisk koppling till din bank

3 och att du löpande sköter din bokföring eller tar hjälp av en redovisningsbyrå 

4. Vid avstämning som jag rekommenderar att du gör ofta, finns en funktion som heter konto analys (under rapporter) Där du kan se exakt hur läget ser ut just nu/konto nr i din bokföring.

5. I din kontoplan rekommenderar jag således att du lägger upp ett konto för facebook annonsering

konto 5981 marknadsföring EU (momskod)21

Vid varje transaktion bokför du

Hela beloppet på 5981

D 2645 (25%)

K 2614 (25%)

På så sätt ser du enklare hur läget är just nu och kan förbereda dig.

Via VISMAS programvaror kan du som kund välja om både du och din önskade redovisningsbyrå ska kunna arbeta i programmet. Hör gärna utav dig till mig eller VISMA för fler frågor. Vi hjälper dig så gärna - från dröm till verklighet!