Bokföring inbetalningar i EUR kontantmetoden

[Marcusk]

Hej,

Vi har nyligen börjat ta emot betalningar i EUR och har några frågor om hur vi bokför betalningarna på bästa sätt.

Vi använder oss av en betalningsleverantör som erbjuder direktbetalning. När kunden betalar så hamnar pengarna hos betalningsleverantören där vi sedan kan ta ut som en klump summa till vårt bankkonto.

Vi har ett valutakonto i EUR och har aktiverat bankopplingen.
Vi använder oss av kontantmetoden.

Hur går vi till väga för att bokföra inbetalningarna? Vår tanke är att skapa kundfakturor i EUR och sedan matcha klumpsumman=uttaget från betalningsleverantören mot kundfakturorna. Tänker vi rätt eller måste vi skapa manuella verifikationer?

Vi testade även att skapa en kundfaktura som kontantbetalning och då bokfördes den mot kontot 1910 – Kassa. Blir det rätt även om vi använder ett valutakonto? 

Jag skulle verkligen uppskatta om jag kan få ett exempel på hur jag ska bokföra köp/betalningarna och själva överföringen av  saldot till mitt valutakontot.   

Återkom om ni önskar mer information. 

Stort tack på förhand. 

Mvh

Marcus

[Joachim E]

Hej

Du hanterar det lättast genom att ni skapar vanliga kundfakturor för det ni har sålt. En per kund och försäljningstillfälle. 

När ni sedan får in inbetalningen (Klumpsumman) så matchar ni den klumpsumman mot de fakturor ni skapat.
ni väljer att matcha inbetalningen från en kundfaktura, väljer en av fakturorna och trycker sedan på ny bokföringshändelse.
Välj nästa faktura. Sedan fortsätter ni så tills samtliga kundfakturor är matchade mot klumpsumman.

Önskar dig en fortsatt fin dag
Joachim

[Marcusk]

Hej Joachim,

Stort tack för snabb återkoppling!

Gör vi rätt om vi väljer betalsätt kontantbetalning på kundfakturorna eller borde vi välja ett annat betalsätt?

Med kontantbetalning så sker bokföring på  1910 – Kassa.

På betalsätt kontantbetalning blir det väll inga kundfordringar som vi kan matcha? 

Mvh

Marcus

[Joachim E · Accepted solution]

Hej

Kontant betalning blir inte rätt utan det bör läggas upp som kundfordringar. Ni skapar en helt vanlig kundfaktura med betalningsvillkor som är på minst en dag. På så sätt kommer det dels bokföras upp kundfordran, försäljning och ev moms när fakuran skapas. 

När ni sedan matchar fakturan/fakturorna under kassa och bankhändelser kommer kundfordringarna bokföras bort.

Lägger ni upp det som kontant betalning kommer ni få ett saldo på 1910 som inte kommer försvinna utan att man manuellt justerar det senare. Så det känns som ett onödigt extra jobb som dessutom är lätt att glömma av.

Ha en fortsatt fin dag
Joachim

[AnnicaL]

I och med att ni använder kontantmetoden bokförs inte fakturan du skapar som en kundfordran utan den bokförs när du matchar betalningen som kommit in. Så från att fakturan skapas tills du bokför betalningen ligger den bara som obetald faktura och påverkar inte bokföringen - vid betalning där du anger rätt faktura enligt Joachims beskrivning kommer ditt bokföringskonto för EUR-kontot att fyllas på och intäkten bokföras.  

[Marcusk]

Hej, 

Stor tack Joachim för svar och tack Annica för tydliggörande. 

Dock så kommer inte fakturorna/summorna att matcha när betalleverantörtar tar en transaktionsavgift på betalningarna. 

Så hur bokför jag dessa transaktionsavgifterna på bästa sett? 

MVh

Marcus

[AnnicaL]

Börja med att matcha alla betalda fakturor med HELA fakturabeloppet. Då får du ett belopp kvar att matcha när alla är avbokade - detta kommer då att motsvara de transaktionsavgifter som dragits. Detta bokför du som övrigt uttag på konto 6570. 

[Marcusk]

Hej, 

Har stött på lite problem.

Hur blir det när betalleverantören har betalat mig två olika summor och det blir diff. 

Summorna motsvarar inte kundfordringar jag har. Ska jag välja diff orsak delbetalning?

Exempel:

Kundfakturor summa totalt 1000 EUR

Första inbetalning 600 EUR

Andra inbetalning 400 EUR

Tacksam för hjälp

Mvh

Marcus

[Joachim E]

Hej

Inte helt med på exakt hur du menar. Menar du att kunden av någon anledning betalt in en faktura i två delar och då blir summan för hög/Låg.

Har kunden betalt in för mycket så behöver du komma överens med kunden om summan skall återbetalas eller dras av från en kommande faktura. I de fallen detta sker matchar du det inbetalda beloppet mot fakturan och bokför du diffen mot konto 2420 förskott från kund.

Har kunden betalt in för lite så matchar du fakturan som vanligt och bokför skillnaden mot konto 1510 Kundfordringar. Sedan får man uppmärksamma kunden på att hela summan inte är betald.

Om jag missuppfattat något så är du välkommen att återkomma.
/Joachim

[Marcusk]

Hej Joachim,

Ursäkta att jag var lite otydlig

Det är vår betalleverantör som betalt separat klumpsummor till vårt valuta konto som vi ska matcha mot fakturorna.

Vi brukar få samlade utbetalningarna från betalleverantör. Men pga ett tekniskt fel så har vi fått två större summor som vi inte kan matcha helt. 

Vad jag förstått så kan vi vi inte slå ihop inbetalningar på ett valuta konto och sedan matcha? 

Ska vi bara matchar fakturan som vanligt och bokför skillnaden mot konto 1510 Kundfordringar?

Återkom gärna om du behöver mer uppgifter

Mvh

Marcus

[Joachim E]

Hej

Inbetalningarna går mycket riktigt inte att slå ihop. 

Så beroende på vad orsaken är att beloppen inte stämmer så måste de matchas i en klump. Men om det är fakturor i en annan valuta så kan det även bero på att det uppstått en valutakursdifferens mellan fakturadatumet och inbetalningsdatumet. Då skall ni istället använda konto 3960 om ni gjort en vinst på valutan eller 7960 om ni gjort en förlust på valutakursen.

Men återkom gärna med information om vad orsaken till att det inte stämmer helt är.

/Joachim

[Marcusk]

Hej, 

Vi kör kontantmetoden så det borde inte uppstå en valutakursdiffrens. Vi har koppling på valutakontot.

Inbetalning 1 från betalleverantören: 686,38 EUR

Fakturabelopp på äldsta fakturorna vi vill matcha

EUR 83,20

EUR 85,00

EUR 117,90

EUR 156,00

EUR 84,10

EUR 59,50

EUR 118,80

Belopp kvar att stämma blir  -18,12 EUR. 

Sen har vi inte lagt till transaktionsavgifter. Men oavsett så är diffen för stor att motsvara de transaktionsavgifter som dragits.

Inbetalning 2 från betalleverantör som utbetalades några dagar efter på 2850,09 EUR.

Så vi vill först matcha 686,38 EUR och sedan försätta med att match 2850,09 EUR på diffen och resterande fakturor.

Hur går vi tillväga?

Mvh

Marcus

[Joachim E]

Hej

Då skulle jag rekommendera att ni lägger diffen som uppstår på konto 1510. Summan på 1510 får man sedan bokföra bort när differensen blir åt andra hållet vid kommande matchningar.

/Joachim