Leverantörsskuldkontot överensstämmer inte med obetalda leveranförsfakturor, årsavslut kontantmetod

[Erik_N]

Hej,

Jag sitter och slutför mitt årsavstämning och på posten reskontor har jag meddelandet "Saldot på leverantörsskuldkontot (2440) är ***** kr per 2020-12-31. Summan av obetalda leverantörsfakturor på samma dag är 0,00 kr. Dessa belopp ska överensstämma."

Leverantörsskulden är avbetalning på en mobiltelefon, 24 månader. Första betalningen gjordes under våren 2020. Hur hanterar jag detta nu när jag har betalat av lite mindre än halva skulden med inte har några fakturor på resten än eftersom de kommer månadsvis?

Jag använder kontantmetoden.

[AnnicaL]

När du använder kontantmetoden/bokslutsmetoden ska fakturor bokföras per bokslutsdagen även om de inte är betalda. Om du har ett saldo på konto 2440 gissar jag att du bokfört manuellt på detta konto vilket ofta leder till differenser mellan reskontran och kontot. 

Börja med att kontrollera vad beloppet på 2440 kommer ifrån och rätta det. Bokför leverantörsskulden som leverantörsfaktura i stället. När du gör momsredovisningen för sista perioden på året kommer den skulder då att bokföras så att den här avstämningen blir korrekt. 

[Erik_N]

Okej, jag hänger inte riktigt med på vad som behöver göras.

När jag tecknade mobilabonnemanget så följde jag en guide och konterade skulden på telefonen som togs på avbetalning som kredit på 2440, och varje månad när jag betalar av en del av skulden så debiterar jag månadens summa till 2440. Kostnaden för abonnemanget debiteras på 6200.

Detta görs med en manuell kontering varje månad då konteringen med leverantörsfakturan gav felmeddelandet "Det är inte tillåtet att registrera på 2440 Leverantörsskulder." och jag utgick från att det var på grund av att jag använder kontantmetoden men försöker kontera en leverantörsfaktura. Det kanske inte var rätt sätt att göra på.

För övrigt så blir vissa leverantörsfakturor som jag lägger in bokförda som en verifikation, men bara ibland. Så borde det väl inte fungera med kontantmetoden?

Nu jag har ett kontosaldo på -4109,39 kronor på 2440, och det måste jag så klart på något sätt nu rätta till.

Hur rättar jag det? Hur bokför jag leverantörsskulden som leverantörsfaktura? Jag får fakturor månadsvis så jag har inget underlag att använda för skulden.

Momsredovisningen är redan gjord, eftersom den kommer före i årsavstämningen i eEkonomi. Är det ett problem?

[My Janhall]

Hej @Erik_N

Om vi tar din fundering gällande att skapa en leverantörsfaktura så sköter programmet detta åt dig sålänge du har rätt bokföringsmetod inställd under Inställningar - Räkenskapsår och IB. Har du det kan du skapa en leverantörsfaktura, när du skapat/sparat den och den ligger under Obetalda leverantörsfakturor så ska ingen ingen verifikation till bokföringen skapas utan fakturan bokförs först när du registrerar den som betald. Då bokförs det på ett 19-konto (det konto betalningen gjordes från, till exempel 1930 - Företagskonto), inköpskontot du valt när du skapat leverantörsfakturan samt eventuell moms om inköpet var momsbelagt.

Meddelandet "Det är inte tillåtet att registrera på 2440 Leverantörsskulder." som du fick när du registrerade leverantörsfakturan är för att du inte ska lägga in kontot manuellt på fakturan, detta sköter programmet åt dig som sagt. 🙂  

Nu behöver vi kontrollera skulden som finns bokförd på konto 2440. En bokning på konto 2440 visar att man har en leverantörsskuld som är obetald och används vid faktureringsmetoden som bokföringsmetod. Om jag förstår det rätt så har du bokfört själva betalningen för mobilabonnemanget på konto 2440? Det finns ingen bokning på ditt företagskonto som visar betalningen eller? Om du kan återkomma med ett exakt exempel på hur du bokfört mobilabonnemanget för en månad så kommer det underlätta min felsökning. 🙂

/My 
 

[Erik_N]

Hej,

Jag har rätt bokföringsmetod inställd, men när jag lade in en faktura på ett kortköp så fick den en verifikation ändå, trots att den inte är markerad som betald eller matchad mot en bankhändelse ännu. Detta har inte hänt tidigare för fakturor från denna leverantören, utan det är först nu som det hände.

Vad gäller 2440 så gick det till så här:

Jag tecknade ett abonnemang och tog i samband med det en telefon på avbetalning. Denna telefon registrerades som en inventarie och lades in i registret över anläggningstillgångar. Jag vet att man får dra av direkt på det värdet det rör sig om, men jag ville inte att den skulle belasta företaget som en kostnad direkt, utan ville istället göra avskrivningar på den. Det har jag pratat med en ekonom om och det skulle vara OK sa han.

Telefonens värde, 6840:-, bokades enligt följande:

D1221 6840:-

K2440 6840:-

Varje månad när jag får fakturan så konterar jag med en manuell matching i kassa och bankhändelser enligt följande:

K1930 1105:-

D2641 221:-

D6200 599:-

D2440 285:-

Alla saldon på konto 1930 matchar saldot på banken i slutet av varje månad för 2020.

Den info jag följde kanske gällde fakturametoden?

Det var inlägget från mikael petterson i denna tråd: https://forum.vismaspcs.se/t5/Fragor-om-bokforing/Bokfor-inkop-av-mobiltelefon-pa-avbetalning-med-ab...

Hur skulle jag ha gjort istället, och hur löser jag det nu i efterhand? Om jag lägger in fakturan som leverantörsfaktura istället, hur ska jag då kontera för att eEkonomi ska veta att en del av fakturan är en leverantörsskuld på en inventarie?

[My Janhall]

Det låter märkligt om leverantörsfakturan bokfördes direkt när det skapades måste jag säga. Dock så frångås kontantmetoden vid ett årsskifte vilket kanske gör att du nu har bokningar på 2440 nu? Har du exempelvis ett räkenskapsår enligt kalenderår och har obetalda fakturor över årsskiftet, så ska dessa tas upp i bokföringen redan den sista december även om dessa ej blivit betalda än. Du kan läsa mer om det i vårt användartips Supporten tipsar: Hantera kontantmetoden (bokslutsmetoden) vid årsskiftet – eEkonomi. Om det inte beror på detta så tycker jag du ska kontakta oss på supporten så vi kika på det i ditt program, det ska inte kunna bokas något via funktionen för leverantörsfakturor när du har kontantmetoden. 

Jag förstår ju din tankegång här men jag vågar faktiskt inte svara på hur du ska gå igenom denna hanteringen vid kontantmetoden riktigt, imed att du har det som en anläggningstillgång men samtidigt bokar dina avbetalningar. Möjligen om @AnnicaL kanske har en tanke här? Såg att du hade varit inne lite i tråden. 🙂
Annars så har jag försökt hitta bra information om det men tycker det kan vara bra att kontrollera hanteringen med en redovisningskonsult faktiskt. Vet vi hur det ska hanteras rent bokföringsmässigt så hjälper jag självklart gärna till med programhanteringen i Visma eEkonomi. 

/My 

[Erik_N]

Nu tror jag att jag har listat ut var problemet ligger.

Leverantörsskulden blev aldrig upplagd som en leverantörsskuld utan som en manuell verifikation på 2440. Det var naturligtvis inte bra att det blev så.

Om jag tror rätt så måste jag nu korrigera det genom att skapa en korrigeringsverifikation för den manuella verifikationen på 2440, och sedan lägga upp skulden som en leverantörsskuld. Nu har ju alla avbetalningar från ett år tillbaka gjorts manuellt mot 2440 istället för på rätt sätt mot leverantörsfakturan så det måste ju också ordnas på något sätt. De flesta av dessa ligger i låsta perioder och perioder som har haft momsrapporter.

Hur går jag tillväga för detta?

[My Janhall]

Hej Erik! 

Det jag funderar på är om detta faktiskt är nödvändigt. Det som har blivit fel under året är ju att konto 2440 har bokförts på trots att du har kontantmetoden som bokföringsmetod, men däremot tolkar jag dina tidigare inlägg som att momsen har redovisats vid betalningen så momsdeklarationerna känns ändå som de blivit korrekta. Har du exempelvis ett räkenskapsår enligt kalenderår och har obetalda fakturor över årsskiftet, så ska dessa tas upp i bokföringen redan den sista december och därför funderar jag på om korrigeringen nu verkligen behövs. 
Som tidigare nämnt så tycker jag att du ska kontrollera hanteringen med en redovisningskonsult först, för att se om detta är nödvändigt att boka om nu i efterhand då det i mitt huvud ger samma resultat i slutändan. 

Ha en fin dag! 
/My 

 

[Erik_N]

Jag har nu fått rådgivning och lösningen i detta fallet var att boka om återstående skuld från 2440 till 2448. Problemet är därmed löst. Tack för er hjälp!