Min föregångare har skrivit ut alla leverantörsfakturor och andra pdf-underlag och satt in i pärmar, men de ursprungliga digitala underlagen finns i hennes mejl-papperskorg, där det i dagsläget huserar typ 20 000 mejl som hon aldrig raderat. Detta ligger lokalt på hennes dator som jag har förstått det och är alltså inget som back-up:as.
Räcker det att vi lokaliserar de senaste 3 årens underlag i eposten, eftersom hon konsekvent skrivit ut allt på papper, eller måste vi leta upp alla underlag för de senaste 7 åren? (Fasa!)
Räkenskapsmaterial ska sparas i 7 år i den form de kom till företaget, så ja, ni ska ta reda på allt för 7 år. 4 år gäller för att få slänga pappersfakturor o kvitton som skannats in och överförts till digital form - då ska den digitala versionen sparas i 7 år.
Men vad händer då om några pdf:er saknas? Kan man hänvisa till pärmarna i arkivet då - jag började jobba här i juni i år och upptäckte det här i förra veckan. Om originalen i mejlen faktiskt saknas är det inte mycket jag kan göra åt det nu. Om man saknar möjlighet att spara alla digitala underlag digitalt, vad gör man då? (Nu har vi möjligheten framåt, så det är inget problem för oss - men vad gör man om man inte KAN spara alla digitala filer nånstans?)
Ja ni ska absolut dels dokumentera vad som hänt historiskt, dels är det helt OK att hänvisa till pärmarna. Utskrivna pdf:er är bättre än inget. Om man inte kan spara digitala underlag bör man inte ge leverantörerna möjlighet att skicka fakturor i den formen, men i dagsläget med molntjänster går det ju att spara de digitala fakturorna just i molnet.
Vi har en lösning utan moln, sitter med Administration 1000 och svär emellanåt just över att man inte kan koppla underlag digitalt. Min kollega trodde sig göra rätt när hon printade ut och sparade hårdvaran, för alla pdf-underlag, men det var ju inte helt rätt. Tack för svaret, vi vet hur vi jobbar framåt. 🙂
Nej alltså - jag drar verkligen gränsen vid att skriva ut digitala underlag och scanna dem igen med appen bara för att få dem 'länkade'. Menar du allvar nu eller skojar du? 🙂
Det enda som händer med scanner-appen är ju att programmet leder dig till en mapp där dokumentet ligger och du måste fortfarande växla mellan två program eller vyer för att se vad underlaget säger och vad som är gjort i redovisningsprogrammet. Jag skulle önska att det fungerade som i tex Fortnox, där det redan kopplade underlaget ligger fullt synligt intill bokföringen i själva programmet, inte i en mapp som bara är länkad till. Hur ser det tex ut i visma e-ekonomi när man kopplar underlag där?
Så fungerar inte appen - det skapas en e-postadress som du antingen vidarebefordrar fakturorna till, eller ber leverantörerna använda för sina fakturor i stället för er vanliga adress. Sedan kopplar du bilden till fakturan när du bokför den och då ligger bilden bredvid själva fakturabokföringen. Precis som i FN.
Länkade dokument är en helt annan sak och då blir det ju att bläddra.
I eEkonomi ligger bilden bredvid konteringen också.
Gud så bra! Tack snälla för att du redde ut det - detta har jag frågat supporten flera ggr och de har förnekat att funktionen finns 🙂 så skönt att höra att de hade fel! Då återstår bara att kolla - vad är kostnaden för e-postadressen?
