Utökade uppgifter i arbetsgivardeklarationen

[Anna Svensson]

Riksdagen har beslutat att du som arbetsgivare ska redovisa ytterligare uppgifter i arbetsgivardeklarationen. - Närmare bestämt detaljer om anställdas frånvaro som ger rätt till föräldrapenning eller tillfällig föräldrapenning. Det handlar till exempel om vård av barn (VAB) och föräldraledighet.

Detta gäller för utbetalningar från och med januari 2025 och redovisas alltså i arbetsgivardeklarationen som du lämnar in senast 12 februari.

Hur redovisas uppgifterna i arbetsgivardeklarationen?

Från och med arbetsgivardeklarationen för januari finns det ytterligare en del som hanterar själva frånvaron.

Där kommer den anställda specificeras med vilken typ av frånvaro, vilka dagar och hur många timmar eller procent som frånvaron gäller.

När du lämnar in arbetsgivardeklarationen till Skatteverket skickas uppgifterna vidare till Försäkringskassan som får bättre kontrollmöjligheter och kan förhindra felaktiga utbetalningar.

Vi rekommenderar som alltid att du väntar till månaden är slut innan du signerar arbetsgivardeklarationen.

Hur påverkar det dig som sköter lönerna?

Egentligen inte alls, ditt löneprogram är redo för förändringen och detta kommer hanteras i Visma Lön Smart, Lön Direkt och från version 2025.0 av Lön 300 och Lön 600. Allt redovisas i samma fil som du redan idag skickar in till Skatteverket.

Såklart är det viktigt att du får in korrekta underlag från de anställda och att rätt frånvaro redovisas på rätt dag. Det kan såklart vara en god idé att informera dem om förändringen.

Tips! Se över hur de anställda redovisar sina tider. Vi rekommenderar självklart Visma Lön Anställd eller Visma Tid, men det finns också många andra försystem som kan skicka in tidunderlag till Visma Spcs löneprogram.

Och om du vill fortsätta att registrera uppgifterna manuellt i löneprogrammet, då är mitt tips att använda snabbvalen som kan användas för all typ av avvikelse. Det går fint att använda snabbval både i kalendern och direkt på den anställdes lönebesked och då får du med dig både datum, tid/procent och rätt lönearter, så bra!

Hur påverkas den anställda?

Det är såklart viktigt att de anställda kontrollerar sina tidrapporter innan de skickas in och att de ser över sina lönespecifikationer innan månaden är slut, precis som tidigare! Allt för att de ska hinna meddela om något är felaktigt innan arbetsgivardeklarationen ska skickas in.

Läs mer:

Regeringen går vidare med förslag som ska stoppa bidragsfusket »

Uppgifter som ska lämnas i samband med arbetsgivardeklarationen »

Visma Lön Anställd - Smart app för digital stämpelklocka »

[Anja Lundberg]

Hej, hur gör man om man som vi har avvikelseperiod samma månad som utbetalningsmånad? T.ex. så har de anställda som varit föräldralediga efter den 25:e rapporterat in det som en avvikelse månaden därpå. Avvikelsen har då lagts på den månaden med en textrad under med eg datum eftersom det inte går att rapportera in en avvikelse för föregående månad. 

[Carina33]

Hej.

Vi har brytdatum för alla händelser/avvikelser den sista dagen månaden innan löneutbetalning. Ex vab 10 okt, rapporteras i vårt system 31 oktober.  Kommer sen med på utbetalning lön november. Hur blir det då?

Vänligen Carina 

[Cecilia Towner]

Hej,

Jag förstår att det kan finnas många frågetecken gällande detta.
När det kommer till den nya hanteringen av rapportering av frånvarouppgifter via arbetsgivardeklarationen så ska man redovisa typ av frånvaro, datum för frånvaron och omfattning (timmar, dagar, procent).
Det spelar ingen roll vilken avvikelseperiod ni har eller exakt när uppgiften rapporteras.
Vi vet att det vanligaste hos våra användare är att man har släpande avvikelser vilket innebär att uppgiften kommer skickas in minst en månad efter händelsetillfället om inte mer.

Det viktigaste här är att frånvaron rapporteras och att den speglar samma period och omfattning som den anställde i sin tur har anmält till Försäkringskassan.

Vår kunniga support hjälper mer än gärna till med upplägg och hantering när det väl är dags och behöver man ytterligare hjälp så kan man alltid boka en tid med någon av våra  lönespecialister.

Ha en fin dag!

/Cecilia

[Annika Tysslinge]

Vi som använder TransPA som tidsrapporteringssystem har andra lönearter än Vismas egna för frånvaro, är även de lönearterna (som börjar på 5) förberedda för rätt rapportering?

[Cecilia Towner]

Hej @Annika Tysslinge 

Denna inställning är satt på löneartstypen man använder så det spelar ingen roll vilken löneart det är utan från vilken löneartstyp den är skapad.
De lönearter som hämtas nu är följande:

Övrig frånvaro- Avdrag föräldraledig 

Övrig frånvaro- Frånvarotid - föräldraledig, semestergrundande 

Övrig frånvaro - Frånvarotid - föräldraledig, ej semestergrundande

Övrig frånvaro - Avdrag vård av barn 

Övrig frånvaro- Frånvarotid- Vård av barn 

Övrig frånvaro - Avdrag 10 dagar vid barns födelse 

Övrig frånvaro - Frånvarotid - 10-dagar vid barns födelse

Hoppas detta hjälper dig!

[AnnelieKCHR]

Hej, många gånger är det så att de har en 80% tjänst pga att de har barn under 12 år och har därför gått ner i tid (innevarande) I de flesta fall har man ingen aning om varför de har gått ner i tid så detta måste man ju börja att kolla. Om jag förstår rätt så kanske vi måste dra föräldraledigheten släpande och då med hur många timmar/dag.. eller vad säger ni? 

[Jenny Lu]

@AnnelieKCHR det är ju två olika saker. Har du tillfällig nedsättning av tjänstgöringsgrad pga. föräldraskap så kan du vara detta utan föräldrapenning från Försäkringskassan. Är du föräldraledig eller VAB:ar ska du även söka motsvarande timmar från FK för att visa för din arbetsgivare att du har rätt att vara frånvarande från arbetet. Det är detta som skall rapporteras till FK vad jag kan förstå.

[Åsa Lindström]

Hej,

Då måste jag höra då vi kör från Transpa och ser att löneartstyperna inte alls är uppsatta så som ni skriver ovan.

Hur ändrar man det på lönearten?

För man skall titta på "Typ", som nedan röd ring?