Riksdagen har beslutat att du som arbetsgivare ska redovisa ytterligare uppgifter i arbetsgivardeklarationen. - Närmare bestämt detaljer om anställdas frånvaro som ger rätt till föräldrapenning eller tillfällig föräldrapenning. Det handlar till exempel om vård av barn (VAB) och föräldraledighet.
Detta gäller för utbetalningar från och med januari 2025 och redovisas alltså i arbetsgivardeklarationen som du lämnar in senast 12 februari.
Hur redovisas uppgifterna i arbetsgivardeklarationen?
Från och med arbetsgivardeklarationen för januari finns det ytterligare en del som hanterar själva frånvaron.
Där kommer den anställda specificeras med vilken typ av frånvaro, vilka dagar och hur många timmar eller procent som frånvaron gäller.
Det spelar ingen roll vilken avvikelseperiod ni har eller exakt när uppgiften rapporteras.
Vi vet att det vanligaste hos våra användare är att man har släpande avvikelser vilket innebär att uppgiften kommer skickas in minst en månad efter händelsetillfället om inte mer.
När du lämnar in arbetsgivardeklarationen till Skatteverket skickas uppgifterna vidare till Försäkringskassan som får bättre kontrollmöjligheter och kan förhindra felaktiga utbetalningar.
Vi rekommenderar som alltid att du väntar till månaden är slut innan du signerar arbetsgivardeklarationen.
Hur påverkar det dig som sköter lönerna?
Egentligen inte alls, ditt löneprogram är redo för förändringen och detta kommer hanteras i Visma Lön Smart, Lön Direkt och från version 2025.0 av Lön 300 och Lön 600. Allt redovisas i samma fil som du redan idag skickar in till Skatteverket.
Såklart är det viktigt att du får in korrekta underlag från de anställda och att rätt frånvaro redovisas på rätt dag. Det kan såklart vara en god idé att informera dem om förändringen.
Tips! Se över hur de anställda redovisar sina tider. Vi rekommenderar självklart Visma Lön Anställd eller Visma Tid, men det finns också många andra försystem som kan skicka in tidunderlag till Visma Spcs löneprogram.
Och om du vill fortsätta att registrera uppgifterna manuellt i löneprogrammet, då är mitt tips att använda snabbvalen som kan användas för all typ av avvikelse. Det går fint att använda snabbval både i kalendern och direkt på den anställdes lönebesked och då får du med dig både datum, tid/procent och rätt lönearter, så bra!
Om du har skapat egna lönearter kan det vara klokt att se över vilken löneartstyp som används. De här typerna redovisas i arbetsgivardeklarationen som frånvaro
- Övrig frånvaro- Avdrag föräldraledig
- Övrig frånvaro- Frånvarotid - föräldraledig, semestergrundande
- Övrig frånvaro - Frånvarotid - föräldraledig, ej semestergrundande
- Övrig frånvaro - Avdrag vård av barn
- Övrig frånvaro- Frånvarotid- Vård av barn
- Övrig frånvaro - Avdrag 10 dagar vid barns födelse
- Övrig frånvaro - Frånvarotid - 10-dagar vid barns födelse
Hur påverkas den anställda?
Det är såklart viktigt att de anställda kontrollerar sina tidrapporter innan de skickas in och att de ser över sina lönespecifikationer innan månaden är slut, precis som tidigare! Allt för att de ska hinna meddela om något är felaktigt innan arbetsgivardeklarationen ska skickas in.
Läs mer:
Regeringen går vidare med förslag som ska stoppa bidragsfusket »
Uppgifter som ska lämnas i samband med arbetsgivardeklarationen »
Visma Lön Anställd - Smart app för digital stämpelklocka »
