Som programleverantör har vi ett ansvar att våra program följer aktuella lagar och regler, och att du som kund ska arbeta på ett säkert sätt. Vi arbetar också med förbättringar i programmet så att du ska kunna arbeta på det enklaste och smartaste sättet, och på så sätt följa med i utvecklingen av till exempel digitaliseringen. Det här är anledningarna till att vi inte tillhandahåller äldre versioner utan enbart den senaste versionen.    I inlägget 5 anledningar till varför du alltid ska arbeta i senaste versionen kan du läsa mer om varför du alltid ska arbeta i senaste versionen.  ... Visa mer

I  Administration kan du göra en rad olika malländringar för att få en anpassad dokumentmall för just dina behov.    Några av de vanligaste malländringarna som görs är:  Lägga in företagets logotyp, du vill ha in företagets logga istället för företagets namn. Flytta befintliga objekt, t ex om du vill ha en annan placering av befintlig information. Lägga till nya objekt, t ex om du saknar information som du vill ska synas på fakturan.  Bredda objekt, t ex om artikelbenämning behöver mer utrymme på fakturan.  Ändra text på befintligt fält,  t ex ändra från Faktura till Proformafaktura   Vill du göra fler ändringar i din dokumentmall rekommenderar jag att du kollar in vårt hjälpavsnitt Gör malländringar där vi har samlat de enkla ändringarna du kan göra själv.  Är det stora och många ändringar har vi även våra partners du kan vända dig till för att få en skräddarsydd dokumentmall. Kontaktuppgifter till våra Partners.    Behöver du hjälp med att leta rätt på vilket hjälpavsnitt du ska använda är du välkommen att kontakta oss på supporten.  ... Visa mer

Ibland händer det oundvikliga, en leverantörsfaktura blir fel och du behöver rätta den. Jag har samlat de olika problem du kan mötas av och hur du justerar det på rätt sätt.    För att veta vilken lösning som passar ditt problem behöver du först kolla om fakturan är journalförd eller betald. Om din faktura är journalförd eller inte ser du genom att gå in på fliken 6. Spårning. Har du information i rutorna Vernr eller Journalnr är journalen utskriven och fakturan bokförd.      För att se om det finns en betalning på fakturan och om den är journalförd går du istället till fliken 5. Betalningar. Finns det ett verifikationsnummer eller journalnummer är betalningen journalförd och du kan inte justera betalningen.     En del ändringar går bra att göra även om fakturan är journalförd eller ej eller om det finns betalning på den. Läs mer om vilka ändringar du kan göra utan att blanda in kreditfakturor i Ändra leverantörsfaktura.  Rätta felaktig faktura som inte är journalförd: Det enklaste scenariot är att du upptäcker felet innan din faktura hunnit journalföras eller betalas och då gör du följande steg:  Gå till Inköp - Leverantörsfakturor och gå in på den berörda fakturan.  Gör de ändringar som krävs och vill du ta bort den helt väljer du alternativet Makulera. Är det fakturatyp eller leverantören som har blivit fel går det bra att ändra så länge det inte finns något värde i rutan Mallvärde och/eller några konteringsrader. Du tömmer totalen och momsen genom att ange 0 i fälten och sedan klickar Enter. Övriga rader kan du radera med Soptunnan. Vill du spara fakturan och använda samma löpnummer vid ett senare tillfälle kan du istället ta bort markeringen i Attesterad. Då kommer den inte komma med i en leverantörsfakturajournal och du kan återkomma till den senare.  Rätta felaktig faktura som är journalförd men inte betald: Om din faktura har blivit journalförd men saknar betalning så gör du följande:  Gå till Inköp - Leverantörsfakturor och antingen markera fakturan eller dubbelklicka på den.  Välj Ny - Kreditfaktura eller Skapa kreditfaktura. I nästa ruta som dyker upp ser du vilken faktura det är du vill kreditera och du får ett par olika val, kreditera hela fakturan, kopiera endast leverantörsuppgifter och skapa kredit utan ursprungsfaktura. Välj alternativet kreditera hela fakturan. Kreditfakturan får automatiskt dagens datum som fakturadatum, ändra till samma datum som ursprungsfakturan.  Då det inte finns någon betalning på den ursprungliga fakturan kan du kvitta den mot kreditfakturan. Gå till fliken 5. Betalningar och välj Kvitta debet mot kredit. Du behöver ange ett datum för kvittningen och förslagsvis väljer du samma som fakturadatumet.  För att allt ska bli rätt i bokföringen behöver du skriva ut en leverantörsfakturajournal och en utbetalningsjournal.  Skapa en ny korrekt faktura om du behöver det och journalför även den.  Rätta felaktig faktura som har en ej journalförd betalning:  Din faktura är inte journalförd men du behöver ändra betalstatusen till Ej betald för att kunna göra de ändringar du vill.  Dubbelklicka dig in på fakturan under Inköp - Leverantörsfakturor.  Gå till fliken 5. Betalningar och dubbelklicka på betalraden. Du kommer du automatiskt komma till Utbetalningar.  Markera fakturan och Ändra betalstatus och välj Ej Betald.  Gå tillbaka till fakturan och gör de eventuella ändringar som du vill alternativt markera den som makulerad. Det går bra att ändra fakturatyp eller leverantören om det blivit fel så länge det inte finns något värde i rutan Mallvärde och/eller några konteringsrader. Du tömmer totalen och momsen genom att ange 0 i fälten under mallvärde och sedan väljer Enter. Finns det fler konteringsrader raderar du dessa med hjälp av Soptunnan.  Vill du spara fakturan och använda samma löpnummer vid ett senare tillfälle kan du istället ta bort markeringen i Attesterad. Då kommer den inte komma med i en leverantörsfakturajournal och du kan återkomma till den senare.  Rätta felaktig faktura som är journalförd och har en journalförd betalning:  Om din faktura har hunnit bli journalförd och även har en journalförd betalning behöver du göra följande:  Gå till Inköp - Leverantörsfakturor och antingen markera fakturan eller dubbelklicka på den.  Välj Ny - Kreditfaktura eller Skapa kreditfaktura. I nästa ruta som dyker upp ser du vilken faktura det är du vill kreditera och får ett par olika val, kreditera hela fakturan, kopiera endast leverantörsuppgifter och skapa kredit utan ursprungsfaktura. I det här fallet väljer du kreditera hela fakturan.   Kreditfakturan får automatiskt dagens datum som fakturadatum, ändra till samma datum som ursprungsfakturan.  Då det redan finns en betalning på ursprungsfakturan behöver du lägga en betalning även på kreditfakturan. Gå till fliken 5. Betalningar och välj Ändra betalstatus. Välj samma betaldatum och betalsätt som debetfakturan har. För att allt ska bli korrekt i bokföringen så behöver du skriva ut en leverantörsfakturajournal och en utbetalningsjournal.  Skapa en ny korrekt faktura om du behöver det.    Delkreditera en faktura:  Är det en del av fakturans belopp som ska krediteras gör du följande:  Markera eller gå in på fakturan under Inköp - Leverantörsfakturor.  Välj Ny - Skapa kreditfaktura eller Skapa kreditfaktura.  Lägg samma fakturadatum på kreditfakturan som det är på ursprungsfakturan. I rutan Mallvärde ändrar du beloppet samt eventuell moms till det du inte ska betala till leverantören. Gör klart fakturan så att alla fakturarader ser korrekta ut.  Du behöver nu göra en delbetalning på debetfakturan och en betalning på kreditfakturan. Gå till fliken 5. Betalningar och välj Ändra betalstatus på respektive faktura. Tänk på att ange samma betaldatum och betalsätt. När det gäller den ursprungliga fakturan så ändrar du belopp kr så att det blir samma som på krediten.  Skriv ut leverantörsfakturajournal samt utbetalningsjournal så att bokföringen blir korrekt.    Här nedan finns de filmer vi har för att rätta felaktig leverantörsfaktura:  Fel på leverantörsfaktura - och den inte är journalförd Fel på leverantörsfaktura - och den är journalförd men inte betald Delkreditera en leverantörsfaktura Leverantörsfaktura - kreditfakturan är större än debetfakturan ... Visa mer

Har du gjort en kundfaktura som har blivit felaktig? I det här inlägget har jag samlat de olika sätten som finns för att rätta till det.    Det första du behöver göra är att kontrollera om fakturan är journalförd eller om det finns en betalning på fakturan som är journalförd. Det gör du genom att gå in på fakturan under Försäljning - Kundfakturor. Om det finns en markering i rutan Journalförd under Status längst ner på fakturan är den journalförd.      Du kan också se det genom att gå in på fliken 4. Spårning och om det finns någon information i rutorna Vernr och Journalnr. Finns det en registrerad betalrad behöver du kolla om det finns ett journal/verifikationsnummer på den eller inte. När det är klart har du koll på förutsättningarna och kan se vilket tillvägagångssätt du ska följa.      En del ändringar går bra att göra även om det finns en betalning eller om fakturan är journalförd eller ej. Läs mer om vilka ändringar det är i Ändra kundfaktura.    Rätta felaktig faktura som inte är journalförd:  Det enklaste är såklart att rätta en faktura som inte har hunnit bli journalförd då du gör följande steg:  Gå till Försäljning - Kundfakturor, dubbelklicka dig in på den.  Ta bort markeringen för utskriven om den har hunnit skrivas ut.  Gör de ändringar som behövs. Om det är fakturatypen som har blivit fel går det att ändra så länge det finns några artikelrader inlagda.  Ska fakturan skickas om till kunden gör du det och annars kan du markera rutan för utskriven manuellt.  Är fakturan inte alls aktuell kan du istället välja att markera rutan Makulerad.    Rätta felaktig faktura där det finns en ej journalförd betalning registrerad:  Om du har en faktura som inte är journalförd men det finns en ej journalförd betalning registrerad behöver du göra följande:  Gå till Försäljning - Kundfakturor, markera den berörda fakturan eller dubbelklicka dig in på den.  Ta bort markeringen för Utskriven om den har hunnit skrivas ut.  Gå till fliken 4. Spårning, markera betalraden och klicka på Soptunnan. När raden är borta går det bra att antingen justera fakturan så att den blir korrekt eller markera den som Makulerad.  Om fakturan ska skickas om till kunden gör du det, annars kan du manuellt bocka i utskriven.  Har inget ändrats som har att göra med betalningen och du vill markera fakturan som betald igen går du tillbaka till flik 4 Spårning. Registrera betalningen genom kommandot Direktbetala.    Rätta felaktig faktura som är journalförd:   Om du däremot har hunnit journalföra fakturan går det inte att ändra eller makulera den, då är alternativet att skapa en kreditfaktura. Gör följande steg:  Gå till Försäljning - Kundfakturor, markera den berörda fakturan eller dubbelklicka dig in på den.  Det finns även två olika kommandon du kan använda dig av, Ny - Kreditfaktura eller Skapa kreditfaktura.  Ska hela fakturan krediteras väljer du alternativet Kreditera hela fakturan. Annars finns även valen Kopiera endast kunduppgifter och Skapa kredit utan utan ursprungsfakturan.  Se till så att kreditfakturan har samma fakturadatum som ursprungsfakturan. Ska fakturan skickas om till kunden gör du det och annars kan du manuellt markera Utskriven.  Då båda fakturorna ligger obetalda kan du använda kommandot Kvitta debet mot kredit och på så vis tar fakturorna ut varandra när det kommer till betalningarna. Välj vilket datum som ska användas. För att allt ska justeras och bli korrekt i bokföringen behöver du skriva ut en fakturajournal samt en inbetalningsjournal.    Rätta felaktig faktura med journalförd betalning: När du har en faktura du vill ändra men där det ligger en journalförd betalning på behöver du också skapa en kreditfaktura för att lösa problemet. Följ dessa steg så ska det lösa sig:  Gå till Försäljning - Kundfakturor, markera den berörda fakturan eller dubbelklicka dig in på den.  Använd kommandot Ny - Kreditfaktura eller Skapa kreditfaktura.  Om hela fakturan ska krediteras är det enklast att välja alternativet Kreditera hela fakturan. Men du har också valen Kopiera endast kunduppgifter och Skapa kredit utan utan ursprungsfakturan.  Kreditfakturan ska ha samma fakturadatum som ursprungsfakturan. Ska kreditfakturan skickas till kunden gör du det och annars kan du manuellt markera Utskriven.  Då ena originalfakturan ligger betald är kommandot Kvitta debet mot kredit utgråat och du behöver istället lägga in en betalning även på kreditfakturan. Det kan vara bra att använda samma betaldatum på kreditfakturan så att de tar ut varandra på ett korrekt sätt i bokföringen.  För att allt ska bli korrekt i bokföringen behöver du skriva ut en fakturajournal samt en inbetalningsjournal.    Delkreditera faktura:  Ibland kanske det inte är hela fakturan som behöver justeras utan du vill kreditera en del av den. Då kommer lösningen för dig här:  Gå till Försäljning - Kundfakturor, markera den berörda fakturan eller dubbelklicka dig in på den.  Du kan använda dig av kommandot Ny - Kreditfaktura eller Skapa kreditfaktura.  Då det är enbart är delar av fakturan som ska krediteras kan du använda alternativet Kreditera hela fakturan alternativt Kopiera endast kunduppgifter. Se till så att kreditfakturan har samma fakturadatum som ursprungsfakturan. Valde du att kreditera hela fakturan behöver du gå in och justera de artikelrader som inte ska vara med på fakturan. När det gäller alternativet att enbart kopiera kunduppgifter behöver du lägga till de artikelrader som ska vara med på fakturan och krediteras. Ska du skicka kreditfakturan till kunden gör du det och annars kan du manuellt markera Utskriven.  I det här fallet kan du inte använda dig av kommandot Kvitta debet mot kredit. Ska fakturorna läggas som betalda behöver du därför lägga en delbetalning på ursprungsfakturan och en betalning på kreditfakturan. Kom ihåg att alltid välja samma datum så att de tar ut varandra på ett korrekt sätt i bokföringen.  Skriv ut en fakturajournal samt en inbetalningsjournal för att få bokföringen korrekt.    Fakturan innehåller skattereduktion för rot/rut eller grön teknik:  Om du har en faktura som innehåller skattereduktion så är det egentligen ingen skillnad mot de tillvägagångssätt jag har beskrivit här ovan. Ett par men finns det såklart:  Kundens betalning är journalförd men ansökan är ej gjord till Skatteverket: Du bör inte kreditera fakturan då du inte kan skicka en kreditfaktura till Skatteverket men om du måste så kan du först betala Skatteverkets del och sedan använda tillvägagångssättet för Kundens betalning är journalförd och ansökan till Skatteverket är redan gjord:  Om fakturan har blivit fel och du redan har hunnit skicka in ansökan till Skatteverket behöver du själv ta kontakt med dem och följa deras riktlinjer.    Här har jag samlat de filmer vi har om hur du rättar felaktig kundfaktura:  Fel på en kundfaktura - och fakturan/betalningen inte är journalförd Fel på en kundfaktura - och fakturan är journalförd Fel på en kundfaktura - fakturan är journalförd och det finns en betalning Fel på en kundfaktura - och du behöver delkreditera den Fel på en kundfaktura med rot/rut/grön teknik - och du behöver kreditera   ... Visa mer

Blekta kvitton har vi väl alla sparade men jag ska visa dig hur du löser problemet genom att använda appen Spiris Scanner. Kvittot är fortfarande en originalhandling men om du sparar kvittot digitalt kan du slänga det urblekta pappersformatet. Det digitala underlaget behöver du spara i 7 år. Läs mer om digital bokföring i vår artikel Arkivera bokföring digitalt eller i pappersform   Med Spiris Scanner kan du på ett enkelt sätt fota dina kvitton eller leverantörsfakturor och få in underlaget direkt till Visma Administration och det, helt kostnadsfritt.    Du kan arbeta med appen på olika sätt:   Scanna kvitto - Fota kvittot och du får hjälp med att tolka uppgifter så som: totalbelopp moms betaldatum organisationsnummer valuta  betalningsmetod.  Uppgifterna förs sedan över med automatik när du skickar underlaget till programmet. Du kan få hjälp med konteringen genom att välja en konteringsmall under Inställningar - Företagsinställningar - Mina tjänster - Visma Scanner - Konteringsmall för kortbetalning samt Konteringsmall för kontantbetalning. Det finns färdiga konteringsmallar du kan ladda ner från vår supporthjälp som passar för detta. Mer information hittar du i hjälpen.   I ditt program hittar du underlaget i delen Inläsning underlag. Här kan du se en förhandsgranskning på underlaget och komplettera med mer information om du vill det. När du läser in underlaget skapas en verifikation med automatik som är konterad och klar och ditt fotade kvitto är med som ett bifogat underlag.    Scanna leverantörsfaktura - Om du väljer att fota din leverantörsfaktura får du hjälp med att tolka följande information: fakturanummer fakturadatum totalbelopp moms förfallodag betaldatum organisationsnummer OCR.  När du skickar underlaget till ditt program följer den tolkade informationen med automatiskt.  Underlaget landar i programdelen Inläsning underlag där du kan se underlaget och fylla på med mer uppgifter. För att få det så effektivt som möjligt är det bra att använda en konteringsmall som du har plockat upp på din leverantör i leverantörsregistret. På så vis kommer programmet automatiskt kontera underlaget och du slipper manuell hantering. När underlaget är redo att läsas in skapas det en leverantörsfaktura med all information och din fotade leverantörsfaktura följer med som underlag.    Läs i Läs in underlag om du behöver hjälp med hur du hanterar dina skickade underlag i programmet.   Du kanske inte alltid får ett papperskvitto utan du får in det direkt i Kivra-appen? Med ett par enkla knapptryckningar kan du skicka vidare underlaget till ditt program. Klicka in på kvittot/leverantörsfakturan, välj Hantera - Ladda ner/Skicka. När du valt Scanner öppnas appen där information tolkas och sedan skickar du vidare underlaget till ditt företag i programmet. Underlaget hanterar du sedan vidare under Inläsning underlag.   Vill du ha stegvis guidning för hur du går tillväga rekommenderar jag Spiris Scanner.   Behöver du hjälp med hur du aktiverar appen kan du kika på filmen Aktivera Spiris Scanner för Administration. ... Visa mer

Varje år släpper vi minst 2 versioner av administration för att bland annat uppdatera med lagar och regler men även implementera nyheter och förbättringar som ska underlätta ditt dagliga arbete i programmet.    Fördelar med att uppdatera? Lagar och regler är uppdaterade. Nya smarta finesser. Det är den senaste versionen vi supportar enligt våra licensvillkor.  Vår skrivna hjälp utgår från den senaste versionen så förutsättningarna för att få korrekt information är bättre om ditt program är uppdaterat.  Kända fel rättas i våra versioner.   För dig som sitter i en äldre version kan du läsa mer om funktioner du går miste om när du inte uppdaterar via versionsnyheter.    Hur gör jag för att uppdatera? När du startar ditt program görs det en kontroll om du arbetar med den senaste versionen eller inte. Om det finns en ny version att installera får du i så fall en fråga om du vill uppdatera. Väljer du att vänta med uppdateringen kan du vid ett senare tillfälle gå in under Hjälp - Uppdatera programversion, här visas det information om vilken version du arbetar i, vilken som är den senaste och vad den versionen innehåller. Självklart kan du också uppdatera direkt eller bli påmind vid ett senare tillfälle. Glöm inte bort att ta en säkerhetskopia först bara!   Om du får ett felmeddelande när du försöker uppdatera till den senaste versionen inifrån programmet har det med att göra att du måste starta tjänsten BITS innan uppdateringen.  Läs Jag får felmeddelande när jag försöker uppdatera inifrån programmet?   Du kan också gå via Ladda ner/uppdatera på hemsidan. Du behöver inte vara inloggad för att nå den senaste versionen, det räcker med att du väljer den variant av Administration du använder och sedan Jag har avtal.   Läs mer om hur du gör en installation och vad du behöver tänka på i hjälpen Installationsanvisning Administration.   Arbetar du däremot i nätverk brukar vi prata om serverinstallation och arbetsplatsinstallation/klientinstallation. Det du behöver tänka på här är att installationen/uppdateringen först ska göras på den datorn som agerar server. När det är gjort fortsätter du med arbetsplatserna.  All information du behöver hittar du också i hjälpen Installationsanvisning Administration under delarna Nyinstallation - Nyinstallation - Flera användare i nätverk samt Uppdatering till ny version - Uppdatera version - Flera användare i nätverk.  ... Visa mer