Så här gör du om en kundfaktura har blivit fel

[Jenny Sjöström Sannéus]

Har du gjort en kundfaktura som har blivit felaktig? Lugn, i det här inlägget har jag samlat de olika tillvägagångssätt som finns för att rätta till det. 

Det första du behöver göra är att kontrollera om fakturan är journalförd eller om det finns en betalning på fakturan som är journalförd. Det gör du genom att gå in på fakturan under Försäljning - Kundfakturor. Om det finns en markering i rutan Journalförd under Status längst ner på fakturan är den journalförd. 

Du kan också se det genom att gå in på fliken 4. Spårning och om det finns någon information i rutorna Vernr och Journalnr. Finns det en registrerad betalrad behöver du kolla om det finns ett journal/verifikationsnummer på den eller inte. När det är klart har du koll på förutsättningarna och kan se vilket tillvägagångssätt du ska följa. 

En del ändringar går bra att göra även om det finns en betalning eller om fakturan är journalförd eller ej. Läs mer om vilka ändringar det är i Ändra kundfaktura. 

Rätta felaktig faktura som inte är journalförd: 

Det enklaste är såklart att rätta en faktura som inte har hunnit bli journalförd då du gör följande steg: 

1. Gå till Försäljning - Kundfakturor, dubbelklicka dig in på den. 
2. Ta bort markeringen för utskriven om den har hunnit skrivas ut. 
3. Gör de ändringar som behövs. Om det är fakturatypen som har blivit fel går det att ändra så länge det finns några artikelrader inlagda. 
4. Ska fakturan skickas om till kunden gör du det och annars kan du markera rutan för utskriven manuellt. 
5. Är fakturan inte alls aktuell kan du istället välja att markera rutan Makulerad. 

Rätta felaktig faktura där det finns en ej journalförd betalning registrerad: 

Om du har en faktura som inte är journalförd men det finns en ej journalförd betalning registrerad behöver du göra följande: 

1. Gå till Försäljning - Kundfakturor, markera den berörda fakturan eller dubbelklicka dig in på den. 
2. Ta bort markeringen för Utskriven om den har hunnit skrivas ut. 
3. Gå till fliken 4. Spårning, markera betalraden och klicka på Soptunnan.
4. När raden är borta går det bra att antingen justera fakturan så att den blir korrekt eller markera den som Makulerad. 
5. Om fakturan ska skickas om till kunden gör du det, annars kan du manuellt bocka i utskriven. 
6. Har inget ändrats som har att göra med betalningen och du vill markera fakturan som betald igen går du tillbaka till flik 4 Spårning. Registrera betalningen genom kommandot Direktbetala. 

Rätta felaktig faktura som är journalförd:  

Om du däremot har hunnit journalföra fakturan går det inte att ändra eller makulera den, då är alternativet att skapa en kreditfaktura. Gör följande steg: 

1. Gå till Försäljning - Kundfakturor, markera den berörda fakturan eller dubbelklicka dig in på den. 
2. Det finns även två olika kommandon du kan använda dig av, Ny - Kreditfaktura eller Skapa kreditfaktura. 
3. Ska hela fakturan krediteras väljer du alternativet Kreditera hela fakturan. Annars finns även valen Kopiera endast kunduppgifter och Skapa kredit utan utan ursprungsfakturan. 
4. Se till så att kreditfakturan har samma fakturadatum som ursprungsfakturan. Ska fakturan skickas om till kunden gör du det och annars kan du manuellt markera Utskriven. 
5. Då båda fakturorna ligger obetalda kan du använda kommandot Kvitta debet mot kredit och på så vis tar fakturorna ut varandra när det kommer till betalningarna. Välj vilket datum som ska användas.
6. För att allt ska justeras och bli korrekt i bokföringen behöver du skriva ut en fakturajournal samt en inbetalningsjournal. 

Rätta felaktig faktura med journalförd betalning:

När du har en faktura du vill ändra men där det ligger en journalförd betalning på behöver du också skapa en kreditfaktura för att lösa problemet. Följ dessa steg så ska det lösa sig: 

1. Gå till Försäljning - Kundfakturor, markera den berörda fakturan eller dubbelklicka dig in på den. 
2. Använd kommandot Ny - Kreditfaktura eller Skapa kreditfaktura. 
3. Om hela fakturan ska krediteras är det enklast att välja alternativet Kreditera hela fakturan. Men du har också valen Kopiera endast kunduppgifter och Skapa kredit utan utan ursprungsfakturan. 
4. Kreditfakturan ska ha samma fakturadatum som ursprungsfakturan. Ska kreditfakturan skickas till kunden gör du det och annars kan du manuellt markera Utskriven. 
5. Då ena originalfakturan ligger betald är kommandot Kvitta debet mot kredit utgråat och du behöver istället lägga in en betalning även på kreditfakturan. Det kan vara bra att använda samma betaldatum på kreditfakturan så att de tar ut varandra på ett korrekt sätt i bokföringen. 
6. För att allt ska bli korrekt i bokföringen behöver du skriva ut en fakturajournal samt en inbetalningsjournal. 

Delkreditera faktura: 

Ibland kanske det inte är hela fakturan som behöver justeras utan du vill kreditera en del av den. Då kommer lösningen för dig här: 

1. Gå till Försäljning - Kundfakturor, markera den berörda fakturan eller dubbelklicka dig in på den. 
2. Du kan använda dig av kommandot Ny - Kreditfaktura eller Skapa kreditfaktura. 
3. Då det är enbart är delar av fakturan som ska krediteras kan du använda alternativet Kreditera hela fakturan alternativt Kopiera endast kunduppgifter.
4. Se till så att kreditfakturan har samma fakturadatum som ursprungsfakturan. Valde du att kreditera hela fakturan behöver du gå in och justera de artikelrader som inte ska vara med på fakturan. När det gäller alternativet att enbart kopiera kunduppgifter behöver du lägga till de artikelrader som ska vara med på fakturan och krediteras. Ska du skicka kreditfakturan till kunden gör du det och annars kan du manuellt markera Utskriven. 
5. I det här fallet kan du inte använda dig av kommandot Kvitta debet mot kredit. Ska fakturorna läggas som betalda behöver du därför lägga en delbetalning på ursprungsfakturan och en betalning på kreditfakturan. Kom ihåg att alltid välja samma datum så att de tar ut varandra på ett korrekt sätt i bokföringen. 
6. Skriv ut en fakturajournal samt en inbetalningsjournal för att få bokföringen korrekt. 

Fakturan innehåller skattereduktion för rot/rut eller grön teknik: 

Om du har en faktura som innehåller skattereduktion så är det egentligen ingen skillnad mot de tillvägagångssätt jag har beskrivit här ovan. Ett par men finns det såklart: 

Kundens betalning är journalförd men ansökan är ej gjord till Skatteverket:

Du bör inte kreditera fakturan då du inte kan skicka en kreditfaktura till Skatteverket men om du måste så kan du först betala Skatteverkets del och sedan använda tillvägagångssättet för Kundens betalning är journalförd och ansökan till Skatteverket är redan gjord: 

Om fakturan har blivit fel och du redan har hunnit skicka in ansökan till Skatteverket behöver du själv ta kontakt med dem och följa deras riktlinjer. 

Här nedan har jag samlat de filmer vi har om hur du rättar felaktig kundfaktura: 

Fel på en kundfaktura - och fakturan/betalningen inte är journalförd

Fel på en kundfaktura - och fakturan är journalförd

Fel på en kundfaktura - fakturan är journalförd och det finns en betalning

Fel på en kundfaktura - och du behöver delkreditera den

Fel på en kundfaktura med rot/rut/grön teknik - och du behöver kreditera

Det här tipsets innehåll har verifierats och uppdaterats av Visma Spcs 22-05-10