Hantera överbetalning av fakturor i Visma eEkonomi

[Marielle Westberg]

Om du har fått för mycket betalt från en kund alt betalt för mycket till en leverantör behöver du hantera detta i Visma eEkonomi.  Så här gör du: 

Kundfakturor:

Ex. Du har skapat en kundfaktura i eEkonomi på 100kr men kunden har råkat betala 200kr.

1. Du registrerar inbetalningen på 200kr via Kassa och bankhändelser. Matcha.

2. Välj först att matcha mot Inbetalning från kundfaktura. Välj fakturan det gäller.

3. Nu kommer du ha ett Belopp kvar att stämma av nere till höger på 100kr. Klicka på Ny bokföringshändelse. Du ska nu matcha resterande belopp.

4. Resterande belopp bokförs som skuld. Bokför mot Övrig insättning/Egen kontering och plocka upp konto 2420 Förskott från kunder.

5. Om du sedan gör en återbetalning till kunden så skapar du utbetalningen via Kassa och bankhändelser. Matcha med Övrigt uttag/Egen kontering. Du bokför även här mot 2420

Leverantörsfakturor:

Ex. Du har fått en leverantörsfaktura på 100kr och lagt in den i eEkonomi. Du har dock råkat betala 200kr.

1. Du registrerar utbetalningen på 200kr via Kassa och bankhändelser - Matcha.

2. Välj först att matcha mot Betalning av leverantörsfaktura. Välj fakturan det gäller.

3. Nu kommer du ha ett Belopp kvar att stämma av nere till höger på 100kr. Klicka på Ny bokföringshändelse. Du ska nu matcha resterande belopp.

4. Resterande belopp bokförs som tillgodo. Bokför mot Övrig uttag/Egen kontering och plocka upp konto 1684 Kortfristiga fordringar hos leverantörer.

5. Om du sedan får en återbetalning från leverantören så skapar du inbetalningen via Kassa och bankhändelser. Matcha med Övrig insättning/Egen kontering. Du bokför även här mot 1684.

[Lovisa - 4L Ekonomi AB]

Bra beskrivet!

[rbicko]

Om man skulle vilja använda överbetalningen från kund som delbetalning på nästa faktura från samma kund, hur gör man det enklast? Har en hyresgäst som betalat för mycket i hyra, och som vi vill kvitta mot nästa månads hyra.

[Marielle Westberg]

Hej @rbicko!

Det löser du enklast genom att hantera matchningen mellan fakturorna och betalningarna när allt finns i systemet.

Exempel: 

Du har skapat 2st fakturor på 5000 kr och har fått in 2st betalningar under Kassa- och bankhändelser. En på 7000 kr och en på 3000 kr. 

Under Kassa- och bankhändelser väljer du att Matcha betalningen på 7000 kr. Du väljer upp Inbetalning från kundfaktura som bokföringshändelse och den första kundfakturan på 5000 kr. Då har du ett belopp kvar att stämma av på 2000 kr och klickar på Ny bokföringshändelse. Du väljer återigen upp Inbetalning från kundfaktura som bokföringshändelse och den andra kundfakturan på 5000 kr innan du klickar på Bokför. Den andra fakturan blir då registrerad som delbetald. 

Nu väljer du att matcha nästa betalning, på 3000 kr. Välj upp Inbetalning från kundfaktura som bankhändelse och den delbetalade kundfakturan. Belopp kvar att stämma av blir 0 kr och du kan klicka på Bokför. 

Hoppas att det inte blev allt för rörigt 🙂 
Marielle