E-faktura - E-fakturor eller “elektroniska fakturor” skickas i ett format som kan läsas in av mottagarens affärsystem, internetbank eller digitala brevlåda. Distributionen av fakturan är då helt digital, korrekt och kräver ingen manuell hantering av varken avsändaren eller mottagaren. E-fakturor brukar också kallas EDI-fakturor, Svefaktura eller PEPPOL-faktura. I Visma eEkonomi har vi stöd för alla format av e-faktura.
Läs mer om att skicka e-fakturor från Visma eEkonomi »
E-post - I en e-postfaktura skickas fakturan som PDF. Alla betaluppgifter och all räkenskapsinformation ligger då inbäddade i bilden och mottagaren får manuellt eller maskinellt kopiera informationen till sitt affärsystem eller till sin internetbank för att betala fakturan.
Att skicka fakturan på e-post kan tyckas vara digitalt, men är det effektivt? Riskerna och de eventuella konsekvenserna med att skicka fakturan på e-post syns inte i det ögonblick då fakturan ska skickas iväg utan kan komma först mycket senare.
Nackdelar för din kund när du skickar fakturan på e-post
- Det är ansträngande
När fakturan ankommer krävs en ansträngning från mottagaren att hantera PDFen, för att tex lagra den bland övrigt räkenskapsmaterial och att betala den på banken. Ansträngningen som krävs för att kopiera uppgifterna från PDFen i mejlen till t ex internetbanken är en typisk orsak till att en kund kan dra sig från att hantera den när den kommer och därför ökar risken att man glömmer bort den.
- Det är stor risk att glömma betalningen
Orsaken till försenade betalningar är ofta att kunden glömt bort fakturan eller inte mottagit den. Och det är aldrig kul att få en betalningspåminnelse från sin leverantör, så troligtvis vill inte kunden hamna i en situation där man missat betalningen. Tyvärr är det ju dock så att när PDF-fakturan ligger i kundens mejlkorg försvinner den lätt i mängden av mejl, för att inte tala om risken att den kan ha hamnat i kundens skräppost.
- Det blir dubbelarbete
Mottagaren måste manuellt registrera eller kopiera exakt samma uppgifter till sin bokföring och/eller på banken. Onödigt dubbelarbete när det finns smartare alternativ på hur fakturauppgifterna kan levereras i ett helt elektroniskt format från ett system till ett annat.
Risker du tar när du skickar fakturan på e-post
- Du får inte betalt i tid
Eftersom att nackdelarna är många för mottagaren ökar risken att kunden helt glömmer att betala när den skickats på mejlen. Det påverkar givetvis din likviditet när intäkterna inte kommer på utsatt tid.
- Den kan försvinna på vägen
En otroligt vanlig fråga mellan företag och kund är “Har du fått fakturan?" Bara för att upptäcka att e-postadressen var felaktigt registrerad eller att fakturan hamnat i skräpposten. Ber du då kunden att fortsatt betala på det angivna förfallodatumet eller flyttar du fram förfallodatumet? Oavsett har du inte fått in pengarna i tid och det är synd när det finns betydligt säkrare sätt att leverera fakturan på.
- Det kostar tid och ansträngning i efterhand
Eftersom risken är hög att du inte får betalt i tid kommer du behöva påminna din kund att betala. Tiden det tar att hantera förfallna fakturor underskattas ofta och kan helt klart förebyggas.
