E-faktura - E-fakturor eller “elektroniska fakturor” skickas i ett format som kan läsas in av mottagarens affärsystem eller digital brevlåda. Distributionen av fakturan är då helt digital, korrekt och kräver ingen manuell hantering av varken avsändaren eller mottagaren. E-fakturor brukar också kallas EDI-fakturor, Svefaktura eller Peppol-faktura. I Visma Administration har vi stöd för alla format av e-faktura. Läs om Skicka e-fakturor i Visma Administration »   Faktura med e-post - I ett mejl skickas fakturan i pdf-format. Alla betaluppgifter och all räkenskapsinformation ligger då inbäddade i bilden och mottagaren får manuellt hantera fakturan i sitt affärssystem.   Du kanske tycker att du skickar digitalt när du mejlar fakturan, men är det effektivt? Riskerna med att skicka fakturan via e-post syns inte i det ögonblick då fakturan ska skickas iväg utan kan komma först mycket senare. Nackdelar för din kund när du skickar fakturan via mejl Det är ansträngande När fakturan kommer krävs det en ansträngning från mottagaren att hantera pdf:en, t ex lagra den bland räkenskapsmaterial och att betala den på banken. Ansträngningen som krävs för att kopiera uppgifterna från pdf:en är en typisk orsak till att kunden drar sig från att hantera den när den kommer och därför ökar risken att den glöms bort. Det är stor risk att glömma betalningen Orsaken till försenade betalningar är ofta att kunden glömt bort fakturan eller inte mottagit den. Och det är aldrig kul att få en betalningspåminnelse från sin leverantör, så troligtvis vill inte kunden hamna i en situation där man missat betalningen. Tyvärr är det så att när pdf-fakturan ligger i kundens mejlkorg försvinner den lätt i mängden av mejl, för att inte tala om risken att den kan ha hamnat i kundens skräppost. Det blir dubbelarbete Mottagaren måste manuellt registrera fakturan eller kopiera exakt samma uppgifter till sin bokföring och/eller på banken. Onödigt dubbelarbete när det finns smartare alternativ på hur fakturauppgifterna kan levereras i ett helt elektroniskt format från ett system till ett annat. Risker du tar när du skickar fakturan via mejl Du får inte betalt i tid Eftersom att nackdelarna är många för mottagaren ökar risken att kunden helt glömmer att betala när den skickats på mejlen. Det påverkar givetvis din likviditet när intäkterna inte kommer på utsatt tid. Visste du om att 72 procent av pdf-fakturorna betalas i tid, medan det är hela 90 procent av e-fakturorna. Den kan försvinna på vägen En otroligt vanlig fråga mellan företag och kund är “Har du fått fakturan?" Bara för att upptäcka att e-postadressen var felaktigt registrerad eller att fakturan hamnat i skräpposten. Ber du då kunden att fortsatt betala på det angivna förfallodatumet eller flyttar du fram förfallodatumet? Oavsett har du inte fått in pengarna i tid och det är synd när det finns betydligt säkrare sätt att leverera fakturan på. Det kostar tid och ansträngning i efterhand Eftersom risken är hög att du inte får betalt i tid kommer du behöva påminna din kund att betala. Tiden det tar att hantera förfallna fakturor underskattas ofta och kan helt klart förebyggas. 

Låt ditt program växa och få ett mer effektivt arbetsflöde tillsammans med våra integrationslösningar.

Läs mer om hur Visma Kreditupplysning fungerar.

Hur säkert sparar du din bokföring?

Fler och fler väljer att jobba mer digitalt, kanske du med. 

Fler och fler kunder vill ha fakturan via elektroniskt, till privatpersoner skickar du via Kivra och till företagskunder direkt in i deras ekonomisystem.

Blekta kvitton har vi väl alla sparade men jag ska visa dig hur du löser problemet genom att använda dig av appen Visma Scanner.

Har du gjort en kundfaktura som har blivit felaktig? Lugn, i det här inlägget har jag samlat de olika tillvägagångssätt som finns för att rätta till det.

Ibland händer det oundvikliga, en leverantörsfaktura blir fel och du behöver korrigera den. Jag har samlat de olika problem du kan mötas av och hur du justerar det på rätt sätt.

I detta användartips ger vi dig förslag på hur du kan arbeta med Attest i Visma Administration.

Våra produkter känner av vilket operativsystem som används, och i de fall Windows 7 används installeras SQL Server 2014 Express istället.

Vi har en checklista momsrapport som hjälper dig med allt från avstämning till inlämning. Om du inte tycker att momsrapporten stämmer, kan du läsa mer i Om momsrapporten blir fel.   När du skriver ut din momsrapport ska du aldrig ha ingående balans  eller ingående saldo på dina momskonton. Detta kan dock inträffa när du har skapat nytt bokföringsår, läs mer i Vad gör jag om den första momsrapporten blir fel på det nya bokföringsåret?   Kika gärna på: Hur rättar jag momsen om jag har fel i bokföringen i en låst period? Vad krävs för att beloppet ska komma med på momsrapporten? Vad styr vilken ruta beloppet hamnar på i momsrapporten? Hur hanterar jag momsredovisningen om jag har brutet räkenskapsår och kvartalsmoms?   Se filmerna: Vad är moms? » Skapa momsredovisning » Så fungerar momskontrollen » Fel på kundfaktura och fakturan hamnar i momskontrollen » Hantering av importmoms » Momsredovisning »   Hur du bokför Så här bokför du händelser på skattekontot i aktiebolag » Inköp av tjänster och varor inom och utanför EU »   Skicka momsrapport via fil till Skatteverket Du kan även skicka in momsrapporten via fil till Skatteverket. För att använda elektronisk skattedeklaration måste du lämna en ansökan med säkerhetscertifikat tillsammans med företagets ansökan om att få lämna eSKD till Skatteverket. I Skapa elektronisk skattedeklaration kan du läsa hur du anpassar eSKD-filen och skickar den till Skatteverket.    Se när momsen ska vara inbetald, Skattekalender.   Det här tipsets innehåll har verifierats och uppdaterats av Visma Spcs 23-01-30

Vi hjälper dig att bli så digital som möjligt och effektivisera ditt arbete.

Vill ha hjälp med att få in betalningar för förfallna fakturor? Då tycker jag att du ska läsa det här inlägget där jag ska förklara hur Visma AutoCollect fungerar. 

Här får du en genomgång av fakturahanteringen.

Se vad du bör tänka på vid nytt år!

Det måste finnas ett lokalt installerat mejlprogram på datorn för att du ska kunna skicka e-post direkt från Administration.

I det här inlägget har vi samlat information om hur det funkar med återrapportering av inbetalningar i Visma Administration och det är med både svenska och utländska betalningar.

Den 25:e maj 2018 infördes dataskyddslagen GDPR och för att hjälpa dig att följa kraven för GDPR finns följande sida i hjälpen: GDPR i Visma Administration. På denna sidan under rubriken Arbeta enligt GDPR i ditt program kan du klicka dig ner på Kundnivå, Leverantörsnivå och Medarbetarnivå för att ta reda på vad som gäller i programmet. Du hittar allt du behöver under Insamling av personuppgifter och Personuppgifter i programmet och Lagring av personuppgifter. Här har vi även information om Personuppgiftsbiträdesavtal.    Många undrar hur man gör för att ta bort gamla kunder och leverantörer som man inte har rätt att ha kvar, läs mer i Hur man rensar i sina kundregister/leverantörsregister och kontaktregister.   Om du vill läsa mer om GDPR har vi en samlingssida om detta på vår hemsida, vismaspcs.se/gdpr.

Ett e-postprogrammet måste vara lokalt installerat och ha stöd för MAPI.