Lagra papperslösa verifikationer i Visma eEkonomi

[Jan S_]

Om jag har fattat Bokföringsnämndens vägledning rätt (?) så är verifikationsunderlag, fakturor etc som man fått på elektronisk väg i form av PDF-fil via mejl eller tex faktura som man själv ”tankar ner” från nätet (tex köp från Dropbox) inte att betrakta som ett dokument som fysiskt måste sparas på hårddisk eller liknande, utan det är endast informationen i tex PDF-filen som måste sparas. Skillnad är det tex om man har fått PDF-filen på en DVD, då måste skivan sparas, den är ”orginalet”. 

Om jag ”kopplar” en PDF-fil (tex faktura jag fått via mejl) i Visma eEkonomi till en verifikation som avser betalningen av fakturan, har jag då uppfyllt kravet på digital arkivering av fakturan? Dvs att jag inte behöver spara själva PDF-filen på hårddisk och märka med verifikationsnummer? Nu är ju det enkelt att göra i och för sig, men om man vill slippa även det. 

Om jag även ”kopplar” en digital kopia av mitt bankkontoutdrag som styrker att betalning har skett, har jag därmed även en fullgod verifikation för affärshändelsen? Apropå kontoutdraget, är det nödvändigt att ”koppla” en kopia för varje verifikation (betalning) eller räcker det med att man sparar en kopia för hela året på hårddisk? 

[Lentzit]

Så är uppfattar jag reglerna:

- Allt du får digitalt kan du lagra digitalt
(får du fakturan på mejl måste även konversationen finnas för att kunna se flödet om så behövs)

- Använder du Visma AutoInvoice tror jag att den inlästa fakturan är orginal. Detta gäller dock inte om du själv tar emot en faktura per brev och sena skannar av den till PDF eller via AutoInvoice 

- Allt du får analogt skall lagras analogt i sitt ursprungsformat

- Analogt material skall lagras i original i 3 år och kan därefter digitaliseras för lagring i ytterligare 4 år vilket ger 7 års lagring enligt regelverket.

Sedan vill jag tro att du kan samla all händelser under 1 verifikation men vid eftertanke kommer det ju bli ett rent h-vete då du skall leta en viss händelse då du ju kommer att ha hundratals/tusentals verifikationer under ditt räkenskapsår. Det blir tufft att leta efter dessa om något efterfrågas eller skall rättas.

Ser fram emot ett svar från ekonomigudarna som gärna får korrigera mig då jag mer än gärna undviker ALLT papper!

[Fd medlem]

Gammal som gatan men jag är mer för papper än digitalt...... allt som föregår faktura är inte digitalt som följesedlar, anteckningar på plats, ritningar, osv och jag har än ingen rutin för att skanna in allt detta. Så för att fler än den som handhar bokföringen skall kunna kolla uppgifter flera år bakåt sätts allt i pärmar.......
Dilemmat som jag ser är att även om allt vore digitalt så hur ser datorer och program ut år sex...... kan man fortfarande då gå in o kolla gammalt? Hänger uppdateringar med? Förutsätter att allt sparats på backup utan missöden osv

[Fd medlem]

Det är väl lite så jag resonerar också, jag skriver alltid ut allt och ha i pappersform i pärm, dels för min egen skull och även för företagets skull. Har varit med om datorhaveri utan riktigt bra säkerhetskopiering och det var mindre kul. 

[Lentzit]

Jovars...går man all in på det digitala gäller det att man litar på sin leverantör. Men som alltid är ju ansvaret mitt så jag exporterar allting med jämna mellanrum också 🙂 Hade dock varit skönt med 1 knapp för backup och återställning!

[Fd medlem]

Skulle också gilla om det fanns en backup man kunde köra. Både för att ladda ner och lagra själv men även för att kunna gå tillbaka till vid ett haveri.

Vad händer tex om jag byter från Visma som leverantör...

[monova]

Hur tänker man vad gäller import/export? Vad är import och vad är export, alltså åt vilket håll om du förstår vad jag menar?

[Moa Lundberg]

Hej på er!

Förstår att det hade varit smidigt. Jag ska ta det vidare som ett önskemål. 

Monova - Import använder du när du vill läsa in filer i programmet. Export använder du när du vill ta ut filer från programmet.

Ha det fint!

/Moa

[Anna Svensson]

Härligt att ni delar med er! Detta är en djungel och precis som ni säger så nu när det både är digitalt och inte så blir det lite rörigt. Lättast är kanske att försöka hitta sitt bästa sätt att hantera underlag och material.
På Bokföringsnämndens sida Arkivering finns svar på de vanligaste frågorna. Det går också att kontakta dem på telefonnummer 08-408 98 990 eller mejl bfn@bfn.se.

/Anna