Fakturering

[HasseG]

När jag fakturerar i Visma adm 500 kommer utskriftsvalet brev upp som default värde på de 73 medlemsfakturor jag skapat. Går jag vidare och klickar på skicka fakturor. Får jag upp ett meddelande att varje faktura kostar 15 kr att skicka. Jag vill inte skicka fakturorna utan bara spara dem som pdf. Så jag ändrade utskriftsvalet på en faktura i taget till pdf. Men när jag klickade på skicka faktura så sparas en faktura i taget som pdf. Det tar lite tid att spara spara sig igenom 73 fakturor, så jag avbröt skicka fakturor. Jag ändrade utskriftsvalet till skrivare i stället på alla fakturor,  en i taget. Hittade ingenstans att man kunde ändra alla fakturor på en gång. När jag ändrade alla fakturorna till skrivare så skickade jag fakturorna och sparade de, 72 st, i en pdf-fil. 

          Några frågor;

•  hade jag fått betala 15 kr per faktura om jag låtit utskriftsvalet brev varit kvar?
• om jag vill ändra utskriftsval på alla min kunder till skrivare måste jag göra det på en kund i taget, eller kan jag göra det på samtliga på en gång.? 
• Under företagsinställningar, försäljning, 2 normalvärden har jag inställt dokumenttyp Faktura. Vad innebär det? Det värdet verkar ju inte gälla eftersom det i fakturahanteringen kom upp utskriftsvalet Brev. 

[Tinna Gunnarsson]

Hej @HasseG 

Tack för att du kontaktar oss. 

Jag ska göra mitt bästa för att förklara hur allt fungerar i programmet så får du fundera på vad som passar dig bäst sedan. 

Svar 1

Om du väljer utskriftsvalet Brev så skriver vi ut din faktura, den läggs i ett C5-kuvert och skickas med A-post i mottagaren och det kostar 15 kr. Mer om priser och vår elektroniska fakturering hittar du här.  

Svar 2

Om du vill ändra utskriftsval på några eller samtliga av dina kunder kan du använda dig av funktionen massuppdatera. 

Glöm inte ta en säkerhetskopia innan du massuppdaterar då detta inte går att ångra. 

Svar fråga 3 

Det du anger under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Försäljning, fliken Normalvärden kommer som förslag när du registrerar en ny kund, en ny order eller en ny kundfaktura. Ändrar du uppgifterna i kundregistret för en viss kund är det de ändrade uppgifterna som visas på fakturan eller ordern till den kunden, alltså inte de uppgifter du skriver in här. 

Om du gör någon ändring här som du vill ska gälla för flera kunder eller alla dina kunder t ex som i ditt fall där du vill ändra ett utskriftsval för alla dina befintliga kunder i kundregistret gör du det genom att massuppdatera som jag skrev om i svar på fråga nummer 2. 

Du kan välja mellan nedan utskriftsval som innebär (priserna hittar du länken under mitt första svar):

Brev

Dokumentet skickas elektroniskt från ditt program, Visma skriver sedan ut dokumentet och skickar det vidare som brev till kunden. 

Adressen som används är den som finns registrerad på kunden i kundregistret.

E-post

Dokumentet skickas som en bifogad pdf-fil i ett e-postmeddelande till kunden. Visma skapar pdf:en och skickar den som en bifogad fil i ett e-postmeddelande. 

E-postadressen som används är den som finns registrerad på kunden i kundregistret. Den e-postadress du angett i företagsinställningarna för ditt företag används som returadress om e-postmeddelandet av någon anledning inte kan nå mottagaren.

Lokal e-post

Dokumentet skickas som e-post till kunden. Det är ditt lokalt installerade e-postprogram som används.

En pdf-fil skapas när du skriver ut dokumentet. E-postprogrammet öppnas och filen bifogas automatiskt. Den e-postadress som finns registrerad på kunden i kundregistret föreslås som mottagare när meddelandet skapas i ditt e-postprogram. E-postadressen kan ändras eller kompletteras innan e-postmeddelandet skickas.

Pdf

Dokumentet sparas som en pdf-fil.

Om du anger ett intervall av dokument skapas en fil per dokument. Du kan se var pdf-filen sparas när du skriver ut den. Den plats där du senast sparade pdf-dokument föreslås automatiskt.

Skrivare

Dokumentet skrivs ut på din skrivare.

Vill du prata mer om detta eller om du vill att vi visar i ditt program är det bättre att du slår en signal till mina kunniga kollegor på supporten så undviker vi eventuella missförstånd. 

Ha en fortsatt fin dag och varmt välkommen tillbaka till forumet framöver. 

/Tinna

[HasseG]

Hej.

Tack för snabbt svar. Man måste ska alltså vara i kundregistret när man ändrar utskriftsval? Det går inte i fakturahanteringen? Kan man göra hur många massuppdateringar som helst?

Jag förstod inte om det gick att spara flera fakturor i samma pdf i utskriftsvalet pdf.  Eller blir det en fil per faktura? Menar du att om jag skriver aktuellt fakturanummerintervall i spararutan så behöver jag bara spara en gång och alla fakturor blir sparade? 

Mvh

Hasse 

[Ebba Arvén]

Hej Hasse!

Eftersom dina fakturor redan var skapade innan du uppdaterade ditt kundregister så kan du massuppdatera via Försäljning - Kundfakturor. Välj kommandot Massuppdatera. Här uppdateras alltså redan skapade fakturor. Det är viktigt att notera att detta endast gäller fakturor som redan är skapade och inte har skickats ännu. Om fakturan har markerats som Skickad kommer den inte att kunna massuppdateras.

Vill du också passa på att massuppdatera ditt kundregister gör du det via Försäljning - Kunder. Här uppdateras alltså dina kunders utskriftsval framåt och det du väljer kommer bli som standard när du skapar upp en ny faktura nästa gång. Det går bra att massuppdatera hur ofta du vill. 

När det kommer till att samla alla PDF-filer i en enda fil är detta en inställning som du hittar i fakturahanteringen. Du går in under fakturahanteringen, markerar alla fakturor du vill skicka, och klickar på Skicka fakturor. I detta fönster finns en knapp uppe till höger som kallas Inställningar. Här finns en ruta för Dokument med utskriftsval PDF sparas i samma PDF-fil. Du får själv avgöra om du ska ha den i eller inte. 

Jag hoppas att detta besvarar dina frågor. Återkom gärna om jag har missat något. 

Trevlig helg! 
/Ebba