Fakturahantering

[Joanna Norlander]

Vi har gjort förändringar i Visma Administration för att arbetsflödet för dig som kund utvecklas och förändras hela tiden. Vi vill hjälpa dig att arbeta digitalt och hållbart och jag hoppas att du passar på att hoppa på det här tåget och följer med oss.

Vi har förändrat fakturahanteringen - i form av en ny fakturamodul men också att du som kund kan sälja dina fakturor genom Visma Betalt Direkt.

Vad är det vi har ändrat gällande faktureringen? 

Du skapar dina fakturor precis som vanligt under Försäljning - Kundfakturor. Under Skriv ut hittar du numera de utskrifter som passar försäljningsflödet och när du ska skicka dina fakturor väljer du istället alternativet Skicka. Använder du snabbkommando är det Ctrl+I du använder för Skicka då Ctrl+ P avser utskrifter. Föredrar du att skicka en faktura åt gången har du alternativet Aktuell faktura och vill du skicka flera samtidigt väljer du Fakturor.

Det är här den största förändringen sker, för när du väljer Fakturor kommer du automatiskt att landa i den nya delen Fakturahantering. Här får du en lättare överblick över de fakturor du inte har skickat och kan på ett enkelt sätt skicka utvalda eller alla fakturor samtidigt. 

Något som har varit efterlängtat är att förhandsgranska en faktura på ett smidigare sätt. Nu ser du fakturan till höger när du klickar på en fakturarad, vill du se hela fakturan använder du enkelt kommandot Förhandsgranska. 

Är det något som gör att fakturan inte är komplett och kan skrivas ut kommer det visas i förhandsgranskningen, exempelvis med informationen Fakturan saknar rader. För att komma åt fakturan på ett smidigt sätt klickar du på förstoringsglaset som du har i kolumnen Fakturanummer och då kommer du direkt in på fakturan. Om du arbetar med bilagor kan du lägga till kolumnen Bilagor där du ser en bockruta för de fakturor som innehåller en bilaga. 

Skickar du fakturor för kontroll innan de skickas till kund kan du skapa en pdf utan att fakturan markeras som skickad genom att välja Förhandsgranska - Förhandsgranska till pdf. 

När det är dags att skicka dina fakturor kan du antingen markera en och en alternativt använda kommandot Markera alla. Vill du istället välja att skicka alla fakturor med utskriftsval e-faktura rekommenderar jag att du använder markeringshjälpen och lägger villkoret e-faktura vid Utskriftsval. Klicka på Skicka och du får upp en dialog som visar hur fakturorna kommer att skickas. När fakturorna är skickade försvinner dessa från listan och du hittar dem under Försäljning - Kundfakturor.

Det är även härifrån du kan sälja dina fakturor på ett smart och effektivt sätt med Visma Betalt Direkt. Läs mer i Visma Betalt Direkt.

Du hittar mer information i Fakturahantering. 

Välj fakturamall

Något som jag också vill passa på att lyfta är att du kan välja fakturamall direkt på dina kunder. Du kan alltså arbeta med flera fakturamallar samtidigt på ett smidigt sätt. Du gör ändringen på kunden i fältet för dokumentmall på fliken 4. Utskriftsval i kundregistret. 

[Jan Wester]

Vad glada vi blir! Just dessa två funktioner har vi diskuterat sista dagarna och önskat! Och så kommer de som ett brev på posten! Tack

[Fd medlem]

Hej!

Måste jag skicka varje faktura separat vid lokal e-post. Hade nu 77 st att sitta och skicka manuellt?

[Jan Wester]

Som jag förstår det måste du fortfarande det, vi måste även skicka en och en med Vismas E-post lösning då det inte är lösbart för oss att ändra typ av faktura på varje enskild kund. 

Och så har det alltid varit för oss i alla fall. En och en via lokal epost till en kostnad av tiden för ett par klick. Men vi har de senaste halvåret haft enorma problem med att fakturamailen via lokal e-post inte når våra kunder. Det ger ett väldigt oproffsigt intryck. 

Med den här nya funktionen kan vi ganska enkelt massutskriva alla fakturor som ska till Pdf (dvs de kunder som betalt kontant, med kort eller swishat) sen måste vi skicka en och en via vismas E-postlösning som kostar 3kr/st men det går mycket fortare än förut och de kommer i stort sett garanterat fram, man får dessutom en varningsikon om e-postadressen inte fungerar. 

[Thomas51]

Har ännu inte uppdaterat till nya versionen och kan skicka alla fakturor med lokal e-post med ett enda knapptryck. Är det så att man måste skicka dessa en och en med nya versionen så kommer vi inte att uppdatera. 

[Jan Wester]

Oj! 

Det lyckades vi aldrig med, hur gör ni då? Vi behövde nog två knapptryck per faktura för att eposta med lokal epost även i tidigare. 

Hur som helst hade vi alldeles för stora problem med att tex hotmail nästan aldrig fick fakturorna vi skickade med lokal e-post. När man nu mailar via visma så verkar det som alla får. Fast det kostar ju 3 spänn/faktura förstås. 

[Davor P1]

Hej @Jan Wester,

Vad har du för inställning på din e-post klient?

om du har Outlook installerad på datorn bör du kunna skicka mer än en faktura åt gången. Kör du däremot en webb baserad epost klient blir det nog till att skicka meddelandena ett och ett eftersom Visma inte kan känna av e-post programmet på rätt sätt och då kan man inte skicka flera fakturor åt gången har jag för mig.

//Davor P

[Jan Wester]

Vi lyckades aldrig med konststycket att skicka mer än en faktura åt gången med outlook installerat. Men nu är det skitsamma, det var ändå så otroligt många mail som inte gick fram med outlook.... 

[Fd medlem]

Hej igen!

Jag har Outlook, på förra kunde man innan man valde skriva ut, klicka att e-posten skulle gå iväg utan att öppna.

Detta finns inte nu är det en inställning någon annanstans? //Ann-Britt

[Joanna Norlander]

Hej @Fd medlem 

Vi är medvetna om att detta sker när man endast skickar en faktura åt gången. Vi ser över hur vi skulle kunna lösa det framåt. En möjlig lösning om du skickar flera fakturor är att skicka dessa via programdelen Fakturahantering tills vidare där du får valet om du skickar flera fakturor på samma gång. När du är i programdelen Fakturahantering, markerar flera fakturor och väljer Skicka kan du välja Skrivarinställningar:

Här finns inställningen för om du vill öppna för redigering eller inte. 

[Fd medlem]

Hej, jag brukar skriva ut flera fakturor i en klump till en pdf-fil som jag kan spara ner på datorn. Gäller fakturor för vår webshop som jag alltså inte behöver skicka till kund då de redan betalt och fått kvitto i webshoppen. Det är alltså bara för min egen bokföring. Nu förstår jag inte riktigt hur jag ska göra detta. Försökte gå via förhandsgranska och markera valda fakturor + utkskriftsval pdf men då hamnade de ändå en och en och jag fick klicka spara på varje enskild. Blir måååånga klick...

Tar tackamt emot tips!!

/Carolina

[Joanna Norlander]

Hej @Fd medlem !

För att hjälpa dig till den bästa lösningen skulle jag vilja kontrollera ett par saker med dig. Vad är anledningen till att du vill spara fakturorna som pdf? Är det endast i syfte för att få dem markerade som utskrivna eller skickar du dem vidare till exempelvis en redovisningsbyrå? Vi försöker samla på oss så mycket information som möjligt kring våra kunders dokumenthantering, därför blev jag nyfiken på hur din rutin ser ut:)

[Fd medlem]

Hej

Det är endast i syfte för att få dem markerade som utskrivna så jag kan journalföra dem. 

mvh

Carolina

[Fd medlem]

Tidigare kunde man förhandsgranska fakturor och skriva ut till PDF utan att statusen ändrades till utskriven, tex om nån annan ska kontrollera fakturan innan den skickas. Likadant i orderhanteringen. Detta verkar inte gå längre, vilket är väldigt frustrerande.

[Fd medlem]

Håller med ny får jag lägga en order istället, den kan jag skriva ut fortfarande

[Fd medlem]

@Fd medlem hur funkar det? Han som jobbar med ordrar hos oss påstod att det inte gick..

[Fd medlem]

Joanna Norlander, ni har glömt att göra den rutan aktiv. Har pratat med en kille på supporten han skulle ta det vidare.

Camilla55 inga problem jag väljer skicka och tar det till skrivaren.

[Fd medlem]

Joanna Norlander jag har hittat det nu. Man tar skrivarinställningar på den knappen du visade och då fungerar det.

Vad bra nu är jag nöjd TACK

[Fd medlem]

Att ta bort en funktion är helt galet. Att inte kunna använda sig av  provutskrift skall vara vårt val. Då jag har kunder som kräver faktura och underlag i en PDF så ser jag ingen annan möjlighet än att skriva ut och sedan bocka bort att fakturan är skickad. Då vi hanterar alla fakturor med två kopior så blir det nu istället 4 kopior. Detta medför extra arbeta för oss samt extra kostnad för hanteringen. Förstår  tanken med att man går över mer till elektroniska fakturor med det avgör inte jag som leverantör utan det avgör min kund hur de vill ha sina fakturor. Har varit i kontakt med supporten och de hade ingen bra lösning på detta.

[Joanna Norlander]

Hej @Fd medlem ,

Vi tittar över hur det kan hanteras i kommande versioner av programmet. Jag ser att du skriver att dina kunder vill ha underlaget i Pdf, är det så att de både vill ha fakturan som pdf, men att du sedan ska skicka den via något annat utskriftsval? Det finns möjlighet att använda sig av Extra fakturadokument i programmet för att få ut ett underlag som inte påverkar markeringen för Skickad, använder du den till något annat idag eller skulle det vara en lösning framåt? Du kan läsa mer om Extra fakturadokument i detta hjälpavsnitten: Extra fakturadokument, utskrift och Smarta tips på hur du använder extra fakturadokument.

[Fd medlem]

Kunden vill ha fakturan OCH underlaget ihop i en PDF. Inte en fil med flera PDf:er

[Joanna Norlander]

Hej @Fd medlem ,

Jag tar direktkontakt med dig så att vi kan titta närmare på detta:)

[Fd medlem]

Hej

Fick precis reda på att ni planerar att ta bort möjligheten att man ska kunna skicka lokal e-post i systemet. Om det stämmer så hoppas jag ni kan omvärdera det då det är något vi använder mycket internt både för fakturor, orders och följesedlar. Man kan ju givetvis gå via steget att skapa pdf och sen skicka men det blir ju mycket mer ineffektivt.

Tack! Carolina

[Fd medlem]

Hoppas VERKLIGEN INTE att det blir som @Fd medlem  skriver ovan. Nu känns det som om att Visma Admin bara blir sämre och sämre när man tar bort en massa funktioner. Nya funktioner i all ära, men ta inte bort det som underlättar det dagliga arbetet.

[Joanna Norlander]

Hej @Fd medlem,

Jag är ledsen att du fått denna information. Vi har inga som helst planer på att ta bort mejlfunktionen i Visma Administration. Det är snarare så att vi ser över hur vi kan få till en mer stabil mejlhantering framåt (och då gäller det just mejlhanteringen som sker via er lokalt installerade mejlklient).

@Fd medlem - Jag taggar dig också så att du ser svaret ovan. Mejlhanteringen ska kvarstå, förhoppningsvis ännu starkare i framtiden än den är idag.

[Fd medlem]

Hej, 

Saknar verkligen funktionen Provutskrift! Vi har använt funktionen för att kunna spara en faktura som pdf innan den skrivs ut och skickas till kund. Vi hanterar just nu fakturorna så att jag skapar dom (har visma lokalt på min dator) sparar dom sedan i en mapp som min kollega går in i och granskar så att allt är med. Därefter meddelar han mig om det är okej att skicka eller ej. Jag har letat runt i programmet nu efter uppdateringen men kan inte hitta någon funktion där jag kan spara ner en pdf-fil utan att skicka fakturan till kunden. Hade jag vetat att funktionen var borttagen i den nya versionen så hade jag inte valt att uppdatera. 

Finns det något annat sätt för mig att spara ner en fakturakopia innan jag skickat fakturan till kunden?

[Joanna Norlander]

Hej @Fd medlem ,

Tidigare i den här tråden har jag gett förslag för att använda Extra fakturadokument om man behöver spara fakturan som Pdf.

Vi arbetar för att få med en lösning för att kunna spara ned en pdf för granskning till kommande version.

[Jenny Sjöström Sannéus]

Hej!

I version 2021.3 som finns tillgänglig av Visma Administration kan du numera förhandsgranska en faktura och spara den som pdf utan att den markeras som skickad. Du når det antingen via Skicka - Aktuell faktura - Förhandsgranska - Förhandsgranska till pdf eller via Fakturahanteringen och kommandot Förhandsgranska - Förhandsgranska till pdf. 

Vi har också släppt förbättringar när det gäller att mejla fakturor om du använder Microsoft Outlook och deras click-to-run versioner. 

Läs mer gärna mer i versionsnyheterna för att ta del av vad 2021.3 innehåller. 

/Jenny

[Fd medlem]

Hej igen,

Undrar fortfarande över min fråga som jag skickat ovan. 

"Hej, jag brukar skriva ut flera fakturor i en klump till en pdf-fil som jag kan spara ner på datorn. Gäller fakturor för vår webshop som jag alltså inte behöver skicka till kund då de redan betalt och fått kvitto i webshoppen. Det är alltså bara för min egen bokföring. Nu förstår jag inte riktigt hur jag ska göra detta. Försökte gå via förhandsgranska och markera valda fakturor + utkskriftsval pdf men då hamnade de ändå en och en och jag fick klicka spara på varje enskild. Blir måååånga klick..."

Problemet kvarstår fortfarande. Tidigare kunde jag be systemet skriva ut ett intervall av fakturor och skapa en pdf för hela bunten. Nu skulle jag göra detta med över 100 fakturor och fick klicka "spara pdf" för varje faktura... Detta funkar ju inte....

Så tar tacksamt emot tips hur jag kan komma runt det!!

/Carolina

[Tinna Gunnarsson]

Hej Carolina,

Du ska kunna få ut en pdf för alla fakturor samlade genom att göra följande:

1. Gå in under Försäljning - Fakturahantering
2. Markera de fakturor du vill spara som en gemensam pdf, eller välj Markera alla om du vill skapa en pdf för alla fakturor som ännu inte är utskrivna.
3. Välj Förhandsgranska uppe under Kommando.
4. Klicka på ikonen Pdf så ska du nu få välja namn på pdf-filen samt var du vill spara den.

Om du inte får det att fungera får du gärna kontakta oss på supporten så kan vi titta närmare på hur det ser ut hos dig, du hittar våra kontaktuppgifter här: Kontakta oss

Ha en fortsatt fin dag! 

Tinna

[Fd medlem]

Konstigt att skriva ut faktura ska heta skicka? Ologiskt tycker jag. Måste man ta denna uppdatering?

[Jenny Sjöström Sannéus]

Hej @Fd medlem,

Vår tanke i programmet är att du som kund ska ha möjlighet att arbeta på det effektivaste och smartaste sättet och när det gäller faktureringen skicka dina fakturor digitalt istället för att skriva ut dom på skrivare. Det är en anledning till att valet föll på att knappen numera heter Skicka.

Vi har tagit del av era synpunkter för både uppdelningen och namnvalet av knapparna men i dagsläget kan jag inte säga om det är något som kommer förändras eller ej. 

Ha det fint!

/Jenny

[Fd medlem]

Hej

@Tinna Gunnarsson Hör av mig igen angående mitt ärende ovan (ursäkta alla om jag är tjatig men jag tror inte att detta bara kan vara ett problem som jag har). Jag har testat det du föreslog men då hamnar ju inte fakturorna som utskrivna, så när jag sedan ska betala dem i systemet så går ju inte det. Har pratat med supporten och de hade inget tips att ge mig heller.  Snälla kan ni kika på detta? Borde inte vara så klurigt att få till tycker jag. Det har ju trots allt funkat i flera år! 

Hälsningar Carolina

[Jenny Sjöström Sannéus]

Hej @Fd medlem!

Det här ska vi kunna lösa och det är snarlikt som min kollega Tinna skrivit innan. 

Gör följande: 

1. Gå in under Försäljning - Fakturahantering
2. Markera de fakturor du vill spara som en gemensam pdf, eller välj Markera alla om du vill skapa en pdf för alla fakturor som ännu inte är utskrivna.
3. Välj Skicka fakturor uppe under Kommando.
4. Klicka på Skrivarinställningar som du hittar genom pilen som pekar nedåt längst upp i dialogrutan. Se även bilden nedan.
5. Markera rutan Dokument med utskriftsval Pdf sparas i samma pdf-fil.
6.  När du väljer Skicka får du välja vart filen ska sparas och den innehåller samtliga fakturor samt att fakturorna blir markerade som utskrivna och försvinner från listan i fakturahanteringen.

Ha det gott!

/Jenny