Vi byter leverantör för skannade e-fakturor

[Jenna Glensby]

Den 3 april 2024 byter vi tjänsteleverantören som används för Digitala fakturor och dokument. Det här påverkar hanteringen vid skanning av pdf- och pappersfakturor som tolkas och skickas till Visma eEkonomi som en e-faktura.

För dig som skannar pappersfakturor

Från och med den 3 april visas en ny adress som pappersfakturorna ska skickas till, och den behöver du själv kommunicera ut till dina leverantörer som skickar fakturor till dig.

Den gamla adressen kommer fungera under en övergångsperiod, fram tills den 30 september 2024.

I Visma eEkonomi hittar du adressen dina leverantörer ska skicka till under Inställningar - Företagsinställningar - Faktureringsuppgifter.  I Visma Administration hittar du adressen dina leverantörer skickar till under Arkiv - Företagsinställningar - Mina tjänster - Digitala fakturor och dokument - Adress för pdf/pappersfaktura. Det är denna adress du ska meddela dina leverantörer efter den 3 april.

Exempel på hur adressen kommer att se ut:
Ditt bolagsnamn

SPCS(ditt organisationsnummer)

83190 Östersund

Vår rekommendation är att skicka informationen till alla leverantörer, men vara tydlig att detta endast gäller för pappersfakturor och ingen förändring gällande e-post/e-fakturor sker.

För att få ut leverantörernas e-postadress från Visma eEkonomi kan du gå in i programmet under Inställningar - Import och export - Import och export av leverantörsregister och skriva ut en CSV-fil med alla leverantörer. Listan kan du sedan öppna i Excel eller Google sheet och kopiera kolumnen för e-post. Den här kan du sedan klistra in i ditt mejlprogram.

Uppdatering: Vi arbetar just nu på att få ut en ny funktion i programmet som visar hur ett underlag har kommit in till programmet. Vi kommer uppdatera tråden med mer information om detta framåt.

I Visma Administration kan du ta fram leverantörslistan under Utskrifter - Register - Leverantörsregister - Leverantörslista. Här sätter du en markering för E-post. Sedan kan du skriva ut den till bildskärm eller fil för att öppna upp i Excel eller Google sheet. 

För dig som skannar pdf-fakturor

Du kommer mötas av en ny avsändare för de mejl som går ut från vår skanningsleverantör, när en fakturan inte har kunnat skannas av tjänsten. Den nya avsändaren är InExchange Automailer med följande mejladress: noreply-batch-converter@inexchange.se.

E-postadressen (orgnummer@autoinvoice.se) som används för skanning av PDF-fakturor kommer inte förändras utan är densamma.

Se exempel på mejl nedan:

OBS! Detta gäller alltså endast pappersfakturor, adressen för e-post kommer fortfarande att vara densamma.

[Ha_Ahlst]

Hur tänkte ni där? Vår byrå har 80+ kunder som använder eEkonomi. Vi har hjälpt nästan alla med leverantörsbrev(innan funktionen fanns i eEkonomi). Kunderna har aldrig eller nästan aldrig varit inblandade i kontakten med leverantörerna.

Det blir ett stort arbete för vår byrå att meddela 50 kunders leverantörer om en ny skanningsadress. Det blir speciellt svårt då det inte syns i eEkonomi hur befintliga fakturor kommit in. Det står endast att de är inlästa som eFaktura oavsett hur de kommit in först, som pappersfaktura till skanningscentral, som PDF eller som EDI.

Vi är dessutom mitt i högsäsong för deklarationer, bokslut och sedan en stundande semesterperiod. 

När hade ni tänkt att XXXXXXXXXX@autoinvoice.se slutar fungera. Men framför allt, har ni en rimlig tidsplan för byråer?

[Jenna Glensby]

Hej!

Tack för din fråga. 

Vi förstår att detta generar ett merjobb och beklagar det. Anledningen till bytet är för att säkerställa och skapa förbättringar i tjänsten. Vår rekommendation är att ni meddelar alla leverantörer att det är en ny adress för pappersfakturor som gäller. Fakturaadressen för e-post kommer vara densamma som tidigare (org@autoinvoice.se). Detta gäller alltså endast pappersfakturor. 

Den gamla adressen kommer att fungera under en övergångsperiod, vi har i nuläget inget exakt datum, men under minst sex månader framåt. 

Önskar dig en fin dag, 
Jenna, Visma Spcs 

[Ha_Ahlst]

Hej Jenna

Tack för et snabbt svar. Betyder detta att (org@autoinvoice.se) kommer att finnas kvar även efter bytet?

Dvs ändringen gäller endast leverantörer som skickar pappersfakturor?

Då uppstår nästa fråga; Hur får vi veta vilka av våra kunders leverantörer som skickar sina fakturor som pappersfakturor till skanningscentralen?

Den informationen finns inte i Visma eEkonomi.

Vänligen

Hans

[Jenna Glensby]

Hej Hans!

Ja precis, det gäller endast pappersfakturor. 

Din nästa fråga, hur en faktura har inkommit till Visma eEkonomi är inget som går att se i dagsläget i programmet. 
Vår rekommendation är att skicka informationen till alla leverantörer, och då vara tydlig med att det endast gäller för pappersfakturor och att ingen förändring för e-post/e-fakturor kommer att ske.

Ha det bra!
Jenna, Visma Spcs

[EvaHolm]

@Jenna Glensby skriver: 

"Vår rekommendation är att skicka informationen till alla leverantörer, och då vara tydlig med att det endast gäller för pappersfakturor och att ingen förändring för e-post/e-fakturor kommer att ske"

Jag tänker: Visma borde kunna lägga in en funktion i eEkonomi så att det går att skicka meddelande direkt till leverantören från leverantörsregistret.
På samma sätt som inbjudan till e-faktura men med annat meddelande.

Er rekommendation att alla våra kunders leverantörer ska informeras känns i ärlighetens namn helt ogörligt just nu.

[Gunilla-57]

Kan bara hålla med EvaHolm i hennes tankemönster, att detta borde Visma kunna lägga som extra ruta, att skicka till leverantörer.

/Gunilla

[Ha_Ahlst]

@Jenna Glensby skriver: 

"Vår rekommendation är att skicka informationen till alla leverantörer, och då vara tydlig med att det endast gäller för pappersfakturor och att ingen förändring för e-post/e-fakturor kommer att ske"

I vårt fall rör det sig mellan 50-100 timmar av produktionsbortfall och personalkostnad. 

Ca 89000 SEK i rena kostnader.

Det är bra att det tillförs nya funktioner och tjänster men det borde finnas något konsekvenstänk hos Visma innan man beslutar och släpper det.

Om det ska vara rimligt behöver vi mer tid(åtminstone ett år) pga att vi nu befinner oss i högsäsong och snart har vi semesterperioden att hantera.

Vänligen

Hans

[Magnus Ingevall]

Håller verkligen med. För ett par veckor sedan var det samma sak med ändrade behörigheter i eEkonomi och dessförinnan attest i faktureringslicensen som blev stökigt. Ni på Visma lägger generellt alldeles för mycket trassel i knäet på byråer att ställa om, förstå och hantera bristande funktionalitet. Ta ett större ansvar för att det ni utvecklar går att använda och ha längre framförhållning gentemot byråerna. 

[Jenna Glensby]

Hej!

Tack för era synpunkter. 
Vi tar till oss av det ni skriver. Och det vi kan förtydliga är att den gamla adressen kommer att fungera under en övergångsperiod, minst fram till årsskiftet. Alltså är detta inget ni behöver göra just nu i den stundande högsäsongen.

I inlägget ovan finns nu kompletterande uppgifter på hur ni gör, både i Visma eEkonomi och i Visma Administration. Vi hjälper er gärna med att ta fram ett mejlförslag som ni skulle kunna använda er av för att skicka informationen till leverantörerna om den önskan finns. 

Med vänlig hälsning, 
Jenna Visma Spcs 

[Ha_Ahlst]

Hej

Det vi egentligen behöver veta är vilka leverantörer som skickar pappersfakturor till skanningscentralen på respektive kund.

Det borde inte vara speciellt svårt att få fram. Någonstans i skanningsprocessen av leverantörsfakturan identifieras kunden och innan den går vidare till tolkning. Det finns rimligtvis också någon form av arkivering ifall något oförutsett skulle hända vid inskanning och tolkning.

Vänligen

Hans

[Magnus Ingevall]

Om vi har hela hösten på oss (istället för någon månad som det var först) så hinner väl ni på Visma göra ett par enkla tillägg i programmet under sommaren för att snabba upp insatsen för alla byråer eller kunder. Därefter återkommer ni med rekommenderat arbetssätt. Man vill absolut inte skicka brev till kunders leverantörer som redan skickar e-faktura eller e-postfaktura att en postadress ändras. Det är inte professionellt och får byrån eller byråns kund att framstå som okunnig tycker jag. 

1. Se till så att Status för eFaktura (som syns i Leverantörslistan) kommer med i csv-filen. 
2. Se till så att ett fält på leverantörskortet visar om senaste fakturan kom in som brev eller PDF.
3. Gör kolumnerna Status e-faktura och alla kolumner till höger i Leverantörslistan Sorterbara fallande/stigande precis som de två första kolumnerna. 
4. Addera knappar ovanför ett leverantörskort så att man kan bläddra mellan leverantörskort istället för att gå tillbaka till listan hela tiden. 

Vänligen Magnus 

[Felicia Garenberg]

Hej!
Vi tar till oss era synpunkter och förstår att hanteringen för att kunna se vilka leverantörsfakturor som inkommit till skanningscentralen som pappersfakturor hade kunnat förändras och förbättras.
Idag presenteras inte den informationen i programmet men vi tar till oss era förslag och kollar vidare på dom men kan inte säga om eller när en ändring görs, med de sagt så jobbar vi såklart ständigt för att förbättra programmet.

Vårt tips är att skicka ut informationen som ett nyhetsbrev till alla leverantörer som ett steg i att påminna alla leverantörer om kundens digitala resa.

[Jenna Glensby]

*Uppdatering

Hej,

Vi har fått information om att datumet har ändrats när det gäller stängning av den gamla adressen för skannade pappersfakturor. Nytt datum är 30 september 2024. Efter det kommer det inte gå att använda den gamla adressen och leverantörerna behöver skicka fakturorna till den nya adressen som finns i Visma eEkonomi under Inställningar - Företagsinställningar - Faktureringsuppgifter.

Vi arbetar just nu på att få ut en ny funktion i programmet som visar hur ett underlag har kommit in till programmet. Vi kommer uppdatera tråden med mer information om detta framåt.

Med vänlig hälsning,

Jenna Visma Spcs 

[Ha_Ahlst]

Hej

Hur blir det med kundsekretess vi utlovat till våra kunder när vi som har 50+ kunder i byrån skickar information om byte av skanningscentral till t ex en lokal leverantör (el,vvs, vatten/avlopp)?

De kommer att få ca 30-40 mail från byrån i så fall men då har vi brutit kundsekretessen för dessa 30-40 kunder.

Hur gör Visma för att hjälpa byråer med detta?

Vänligen

Hans

[Jenna Glensby]

Hej Hans!

Tack för din fråga. Vi arbetar i skrivandets stund på en ny funktion i programmet som visar hur ett underlag inkommit. Detta betyder att man kommer kunna se exakt vilka leverantörer som berörs, vilket i sin tur betyder att de leverantörer som inte berörs inte heller behöver få information om den här förändringen.

Önskar dig en fin helg!

Med vänlig hälsning,
Jenna Visma Spcs

[Ha_Ahlst]

Hej Jenna

Det är en liten förbättring men vi har hamnat i ett läge där en leverantör också är kund hos oss samtidigt som andra kunder är leverantör till den leverantören.

Det här blir då en riktigt knepig situation för byrån som skickar mail från byråns domän, (eftersom den inbyggda funktionen i eEkonomi inte går att använda pga att pappersskannade fakturor är taggade som eFakturor).

Vi kan inte sprida ut vårt kundregister till flera kunder. Därför skulle Visma ha tänkt till innan ni bytte skanningsleverantör vilka ev juridiska följder detta orsakar, framför allt på byråer.

Jag saknar konsekvenstänk hos utvecklarna.

/Hans

[Jenna Glensby]

Hej Hans! 

Jag förstår att det blir en knepig situation, och i de fallen är vårt förslag att ni ber era kunder att själva meddela leverantören. Förstår som sagt att detta blir knepigt och merjobb, men det är vår bästa rekommendation. 

Med vänlig hälsning, 
Jenna Visma Spcs 

[Felicia Garenberg]

Hej!

Vi har nu tagit kontakt med berörda kunder via mejl med information om vilka leverantörer de behöver kontakta för att se till att de fortsättningsvis skickar sina pappersfakturor till den nya adressen i Östersund.

Har kunderna en byrå så är det istället byrån som kontaktats med information där det framgår vilka leverantörer som behöver kontaktas för respektive berörd kund.

Önskar er alla en fin dag! 

/Felicia