EU har beslutat om ViDA (Vat in the Digital Age). Från 1 juli 2030 blir e-faktura och digital rapportering av alla B2B-fakturor obligatoriskt mellan EU-länder. Med ViDA vill EU digitalisera hela momshanteringen för att förenkla administrationen, minska bedrägerier och göra det smidigare att göra affärer över gränserna. Det är upp till respektive land att bestämma vad som gäller inom landet. Ingen vet exakt hur det blir i Sverige än.   Hur kan det påverka dig som företagare? Krav på att skicka e-faktura Om du handlar med företag i andra EU länder, kommer du framöver behöva skicka e-fakturor. Du kommer inte längre kunna skicka PDF- och pappersfakturor.    Du som använder Spiris eller Visma Administration har den här funktionen inbyggt och kan börja skicka e-fakturor redan nu. När du ska skapa fakturan och skicka den, finns valet “Skicka e-faktura”. Att börja ta emot e-fakturor är också bara ett par klick bort (läs nedan).    Tänk långsiktigt Digital fakturahantering skapar ofta nya möjligheter för att automatisera andra delar av administrationen, som order och logistik. Det sparar tid och pengar framöver.   Hur kan det påverka dig som redovisningskonsult? Informera framför allt småföretagare Mindre företag behöver ofta hjälp att förstå och komma igång med e-fakturering. Se till att de hänger med. Hjälp kunderna i rätt riktning Peppa och stöd dina kunder i övergången. Hjälp dem att gå över till e-faktura och undvik pappersrutiner redan nu, så att tröskeln blir lägre när det väl gäller. Håll dig uppdaterad ViDA börjar gälla 2030, men utvecklingen pågår redan.   Vad är en e-faktura och hur funkar det?  En e-faktura skickas direkt från leverantörens ekonomisystem till ditt, utan att gå via papper eller mejl. Fakturan läses in automatiskt, så du slipper fylla i alla uppgifter manuellt. När fakturan landar hos dig är allt ifyllt – klicka bara på Bokför och betala. Inga mellansteg!    Samma sak gäller för din kund när du skickar en e-faktura.   Varför är det viktigt att börja skicka e-fakturor redan nu? Att skicka e-fakturor är redan ett krav när du fakturerar offentlig sektor och kan även bli aktuellt för privat sektor inom Sverige också. Om du skickar e-fakturor till alla kunder är du förberedd om kravet i framtiden gäller hela marknaden. Bättre konkurrenskraft! Du uppfattas som modern och professionell av kunder och leverantörer. Snabbare betalningar – e-fakturor når mottagaren direkt och underlättar snabbare betalningar. Om du väntar riskerar du att hamna efter i en allt mer digital värld.    Därför ska du börja ta emot e-fakturor också Du slipper missa viktiga fakturor  E-fakturor hamnar direkt i ditt system – inget slarv i inkorgen, ingen risk för att papper försvinner i posten. Du har alltid full koll på dina fakturor. Du sparar massor av tid, varje månad Du slipper leta bland pappershögar och mejlkorgar. Fakturorna läses in helt automatiskt och du bokför med ett klick! Så att du kan fokusera på det som verkligen skapar värde i ditt företag. Du gör livet enklare för din redovisningskonsult (eller dig själv, om du bokför själv) Allt finns digitalt och rätt – mindre risk för fel, snabbare bokslut och färre frågor.   Hur skickar jag e-fakturor i Spiris? Du som använder Spiris har den här funktionen inbyggt och kan börja skicka e-fakturor redan nu. När du ska skapa fakturan och skicka den, finns valet “Skicka e-faktura”.   Hur börjar jag ta emot e-fakturor i Spiris? Logga in i Spiris Gå till Fler funktioner Välj Funktioner uppe i listen Välj E-faktura till vänster Klicka på Ta emot fakturor  Aktivera! Nu blir du synlig som e-faktura mottagare hos dina leverantörer. När du har aktiverat får du hjälp att bjuda in leverantörer att skicka e-fakturor till dig, så att de inte missar att du har möjligheten.     När du väljer att ta emot e-fakturor skapas automatiskt inom några dagar ett så kallat Peppol-id för ditt företag. Detta kan liknas vid din elektroniska adress för att ta emot e-fakturor. Därmed är det enklare inte bara för din inhemska utan även för dina utländska leverantörer att söka och hitta din elektroniska adress och kunna skicka dig e-fakturor.   Du hittar ditt Peppol ID under Inställningar - Företagsinställningar - Faktureringsuppgifter, under E-fakturor och underlag, om du har klickat i boxen för Ta emot e-fakturor.   Hur tar jag emot och skickar e-fakturor i Visma Administration? Du aktiverar tjänsten under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Mina tjänster - Digitala fakturor och dokument. Läs mer om hur du kommer igång. När du väljer att ta emot e-fakturor skapas automatiskt inom några dagar ett så kallat Peppol-id för ditt företag. Detta kan liknas vid din elektroniska adress för att ta emot e-fakturor. Därmed är det enklare inte bara för din inhemska utan även för dina utländska leverantörer att söka och hitta din elektroniska adress och kunna skicka dig e-fakturor. I Visma Administration hittar du ditt Peppol-ID under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Mina tjänster - Digitala fakturor och dokument och fliken Till Företag. ... Visa mer

Hej redovisningsbyrå!   Nu har vi lämnat namnet Visma Spcs bakom oss och istället blivit Spiris. När du loggar in möts du av en ny vy med nya namn och nya ikoner. Det kan till en början kännas lite stökigt, men vi hoppas att det snart blir mycket tydligare för dig. Till dess har vi gjort en liten ordlista! Tidigare i Visma Spcs - Nu i Spiris Visma Smarta Byrån - Smarta Byrån Visma Advisor - Byråstöd Visma Skatt & Bokslut Pro - Skatt & Bokslut  Visma Ekonomiöversikt - Ekonomiöversikt, Budget & Prognos  Visma Koncern - Koncernredovisning  Visma Sign - Signering    Visma eEkonomi Start - Bokföring & Fakturering - Byråtillgång Visma eEkonomi Smart -  Bokföring & Fakturering Visma eEkonomi Fakturering - Fakturering Visma eEkonomi Fakturering  (i samarbete med redovisningsbyrå)  - Attestering & Fakturering Visma eEkonomi Bokföring - Bokföring Visma eEKonomi Pro - Bokföring & Fakturering +  Appen Visma eEkonomi - Spiris Appen Visma Scanner - Spiris Scanner   Visma Lön Start (för redovisningsbyrån) - Lön - Byråtillgång Visma Lön Smart - Lön Visma Min Lön - Lönebesked Visma Lön Anställd - Anställd Visma Tid Smart - Tid Visma Tid Pro - Tid & Projektplanering Visma Utlägg - Resor & Utlägg Appen Visma Lön Anställd - Spiris Anställd Appen Visma Tid - Spiris Tid Appen Visma Utlägg - Spiris Resor & Utlägg Läs gärna mer om Spiris på vår hemsida och sjävklart är du alltid välkommen att kontakta oss om du har frågor! ... Visa mer

I detta inlägg har vi samlat frågor & svar från Morgonsoffan den 24 maj med temat “Allt om den allmänna riskbedömningen och KYC”.   Svaren är generella och bygger på vår tolkning av frågan. Olika omständigheter kan påverka svaren och göra dem annorlunda i det enskilda fallet.   Vad bör man tänka på vid den allmänna riskbedömningen och vad ska finnas med?   Svar: Följande baseras helt på 2 kap 1§ Lag (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt. Verksamhetsutövaren ska göra en bedömning av hur de funktioner och tjänster som tillhandahålls kan utnyttjas för penningtvätt eller finansiering av terrorism och hur stor risken är att så sker. Vid riskbedömning ska särskilt beaktas:   vilka funktioner och tjänster som tillhandahålls, vilka kunder och distributionskanaler som finns, vilka geografiska riskfaktorer som föreligger.   Riskbedömningen ska även ta hänsyn till rapportering av misstänkta aktiviteter och transaktioner samt information om tillvägagångssätt för penningtvätt och finansiering av terrorism och andra relevanta uppgifter från myndigheter.   Det känns orättvist att penningtvättsregelverket som är så stort och komplext ska gälla ”lika” för små redovisningsbyråer och för storbanker.   Svar: Regelverket är riskbaserat och därmed till viss del proportionerligt. Om man tar riskbedömningen som exempel så ska den utformas med hänsyn till byråns storlek och verksamhetens art samt de risker som kan förekomma. Lite förenklat kan man säga att en mindre och enklare aktör inte behöver göra lika mycket som en större och mer komplex aktör. På vissa områden, till exempel kundkännedom, finns delar som är gemensamma för alla, oavsett storlek.   Finns det möjlighet för mig som byrå att få ett exempel på en godkänd riskbedömning?   Svar: Det finns ingen mall som passar alla eller någon riskbedömning som är exakt lik en annan. Metodiken och dokumentationen kan vara likartad, men själva bedömningen baseras till stor del på egna erfarenheter och vidtagna åtgärder för att minska risker. Om du tittar på den totala ”riskexponeringen” är det bra att ta med kundernas riskprofil (hur många eller hur stor andel är hög risk, och varför). Allmän riskbedömning är därmed alltid unik.   Om jag har gjort en kundkännedom på två kunder som sedan startar ett gemensamt AB, behöver jag då göra en ny kundkännedom för det nya bolaget?   Svar: Ja, du behöver göra en ny kundkännedom eftersom det är ett nytt företag med nya kunder, leverantörer och verksamhet. Det går bra att återanvända identifieringen av personerna, vilket du får hjälp med i KYC. Har du redan kontrollerat en person som är ägare till flera bolag blir det godkänt på alla företagen.   Om jag hjälper ägaren till ett AB med sin privata inkomstdeklaration, behövs det då en kundkännedom både för privatpersonen och aktiebolaget?   Svar: Ja, eftersom det finns ett affärsförhållande mellan privatpersonen och byrån bör en ny kundkännedom göras.   Behövs en ID-kontroll på alla verkliga huvudmän på en kund, eller räcker det med en?   Svar: Ja, ID-kontroll ska göras på alla verkliga huvudmän.   Vad menas med "sannolikhet" i riskbedömningen?   Svar: Sannolikhet innebär hur troligt det är att något ska inträffa, medan konsekvensnivån handlar om effekten om det händer.   Hur tar jag som redovisningsbyrå betalt för detta?   Svar: Det finns inget rätt eller fel – det ser olika ut beroende på byrå. En del har det med i sitt fasta pris, andra inte. Utgå från vad som passar er byrå bäst.   Läs mer om KYC och hur du kommer igång! ... Visa mer

Nu kan du enkelt bestämma vad varje användare får tillgång till i Bokföring & Fakturering. Det gör det lätt att anpassa behörigheterna efter företagets behov – snabbt och smidigt.   Nya behörighetsnivåer:   Fullständig behörighet Full åtkomst till alla funktioner.   Begränsad Tillgång till försäljning och inköp (utan betalningar). Läsbehörighet på övriga funktioner.   Läsbehörighet Kan läsa all information, men inte göra ändringar.   Läsbehörighet – revisor Anpassad för revisorn: tillgång till relevant information utan att kunna göra ändringar.   Så här gör du   Gå till Inställningar → Behörigheter för att se och ändra vem som får göra vad. Har ni fler än en användare dyker fliken Behörigheter upp. Det är bara administratörer med fullständig behörighet som ser denna flik. Vill någon i företaget ha fler användare i Bokföring & Fakturering?   Gå till Fler funktioner och sök på “Extra användare” och ordna fler användare direkt!  Läs gärna mer i Skriven hjälp. ... Visa mer

KYC hittar du direkt i Spiris Byråstöd. Det betyder att du får full koll på penningtvättslagen, på ett enkelt och tryggt sätt – och allt är samlat där du har din kundinformation.   KYC hjälper dig hela vägen från att riskbedöma byrån till att hålla reda på varje kunds uppgifter. Praktiskt för dig som vill spara tid och samtidigt vara säker på att allt blir rätt.   Två delar – all hjälp på plats   Allmän riskbedömning för byrån (kostnadsfri)   Kartlägg riskerna i verksamheten, registrera och hantera eventuella avvikelser och få en tydlig översikt över ditt KYC-arbete. Allt är utformat för att vara smidigt och enkelt att hålla uppdaterat.   Kundkännedom (kostnad per kund och år)   Här får du automatisk hämtning av företagsinformation, och vi hjälper dig att kontrollera mot PEP- och sanktionslistor. Allt knyts ihop med din riskbedömning för byrån. Förändras något i byråns riskbedömning gäller det automatiskt även för dina kunder – så du kan känna dig trygg med att allt är uppdaterat utan extra steg från din sida.   Så här kommer du igång   Du startar KYC under Översikt och på KYC-fliken i Byråstöd. Du behöver vara administratör och ha behörighet för byråinställningar.   Läs gärna mer om hur funktionen fungerar eller kika bland vanliga frågor & svar – kom igång redan idag! Arbetar du inte i Spiris med dina kunder idag, eller vill du bara veta mer om KYC? Boka gratis rådgivning så hjälper vi dig! ... Visa mer

Den 19 juni kom betänkande om hållbarhetsredovisning - fler företag får krav på sig att lämna en hållbarhetsrapport. EU:s nya direktiv för hållbarhetsrapportering, CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive), träder i kraft under 2024 och kommer successivt att omfatta allt fler företag. I den utredning som gjorts föreslås att direktivets krav tas in i bland annat aktiebolagslagen, årsredovisningslagen, lagen om bank- och finansieringsrörelsen och revisorslagen.    De företag som behöver lämna en hållbarhetsrapport kommer vara följande: Små och medelstora företag vars överlåtbara värdepapper är upptagna till handel på en reglerad marknad (noterade företag), med undantag för s.k. mikroföretag. Mindre onoterade moderföretag i stora koncerner. Stora eller noterade dotterföretag och vissa större filialer till tredjelandsföretag som har en betydande verksamhet inom EU. Hållbarhetsrapporten ska innehålla information som ger en förståelse av företagets inverkan på hållbarhetsfrågor och hur hållbarhetsfrågor påverkar företagets ställning, utveckling och resultat.  Läs mer om hållbarhetsrapportering: Vad är hållbarhetsredovisning och hur skriver man en hållbarhetsrapport? »   Spiris Klimatrapport - en del av hållbarhetsredovisningen En del av hållbarhetsredovisning är att redovisa hur företaget påverkar klimatet, hur användning av resurser, arbetsförhållanden och sociala insatser ser ut. Och också den ekonomiska hållbarheten.  De företag som kommer att omfattas av CSRD (se förklaring längre upp), kommer i sin tur att behöva få in uppgifter från sina leverantörer för att kunna hållbarhetsredovisa. Vilket leder till att små - till medelstora företag som inte omfattas ändå kommer att behöva hållbarhetsrapportera till sina leverantörer. Erbjud dina kunder hjälp redan idag med vår funktion Klimatrapport, som en del i sin hållbarhetsredovisning. Mät dina kunders klimatavtryck med bara några få knapptryck, få tips på hur företaget kan klimatreducera och hjälp med att klimatkompensera. De val vi gör idag påverkar morgondagens värld och vi måste alla ta ett gemensamt ansvar.   Kolla in Spiris Klimatrapport » Kika gärna även på vårt webbinarium om Spiris Klimatrapport & Utsläppsanalys » För mer information om de nya reglerna och hållbarhetsredovisning: FAR - nya regler om hållbarhetsredovisning» Regeringskansliet - nya regler om hållbarhetsredovisning » Vad är hållbarhetsredovisning och hur skriver man en hållbarhetsrapport? »     ... Visa mer