Att börja arbeta i ett nytt system är roligt, men kan också kännas omfattande. Vi vill såklart visa dig alla fina funktioner i programmet på en gång, men vi förstår också att man vid start i ett nytt system behöver ge det tid och ta det en sak i taget. Spara gärna detta dokument så att du kan återgå till det allt eftersom du landar i ditt nya system, så att du inte riskerar att missa någonting!
Innan du sätter igång:
Gör en plan för uppstarten av det nya systemet
Saker som är bra att fundera över är exempelvis:
Vad vill du ha ut av programmet, vilka är ditt företags behov? Ska ni endast registrera intern tid? Ska ni ta ut löneunderlag? Vill du skapa fakturaunderlag som du sedan kan föra över till ditt ekonomisystem? Dessa frågor är bra att ha med sig när det sedan är dags för dig att sätta upp systemet. Vad ska respektive användare få tillgång till i systemet?
Vilken tidsplan har du? Det är alltid bra att avsätta tid till att sätta upp systemet på ett korrekt sätt, lära känna programmet och utbilda dina kollegor. Det även bra att fundera över tidsplanen så att det inte blir stressigt att hinna med allt på en gång.
Vilken utbildning passar dig? Vi vill alltid att du väljer något av våra utbildningsalternativ för bästa möjliga start i systemet. Vi har alltifrån ett kostnadsfritt webbinarium där vi går igenom hur du kommer igång i systemet till att du kan även få hjälp av en av våra specialister som hjälper dig att anpassa programinställningarna utifrån ditt arbetssätt och behov. Läs mer om våra utbildningsalternativ.
Testa systemet
När du skapar ett konto i Tid Smart/Pro levererar vi det med testdata. Syftet är att du fritt ska kunna prova alla funktioner i systemet och även få inspiration till hur vi rekommenderar att du sätter upp systemet.
I uppstarten:
Det är dags att sätta upp systemet! Tid Smart/Pro är ett flexibelt system som kan både göras väldigt stort och väldigt avskalat. Det är därför en bra idé att ha funderat igenom vad ni vill få ut av systemet.
I våra avsnitt för kom igång går vi igenom vad du bör tänka på. Innan du sätter upp ditt system bör du ha genomfört en utbildning oavsett form.
Vill du ha stöd genom hela processen? Boka in en av våra specialister som håller dig i handen genom uppstarten och ger dig tips och råd anpassade till just ditt företag. Antingen kan du som administratör ensam vara med på utbildningen, men även flera från företaget kan delta. Kanske vill du att din byrå ska vara med på utbildningen om ni ska samarbeta i produkten? Kanske är ni flera som ska vara administratörer i systemet eller så vill du att alla som ska registrera tid ska vara med på ett utbildningstillfälle?
Utbilda dina medarbetare
Det är viktigt att hela företag är med på varför ni göra bytet och vilka fördelar det ger. Att endast bli tvingad in i ett nytt tidsredovisningssystem kan upplevas jobbigt och det är därför viktigt att medarbetarna får stöd hela vägen. Du som administratör kan stötta dina medarbetare genom att ge dem en genomgång i hur de gör registreringarna. Arbetar dina kollegor utanför kontoret kan det vara bra att kontrollera så att de laddar ner appen, att de förstår hur den fungerar och hur de enklast gör sina registreringar.
Under första månaden
Första lönekörningen
Första månaden är avklarad och det är dags att skapa lön! Innan alla medarbetare kommit in i sina rutiner kan det vara bra att hålla lite extra koll på att de vet vad de behöver göra vid månadsskiftet:
Alla medarbetare : Behöver se till att alla tider och utlägg finns registrerade samt låsa sina tidsregistreringar.
Attestansvariga: Personerna som har attestansvar behöver attestera tiden och eventuella utlägg för sina medarbetare. I detta användartips ger vi en genomgång i attestmodulen vilket kan vara bra att dela med alla som har ett attestansvar.
Administratör/löneansvarig: När alla tider och utlägg är attesterade är det dags för dig att skapa löneunderlaget som du sedan för över till ditt lönesystem. I Skriv ut/exportera löneunderlag kan du läsa om hur du tar ut löneunderlaget.
Första faktureringstillfället
Antingen skapar du faktureringsunderlagen löpande under månaden, men det är vanligt att man gör faktureringen en gång i månaden. När du ska skapa fakturor behöver alla tider som ska faktureras vara attesterade. I Skapa fakturaunderlag förklarar vi hur du skapar ditt fakturaunderlag. Är det några frågor har vi samlat de vanligaste frågorna i Fakturering - Vanliga frågor.
Medarbetare som är projektledare kan fakturera sina egna projekt om du som administratör gett dem denna behörighet. Är det så att projektledarna ska fakturera sina egna projekt är det därför bra att dela ovan information med dem.
Tips på saker att se över när du landat mer i systemet:
När du arbetat en tid med de grundläggande funktionerna i programmet finns det fler saker du kan upptäcka i systemet som kan hjälpa dig och effektivisera ditt arbete.
Uppföljning/ gruppering/etiketter
Uppföljning är en viktigt del i arbetet med projekt. Det är därför bra att kontrollera vilka rapporter som kan hjälpa dig och dina kollegor. Har du några frågor vår du gärna kontakta oss på supporten. Du kan skapa etiketter för exempelvis användare, projekt och kontakter, detta kan underlätta för dig när du ska göra urval i listlägen eller i rapporter. Du kanske vill kunna göra urval på användare som har en viss behörighet? Då är det perfekt att använda sig av etiketter för detta! Läs mer i Etiketter.
Vill du ha bättre uppföljning av din budget och vad som bokförts på projektet? I Visma Tid Pro finns det utökat stöd för ekonomisk uppföljning av budget, läs mer i Arbeta med ekonomisk uppföljning i Visma Tid Pro.
Hjälpmedel för att effektivisera
I programmet finns det tilläggstjänster som kan hjälpa dig att effektivisera och digitalisera ditt arbete i Tid. Läs gärna mer om dessa för att se om de skulle passa ditt arbetssätt:
E-signering - Skicka dina dokument snabbt, enkelt och digitalt för signering via vår smarta signeringstjänst.
Kvittotolkning- Underlättar för dina medarbetare som registrerar kvitton tack vare tolkningen av kvittot. Sparar tid och minskar risken för felregistreringar.
Kommunicera digitalt - Kanske har en medarbetare glömt att låsa sina tider för månaden eller så vill du snabbt skicka ett sms till en av dina kontakter?
Har du allt det du behöver?
Kanske valde du vid uppstart att arbeta i Visma Tid Smart och är nyfiken på om det finns fler funktioner? Då kan det vara en bra idé att kika på vår större variant Visma Tid Pro. Här hittar du moduler som resursplanering, smarta flöden för att hålla koll på alla uppgifter, säljstöd och analysverktyg. Läs mer i Upptäck fler funktioner med Visma Tid Pro.
Vill du djupdyka i en specifik funktion eller modul i programmet?
Om du vill få en genomgång i en specifik funktion i programmet brukar det räcka med en timmes genomgång. Våra specialister finns redo för att hjälpa dig med detta, du hittar mer information om detta på vår hemsida.
Det här tipsets innehåll har verifierats och uppdaterats av Visma Spcs 24-04-19
