Ny tjänst för att ta emot underlag via mejl direkt in i Visma eEkonomi.

[Hilda Kidell]

Nu släpper vi en ny tjänst för att ta emot fakturor, kvitton och övriga dokument via mejl direkt in i programmet!

Som ett perfekt alternativ om leverantören inte har registrerat sig för att skicka e-fakturor kan du nu be leverantören att mejla fakturor direkt in i ditt Visma eEkonomi, programmet kommer automatiskt att tolka fakturauppgifterna i realtid så att du kan betala och bokföra fakturan med bara ett par klick. 

**E-faktura är fortfarande det snabbaste och säkraste sättet att ta emot fakturor på och innebär att fakturan skickas från din leverantörs ekonomisystem direkt in i ditt Visma eEkonomi. Läs mer här 

Aktivera tjänsten enligt följande:

1. Gå till Inköp - Bildunderlag.
2. I det nedre vänstra hörnet, välj länken Vill du ta emot e-post under Bildunderlag?
3. Välj Aktivera för att aktivera tjänsten.

När tjänsten aktiverats skapas en företagsunik e-postadress som  visas i det nedre vänstra hörnet under Bildunderlag. Denna används för att skicka in bilder och dokument i programmet. E-postadressen är unik och bygger på organisationsnumret i de fall företagstypen inte är enskild firma (då skapas en randomiserad unik adress upp istället). Alla registrerade e-postadresser i leverantörsregistret kommer att läggas till som godkända avsändare, men du kan också välja att godkänna eller blockera nya adresser som vill skicka in underlagen. Dokumentet som skickats från en godkänd avsändare hamnar under Inköp - Bildunderlag i eEkonomi, tolkning av uppgifter får du på köpet.

Tjänsten kostar 3 kr/mottaget dokument.

[JonatanH]

Hej, jättebra att ni förbättrar denna typen av flöden! I dag använder jag mailadressen som man kan skapa i Visma Scanner för att automatiskt skicka vidare godkända fakturor in i Visma. För att slippa öppna appen har jag aktiverat funktionen som skickar vidare fakturorna direkt. Av någon anledning försvinner då tolkningen så jag måste fylla i manuellt. Så detta är en funktion jag vill använda. Det jag reagerar på här är prissättningen. Varför skall den nya funktionen kosta pengar när man redan betalar en månadsavgift för själva modulen? Ur ett användarperspektiv så kan man argumentera för att det bara är en förbättring av befintlig funktionalitet och inte en "nyhet". Det finns ju redan idag bara det att man måste gå via Visma Scanner-appen som brygga. Det känns som att varje ny funktion ni lägger till kostar extra. Det borde ingå mer i den månadsavgift som man betalar. Så antingen tar ni bort den fasta avgiften helt och bara tar betalt per användning eller så höjer ni månadsavgiften och tar bort de flesta extra avgifterna.

[FrankM]

Jag känner på samma vis, faktiskt. Det låter absolut som en bra funktion, men jag blir lite provocerad när Visma försöker att mjölka extra pengar ur oss kunder för nya, små funktioner som införs. Om varje transaktion hade medförd en faktiskt kostnad för Visma så hade det ju varit annorlunda. Men här snackar vi alltså om en automatiserad process som tar emot ett mejl och använder en tolkningsfunktion som redan finns (i skanner-appen)!

Ang. appen så har ju den som du säger samma funktionalitet, även fast det blir ett steg extra (jag visste inte att det gick att autoforwarda från den förresten, tack för tipset, men synd att man då tappar tolkningen). Dock blir jag nu rädd att följande kommer att hända om ett antal månader; Visma annonserar att den ingående mejlfunktionen i appen plockas bort. Eftersom det kostar för mycket att underhålla den el. något annat inte så kreativt påhitt. Jag hoppas dock att jag har fel. Kanske börjar de i stället att ta betald per mejl där också? Igen så hoppas jag att jag har fel!

Några irritationsmoment tåler man, men blir det för många så finns det till slut tillräckligt mycket energi i dem till att man kliver över tröskeln och byter till ett annat system. Jag är jättenöjd med eEkonomi och är inte där än,  men kära Visma, undvik girighet i allmänhet och att lägga på extra transaktionskostnader för enkla automatiserade processer som inte innebär någon variabel kostnad för er är ni snälla!

[Tommy S]

Jag blir lite förvirrad av denna "nyhet". Jag har i flera år mailat både bildunderlag till eEkonomi (via adressen som man hittar i Visma Scanner appen, xxxx@vismadoc.net) och även pdf-fakturor (till Autoinvoice, xxxx@autoinvoice.se).

Det är toppen att det utvecklas saker i eEkonomi, men jag blir förvirrad när jag inte ser detta som en nyhet eftersom det har gått att göra i flera år. Är det stället i eEkonomi dit fakturan kommer som är det nya, eller att det är ny adress, eller är pdf-analysen förbättrad? En förklarande jämförelse av förändringarna vore toppen.

[Christer]

Vad är det för skillnad  mellan det nya med mejladpdf faktura till Visma e-ekonomi och det gamla med mailadress orgnr@autoinvoice.se förutom att autoinvoice kostar 8 kr/st och det nya 3 kr/st. Vad jag kan förstå av informationen? har jag missat något?

[Hilda Kidell]

Hej på er! 

Tack för er feedback. Det är superintressant att få ta del av era omedelbara reaktioner på den här nyheten, både utifrån era funderingar hur den passar in bland redan befintliga funktioner/likvärdiga tjänster och hur ni känner kring prissättningen. 

Jag förstår att det blir frågor om övriga alternativ vi haft sedan tidigare och att det kanske inte framgår vad skillnaderna är. Dessa två alternativ har vi haft sedan tidigare: 

Visma Scanner appen

Med Visma Scanner appen finns en användarunik epost-adress som kan användas för att hantera digitala underlag.  Varje användare har en egen unik epostadress och kan välja att mejla underlaget till sin scanner app för vidare behandling. Användaren kan också välja om underlagen ska vidarebefordras direkt till ekonomiprogrammet. I det senare erbjuds ingen tolkning på det vidarebefordrade underlaget. 

Visma Scanner appen är en kostnadsfri tjänst ihop med Visma eEkonomi. 

Visma Scanningcentral (@autoinvoice.se)

Den här ÄR ett superbra tolkningsalternativ för PDF-fakturor och pappersfakturor. Tjänsten kostar lite mer per faktura eftersom det görs en validering av att tillräckliga fält tolkas, så att det går att skicka vidare den som elektronisk faktura till bokföringsprogrammet. En mycket bra lösning om man inte kan få en riktig e-faktura av leverantören, men vill ha så många fält som möjligt tolkade på leverantörens PDF- eller pappersfaktura. 

Med dessa två lösningar har vi fått mycket önskemål genom åren att göra det mer tillgängligt och enkelt att mejla in dokument direkt till Bildunderlag i eEkonomi med en företagsunik epostadress. Vi har också fått feedback på att det tar många timmar innan fakturorna behandlats färdigt av scanningscentralen och att man vill ha en snabbare lösning i realtid. Feedbacken tyder på att man har olika behov och olika förväntningar, så vi ser det som en stor fördel att vi har olika alternativ som passar alla. 

Med den nya lösningen kan man aktivera en företagsunik epostadress direkt under Bildunderlag och underlagen kommer in snabbt. Därtill gör ju programmet ett tolkningsförsök via vår tolkningsmotor och man får ofta också ett bokföringsförslag, så att det ska gå snabbt att bokföra underlaget. En fin kombo av smarta funktioner helt enkelt. 

[Khedron Wilk]

Fortfarande lite oklart för mig gällande den praktiska skillnaden mellan Visma Scanner, Autoinvoice och denna nya tjänst.

Som jag uppfattar det:

Visma Scanner - 0 kr

Autoinvoice - 8 kr/tolkad pdf-faktura

Faktura via e-post - 3 kr/e-post eller 3 kr/faktura ? (Sidonot: Står olika på olika ställen, vad gäller för e-post utan bilaga eller e-post med fealktig bilaga eller e-post med korrekt bildformat men som inte gick att tolka?)

Visma Scanner - personlig epostadress för varje användare (vilket för den delen egentligen bara är intressant om man har behov att spåra vems bildunderlaget är)

Autoinvoice - företagsgemensamm epostadress

Faktura via e-post - företagsgemensam epostadress

Visma Scanner - kommer in direkt

Autoinvoice - kan ta upp till dygn ibland (?) (har varit förseningar)

Faktura via e-post - samma som för Visma Scanner?

Visma Scanner - inte helt 100% tolkningkvalitet (åtminstone tidigare) men kommer in direkt

Autoinvoice - 100% rätt (antingen lyckas tolkningen helt eller så misslyckas den helt) 

Faktura via e-post - samma som för Visma Scanner? (egentligen: är det samma tolkningsmotor?)

Visma Scanner - resulterar i bildunderlag, mer eller mindre färdigtolkad (dvs en bild med metadata vid sidan om)

Autoinvoice - resulterar i fullständigt tolkad e-faktura (man kan säga att det är data med en bild vid sidan om)

Faktura via e-post - samma som för Visma Scanner?

Är detta korrekt uppfattat?

PS. Sidonot: kan vara bra att känna till att Autoinvoice även gör att man kan ta emot rena e-fakturor samt att man kan skicka, bland annat, e-fakturor. Med e-fakturor behövs ingen bildtolkning. DS.

[Hilda Kidell]

Hej @Khedron Wilk 

Jag vill bara börja med att understryka att det är en stor skillnad mellan att ta emot en e-faktura(autoinvoice) direkt in i programmet och de kompletterande sätten att ta emot underlag som vi pratar om i denna tråden. Det vi rekommenderar alltid är att ta emot alla dina fakturor som e-fakturor direkt in i programmet och då precis som du nämner så skickas det direkt från ett program till en annat och det behövs ingen tolkning utan fakturan blir alltid korrekt. 

I denna tråden lyfter vi ett nytt sätt att ta emot underlag i programmet då e-faktura av någon anledningen inte är något alternativ. Då har vi idag precis som du nämner flera olika alternativ få in dem i programmet. 

Nya tjänsten att mejla inte PDF direkt i programmet. 

• Här tolkas underlaget och kommer i realtid in i eEkonomi för 3kr. Leverantören mejlar alltså fakturan direkt in i ditt program.
  
  

Visma Scanner (här finns det två sätt vi måste skilja på) 

• Fota ett pappersfaktura direkt med Visma Scanner Appen. Då tolkas bilden och viss information och hamnar direkt i ditt eEkonomi som ett bildunderlag utan någon kostnad.  
• Att mejla underlaget till mejladressen som finns inne i Scanner Appen. Du får in underlaget i eEkonomi men ingen information tolkas, även detta kostnadsfritt. 

Scanningstjänsten(mejladressen via Autoinvoice) 

• Underlaget skickas till e-postadressen och går via en skanningscentral som tolkar informationen innan den når eEkonomi, det tar minst 4 timmar att få in underlaget och det kostar 8kr. 

Ha det fint! 

/Hilda

[Tommy S]

På din beskrivning @Hilda Kidell tolkar jag det som att den nya tjänsten kan vara en billigare och bättre ersättare för ”Scanningstjänsten(mejladressen via Autoinvoice)”. Anses kvaliteten på tolkningen av underlaget via den nya tjänsten vara lika bra som via scanningstjänsten, eller finns risk att underlaget tolkas fel?

En sak som jag reflekterade över när jag provade den nya tjänsten ungefär samtidigt som den lanserades är att pdf-fakturor som mailades till den nya tjänsten inte hamnade under ”Inköp / Leverantörsfskturor” utan någon annanstans, vilket gjorde att det kändes för lätt att missa att betala den.

Om man bortser från de tekniska skillnaderna som beskrivits tidigare i tråden så är jag fortfarande osäker på vilka sätt som är bäst att använda i praktiken (ser inte riktigt den praktiska ”selling pointen” ur ett användarperspektiv), så jag antar att jag får göra ett nytt försök att utvärdera vilket flöde som känns mest naturligt utifrån mina behov.

Eller har Visma något förslag på rekommenderat arbetsflöde utifrån de idéer man hade när den nya funktionen byggdes? Är det rekommenderat att enbart använda den nya tjänsten och fasa ut de gamla? (Och då är jag ute efter ett användarfokuserat perspektiv och inte tekniska skillnader eller att den nya tjänsten är billigare, det är småpengar ändå.)

EDIT: Kan tillägga att syftet med mitt inlägg inte är att ifrågasätta eller vara dryg, utan jag är enbart ute efter att få ett så optimalt arbetssätt som möjligt. Vill vara säker på att jag använder de mest optimala verktygen från verktygslådan. 🙂

[Hilda Kidell]

Hej! @Tommy S 

Precis som du säger så är den nya tjänsten ett snabbare och billigare alternativ till scanningtjänsten. Kvalitén på tolkningen är det samma i dessa två tjänster. 

När det gäller din reflektion över att det är lätt att missa en faktura som har mejlats in på det ny sättet så tar vi det till oss och kollar vidare på hur vi kan förenkla och förtydliga det arbetssättet. 

Vårt rekommenderade sätt att arbeta på med leverantörsfakturor är att i största möjliga mån alltid ta emot leverantörsfakturor som e-fakturor direkt in i programmet. Det är det snabbaste och säkraste sättet att ta emot fakturor på och innebär att fakturan skickas från din leverantörs ekonomisystem direkt in i ditt Visma eEkonomi. All information på fakturan registreras automatiskt och korrekt i programmet, du behöver bara lägga till bokföringskonton innan du bokför. 

I de lägen det inte är möjligt att ta emot fakturan som e-faktura så rekommenderar vi den nya tjänsten där leverantörerna mejlar in fakturan direkt in i programmet. Du kan läsa mer om tjänsterna och varför vi rekommenderar dem här: https://forum.vismaspcs.se/t5/Anvandartips-i-Visma-eEkonomi/Ta-emot-leverantorsfakturor-i-Visma-eEko...

Ha det fint! 

/Hilda

[FrankM]

Jag VISSTE det! Och jag skrev det länger upp i tråden. Det tog bara lite mer tid och blev en lite annan variant än jag först trodde. Men nu börjar alltså Visma att ta betalt PER TRANSAKTION i Scanner-appen. 3 kronor varje gång. Se nyheten här.  Jag tycker det är dåligt, girigt och jätte irriterande!

[JonatanH]

@Hilda Kidell Kommer det fortfarande att vara kostnadsfritt att ladda upp underlag via webb-gränssnittet eller planerar ni att ta betalt för det också? Jag använder ett semiautomatiserat flöde med Office-365 där alla fakturor hamnar i en SharePoint-lista. När fakturan godkänts så laddas den automatiskt upp till Visma eEkonomi via Visma Scanner och en uppgift skapas i Planner. Jag använder samma flöde för alla fakturor men kostar det 3 kr/faktura och tolkning så kommer jag att överväga att stänga av bryggan via Visma Scanner och ladda upp via gränssnittet istället.

Min inställning är som tidigare att om ni skall ta betalt för bruk av systemet så borde ni ta bort de fasta avgifterna som man betalar per månad eller år.

[Hilda Kidell]

Hej! 

Prisförändringen är baserad på en förbättring av funktionen. Underlagen kommer från och med 1 november att tolkas, tolkningen innebär att eEkonomi fyller i information från underlaget åt dig, som användare för du ett bättre arbetsflöde och mer automatiserad bokföring.

Detta är ett av många alternativ för att få in underlag i Visma eEkonomi, dra och släpp funktionen direkt i programmet finns fortfarande kvar som ett kostnadsfritt alternativ.

/Hilda

[RasmusSs]

Hej,
Är det bara när underlag mejlas till Visma Scanner appen som det kommer att kosta 3kr/underlag?
Eller kommer kostnaden även gälla om man tar en bild med appen och skickar in till eEkonomi?

Läser man det ni skrev im nyheten så tolkar jag det som att det bara gäller mejlade underlag 🙂 :

"Vi förbättrar appen Visma Scanner

Den 1 november förbättras funktionen för att mejla in fakturor till Visma eEkonomi via appen Visma Scanner. Detta innebär att underlagen kommer att tolkas automatiskt när de importeras till programmet - grymt, eller hur?

I och med förbättringen, som sker automatiskt, kommer det att kosta 3 kr per mejlat underlag."

Tack på förhand!
/Rasmus

[Hilda Kidell]

Hej! @RasmusSs 

Det stämmer som du säger att detta bara berör underlag som mejlas in via mejladressen som finns i scanner-appen. 

Att fota underlag via appen är fortfarande kostnadsfritt och kommer fungera precis som innan. 

/Hilda 

[RasmusSs]

Toppen @Hilda Kidell ! 👍
Tack för infon.

Allt gott!

/Rasmus

[JonatanH]

Varför jag frågar om utveckligen är för att Visma eEkonomi har varit en produkt som passar småföretagare till ett rimligt pris men märker att produkten långsamt går över till en mer komplett premiumprodukt. Kostnader som tillkommit sedan jag startade min firma är mottagande av e-faktura, lönemodulen och nu import av elektroniska underlag.

I mitt norska företag använder jag Tripletex (också en Visma-produkt) som har alla funktioner som du kan tänka dig men kostnaden är också därefter. Där tar ni 4 kr per verifikation med elektroniskt underlag. Oavsett hur de landar i underlagsmappen (”bilag”). Min känsla är att det är dit ni vill också med Visma eEkonomi.

[FrankM]

Prisförändringen är för att Visma ska mjölka största möjliga belopp ut av varje kund och därmed höja sina inkomster. Punkt. Alla andra förklaringar är trams, och det vet du @Hilda Kidell

Hur många av era kunder har ens frågat om att få en bättre tolkningsfunktion än den som redan finns i skanner-appen? Ni använder argumentet att denna funktion och ökande automationsmöjligheter är anledningen till prishöjningen. Betyder dett att ni tänker ta extra betalt för alla nya och förbättrade funktioner ni inför?

Jag har inget behov av denna funktion och jag anser därför att jag ska få möjligheten att använda den befintliga skanner-applikationen/funktionen utan kostnad per transaktion och då självklart utan denna nya, fantastiska tolkningsfunktion.

Jag kommer nu att titta mer på era konkurrenters alternativ och prismodeller, för era prishöjningar och nyinförda extrakostnader har nu börjat gå mig lite på nerverna.

Frank