Vi byter leverantör för skannade e-fakturor

[Hanna Bergqvist]

Den 3 april 2024 byter vi tjänsteleverantören som används för Digitala fakturor och dokument. Det här påverkar hanteringen vid skanning av pdf- och pappersfakturor som tolkas och skickas till Visma eEkonomi som en e-faktura.

För dig som får skannade pappersfakturor

Från och med den 3 april visas en ny adress som pappersfakturorna ska skickas till, och den behöver du själv kommunicera ut till dina leverantörer som skickar fakturor till dig. Den gamla adressen kommer fortfarande att fungera under en övergångsperiod, fram tills 30 september 2024. Detta ger dig gott om tid att meddela dina leverantörer och säkerställa att alla fakturor når ditt bokföringssystem.

I Visma eEkonomi hittar du adressen dina leverantörer ska skicka till under Inställningar - Företagsinställningar - Faktureringsuppgifter. Det är denna adress du ska meddela dina leverantörer efter den 3 april. 

Exempel på hur adressen kommer att se ut:
Ditt bolagsnamn

SPCS(ditt organisationsnummer)

83190 Östersund

Vår rekommendation är att skicka informationen till alla sina leverantörer, men vara tydlig att detta endast gäller för pappersfakturor och ingen förändring gällande e-post/e-fakturor sker. För att få ut leverantörernas e-postadress från Visma eEkonomi kan du gå in i programmet under Inställningar - Import och export - Import och export av leverantörsregister och skriva ut en CSV-fil med alla leverantörer. Listan kan du sedan öppna i excel eller google sheet och kopiera kolumnen för e-post. Den här kan du sedan klistra in i ditt mejlprogram.

Uppdatering: Vi arbetar just nu på att få ut en ny funktion i programmet som visar hur ett underlag har kommit in till programmet. Vi kommer uppdatera tråden med mer information om detta framåt.

För dig som får skannade pdf-fakturor

Du kommer mötas av en ny avsändare för de mejl som går ut från vår skanningsleverantör, när en fakturan inte har kunnat skannas av tjänsten. Den nya avsändaren är InExchange Automailer med följande mejladress: noreply-batch-converter@inexchange.se.

E-postadressen (orgnummer@autoinvoice.se) som används för skanning av PDF-fakturor kommer inte förändras utan är densamma.

Se exempel på mejl nedan:

OBS! Detta gäller alltså endast pappersfakturor, adressen för e-post kommer fortfarande att vara densamma.

[Gunilla-57]

Hej,

En fråga som uppstår är, hur man väljer ut vilka leverantörer som man skall skicka de nya uppgifterna till? Vi vet inte vilka som gör vad eller alla leverantörer skall få de nya uppgifterna?

mvh

Gunilla

[Hanna Bergqvist]

Hej @Gunilla-57 ,

Uppgifterna ska skickas till de leverantörer som skickar fakturor till ert företag idag via den gamla adressen. Vilka de här företagen är behöver ni som företag ta fram. Om leverantörerna har möjlighet att direkt skicka e-fakturor från sitt faktureringsprogram, rekommenderar vi att arbeta med det här. 

Önskar dig en fin dag!

/ Hanna B

[Gunilla-57]

Hej!

Frågan är då hur ser man att leverantörerna har skickat faktura via den gamla adressen?

Önskar dig en bra dag!

/Gunilla

[Hanna Bergqvist]

Hej @Gunilla-57 

Hur en faktura inkommit till Visma eEkonomi är inget som går att se i dagsläget i programmet. Vår rekommendation är att skicka informationen till alla sina leverantörer, men vara tydlig att detta endast gäller för pappersfakturor och ingen förändring gällande e-post/e-fakturor sker. 

/ Hanna B

[Kent__6]

Makalöst!

Hur tänker ni att man ska hinna kontakta och få alla leverantörer att ändra fakturaadress på tre arbetsdagar?!

Varför har ni inte haft bättre framförhållning?

Tack för ett trevligt påskägg...

[Hanna Bergqvist]

Hej @Kent__6 

Den 3:e april är datumet då den nya adressen finns tillgänglig i ditt program, och efter förändringen 3:e april kan du börja kommunicera ut adressen till dina leverantörer. Men som nämnt i inlägget "Den gamla adressen kommer fungera under en övergångsperiod i några månader framöver", kommer den gamla adressen fortfarande att fungera ett tag framåt så du inte riskerar att några fakturor inte kommer fram till ditt Visma eEkonomi. 

/ Hanna B

[Monica38]

Hur många får pappersfakturor inskickade till skanning?? Jag får EN pappersfaktura i månaden, det kan ju inte vara möjligt att ni tycker att jag ska skicka oviktig information till övriga leverantörer. Hur ser jag vem som skickar pappersfakturan till mig? 

[Ingeborg]

Hej! Gäller detta oxå när man själv scannar via Vismascannern en pappersfaktura som man fått i sin brevlåda. Trodde då att Visma scannern "tar hand om" fakturan o ser till att den kommer på rätt plats. Gäller detta de företag som får tillskickat fakturor via vanlig post o sedan skickat dessa via posten t en fysisk Visma adress som nu ändras? I de få tillfällen vi fått en pappersfaktura via posten så har vi scannat den med Visma scannern som ovan nämnt o aldrig skickat dessa med vanlig post till en fysisk Vismaadress

Mvh Ingeborg Lagergren 

[Hanna Bergqvist]

Hej @Monica38 

I dagsläget går det inte att sortera ut exakt vilka kunder som har skickat sin faktura som en pappersfaktura. Det är något som vi ser vidare på, men inget som vi kan säga när/om det kommer att fungera framåt att ta ut. 

/ Hanna B

[Hanna Bergqvist]

Hej @Ingeborg ,

Förändringen gäller endast för pappersfakturor som är skickade via tjänsten Digitala fakturor och dokument. Ingen förändring kommer ske för de fakturor som du skickar/tar kort på via appen Visma Scanner. Där kan du fortsätta arbeta som vanligt 🙂

/ Hanna B

[Sandra_Beijer]

Hej, 

Jag undrar från vilket datum den gamla adressen inte längre kommer att fungera? Har läst ovan "några månader" men vill veta ett datum.

Tack på förhand!

[Hanna Bergqvist]

*Uppdatering: Vi har fått information om att datumet har ändrats när det gäller stängning av den gamla adressen för skannade pappersfakturor. Nytt datum är 30 september 2024.

Hej @Sandra_Beijer ,

Adressen kommer att fungera åtminstone året ut*, men vi har just nu inget specifikt datum satt. En bra utgångspunkt är att informera om förändringen till dina leverantörer en god tid innan årsskiftet, så att de hinner få informationen innan 2025. 

/Hanna B

[Hanna Bergqvist]

*Uppdatering: Vi har fått information om att datumet har ändrats när det gäller stängning av den gamla adressen för skannade pappersfakturor. Nytt datum är 30 september 2024.

[TonyLarm]

Hej.

Vad händer om man inte fått tag i leverantören, får denne en hänvisning om rätt uppgifter?

Mvh Tony

[Bengt_14]

Det finns en länk på leverantör/leverantörsfaktura  till ett färdigt mail, som man kan skicka med uppgifter ang.  fakturerings adresser.

Problemet är att den adressen inte är ändrad till de nya. Det kan ju vara bra om adresserna där är korrekta 😊

[Hanna Bergqvist]

Hej @TonyLarm ,

Tyvärr har vi ingen möjlighet att informera leverantörerna om detta. Som kund behöver ni själva meddela leverantören om förändringen.

Om du har försökt att kontakta leverantören via en specifik adress utan att få svar, rekommenderar vi att du försöker via någon av leverantörens allmänna kontaktvägar om det finns. 

/ Hanna B

[Hanna Bergqvist]

Hej @Bengt_14 ,

Det låter inte bra! Vi har undersökt detta internt och allt verkar vara korrekt vid våra tester, det vill säga att den nya adressen visas som den ska.

Min kollega kommer att kontakta dig för vidare felsökning så att vi kan säkerställa att det framåt kommer fungerar korrekt för ditt företag.

/ Hanna B

[KassörEFK]

Jag förstår att man ibland kan vara tvungen att genomföra förändringar, men då måste de planreras mycket bättre än ni gjort i det här fallet om ni vill behålla era kunder. Om ni anstränger er lite måste det rimligen finnas statistik på vilka leverantörer som skickar pappersfakturor till er tjänst. Det spelar ingen roll om de är per kund, utan en lista på samtliga leverantörer som använt tjänsten skulle hjälpa alla era kunder. Då kan var och en se vilka av deras leverantörer som finns med på listan och meddela dessa.

Jag arbetar ideellt med att sköta en förenings ekonomi och det finns många saker jag hellre vill göra än att lappa ihop era dåliga rutiner. T ex utöva den verksamhet som föreningen driver. Ska jag leta reda på ca 70 st mailadresser och meddela samtliga kommer det gå åt många onödiga timmar av min tid. Då ligger ett byte till t ex FortNox nära till hands om jag ändå ska lägga all den här tiden på att upprätthålla det vi redan har.

[Hanna Bergqvist]

Hej,

Vi har fått information om att datumet har ändrats när det gäller stängning av den gamla adressen för skannade pappersfakturor. Nytt datum är 30 september 2024. Efter det kommer det inte gå att använda den gamla adressen och leverantörerna behöver skicka fakturorna till den nya adressen som finns i Visma eEkonomi under Inställningar - Företagsinställningar - Faktureringsuppgifter.

Vi arbetar just nu på att få ut en ny funktion i programmet som visar hur ett underlag har kommit in till programmet. Vi kommer uppdatera tråden med mer information om detta framåt.

/ Hanna B

[TonyLarm]

Hej.

Vad händer med faktura som är skickad till gamla skannade systemet? Studsar de tillbaka till leverantören eller märker de inte av att fakturan inte tas emot?

Mvh Tony

[Khedron Wilk]

Kanske går att klura ut vilka leverantörer som skickat pappersfakturor och vilka som skickar e-fakturor.

När jag tittar i koden på PDF-bilagorna till mina leverantörsfakturor så jag att de är uppmärkta på olika sätt.

Fråga till @Hanna Bergqvist:

Kan du kolla upp om det är så att:

1. Enbart "riktiga" e-fakturor  processas av InExchange?

2. Pappersfakturor skickade till "gamla" Autoinvoice i **bleep**ersta scannas, processas (meta-data skapas) och går in i eEkonomi utan att gå genom InExchange?

Det är väl egentligen två sidor av samma mynt, försöker bara vara tydlig i min fråga. 🙂

Om ovan antagande stämmer så kan man rent teoretiskt ladda ner respektive faktura och titta i dem om de är märkta av InExchange eller ej. Och på så sätt få en indikation på om det är pappersfaktura eller e-faktura som är ursprunget.

Å andra sidan så tyder ju det i så fall också på att Visma Spcs skulle kunna skapa funktionen direkt inne i eEkonomi på vilken väg in fakturorna tagit.... Just saying... *blink* *blink* *nudge* *nudge* 🙂 

Tillägg:  F A G e r s t a är tydligen nedsättande (ja ja, jag ser varför...). Forum-motorn kanske skulle behöva lite AI och matas med svenska ortsnamn. 😝 

[Hanna Bergqvist]

Hej @TonyLarm ,

Jag vill börja med att ursäkta för sent svar på din fråga. Om en faktura blir skickad till den gamla adressen, kommer breven returneras till avsändaren om det finns en returadress, enligt PostNords rutiner.

/ Hanna

[Hanna Bergqvist]

Hej @Khedron Wilk ,

Jag vill börja med att be om ursäkt för det sena svaret på din fråga. Både e-fakturor och pappersfakturor som skickas till scanningsadressen hanteras av InExchange. Detta innebär att det inte går att se någon skillnad på fakturorna i programmet idag.

Vi arbetar dock på en förbättring i Visma eEkonomi som kommer göra det möjligt att direkt på fakturorna se hur de har inkommit/hur de har skickats. Detta kommer att göra det enklare att identifiera vilka leverantörer som behöver informeras om den ändrade adressen. När den här funktionen har implementerats, kommer vi att uppdatera forumtråden.

/ Hanna

[Åsa Rössel]

Hej Hanna

Kommer denna funktionsförbättring finnas i god tid innan 30/9? I alla fall en vecka? 

/Åsa

[Hanna Bergqvist]

Hej @Åsa Rössel ,

I dagsläget har vi inget fast datum på när funktionen kommer implementeras, men vi arbetar på det just nu. Så snart det finns mer information uppdaterar vi i tråden.

/ Hanna

[Ha_Ahlst]

Hej @Hanna Bergqvist 

Hur många leverantörer anger returadress på sina fakturautskick? Hur lång tid bedömer ni att det tar innan leverantören blir medveten om att adressen är fel. 

Om vi tittar på några av våra kunder vi hjälper på vår byrå så har de ca 250-400 olika leverantörer beroende på bransch. I början har de själva lagt in leverantörerna vilket betyder att i 9 fall av 10 finns endast företagsnamn, org.nr, betalningsvillkor och bankgiro inlagt eftersom Visma eEkonomi inte tolkar alla fält på en faktura.

Problemet vi har är att vi har 50+ antal kunder i eEkonomi. Vi kommer inte ens om vi avsätter en heltidstjänst att kunna lösa problemet åt våra kunder i tid innan Visma stänger ner.

Visma har ensidigt valt att byta leverantör av skanning och vi anser att Visma själva bär ansvaret för att meddela samtliga leverantörer till alla kunder som får pappersfakturor. 

Fråga vilken tekniker som helst. Det är enkelt att ta fram en lista på vilka som får sina pappersfakturor skannade, hur skulle annars fakturan hamna på respektive slutkund och deras eEkonomi. 

[Helene Struthers]

Hej! 

Vi har tacksamt tagit emot era påpekanden och funderingar gällande vad som sker efter 30 september. Jag är helt enig i era resonemang och det är mycket olyckligt att det blev så kort varsel. Förstår att det känns orimligt på många sätt.

Just nu inväntar jag lite mer information som kan hjälpa oss bedöma vilka alternativ vi har att rädda upp situationen, utifrån hur ni beskrivit problemen som uppstår för er annars. Lovar att återkomma med förslag eller mer info så fort det går. 

[Felicia Garenberg]

Hej!

Vi har nu tagit kontakt med berörda kunder via mejl med information om vilka leverantörer de behöver kontakta för att se till att de fortsättningsvis skickar sina pappersfakturor till den nya adressen i Östersund.

Önskar er alla en fin dag! 

/Felicia