Bokföra representation

[My Janhall]

Bokföra representation och personalfest

Representation är en fantastisk möjlighet som kan användas för att bjuda kunder, gäster eller medarbetare på aktiviteter som syftar till att gynna företaget. Det kan handla om allt från en härlig personalfest, till att bjuda på god mat eller varför inte bjuda på en oförglömlig teaterupplevelse. 

Genom representation visar företaget sin uppskattning samtidigt som det skapar en positiv atmosfär och stärker företagsrelationerna både internt och externt. En härlig tillställning kräver en gedigen planering och för att allt ska gå smidigt, för att undvika problem och missförstånd är det viktigt att följa regler och bokföringsprinciper. 

Notera att momsen för representation kan dras av från företagets skatt om kostnaderna har ett direkt samband med verksamheten. På så sätt kan företaget dra nytta av representation som en form av investering i verksamheten. 

Extern representation och intern representation

Extern representation om aktiviteter som har som syfte att förbättra affärsrelationer med kunder, leverantörer och andra intressenter. Ett vanligt exempel på kostnader som kan tillhöra extern representation kan vara att bjuda på teaterbiljetter eller en finare måltid. 

Intern representation handlar om att bjuda bolagets personal eller uppdragstagare och exempel på detta kan vara en personalfest eller att bjuda på mat under ett informationsmöte. Med andra ord är representation en viktig del av företagsverksamheten och kan användas för att bygga upp relationer både inom och utanför organisationen.

Avdragsgill eller ej avdragsgill kostnad

Skillnaden mellan en avdragsgill och en icke avdragsgill kostnad är viktig att hålla koll på då den avdragsgilla kostnaden påverkar vinsten och minskar skatten, medan den icke avdragsgilla kostnaden inte påverkar varken vinsten eller skatten. 

Tycker du fortfarande att det är svårt och känns komplicerat? 

Oroa dig inte - i vår artikel Representation - vad är det? Allt du behöver veta! hjälper vi dig reda ut begreppen och räta ut eventuella frågetecken. 

Hur bokförs representation?

Avdragsgill representation - bokföra enklare förtäring

Företaget har bjudit kund på fika, vilket räknas som en avdragsgill representation eftersom det inte ersätter en måltid. Fikat kostade 130 kr inklusive moms och då kostnaden för mat och dryck inte överstiger 300 kr per person får du göra avdrag för hela momsen.

Konto	Debet	Kredit
1930 - Företagskonto		130
6071 - Representation, avdragsgill	116,07
2641 - Ingående moms	13,93

Så här matchar du din bankhändelse i Visma eEkonomi.

Avdragsgill representation - bokföra teaterbiljetter, golfrunda

Företaget bjuder en kund på ett teaterbesök. För utgifter såsom teaterbesök och greenfee får avdrag göras med högst 180 kronor per person och tillfälle. 

Exemplet nedan visar ett teaterbesök för två personer och kostnaden går på 300 kr inklusive moms, det ska därför räknas som avdragsgill representation.

Konto	Debet	Kredit
1930 - Företagskonto		300
6071 - Representation, avdragsgill	283
2641 - Ingående moms	17

Ej avdragsgill representation - bokföra mat

Företaget har bjudit 3 leverantörer på middag och det är en ej avdragsgill kostnad eftersom det ersätter en måltid. Middagen kostade 1200 kr inklusive moms och då kostnaden överstiger 300 kr/ person får du inte lyfta momsen på det belopp som är över 300 kr/person. 

Konto	Debet	Kredit
1930 - Företagskonto		1200
6072 - Representation, ej avdragsgill	1092
2641 - Ingående moms	108

Hur härligt och uppskattat är det inte med personalrepresentation?

Ta chansen att bjuda på en härlig personalrepresentation och skapa minnen som kommer att vara dina medarbetare till glädje under lång tid framöver.

Tänk på att företagets utgifter för personalrepresentation bokförs på konto 7630 - Personalrepresentation eller lämpligt underkonto. Förslagsvis konto 7631 - personalrepresentation, avdragsgill eller 7632 - Personalrepresentation, ej avdragsgill. 

Mat på personalfest:

Konto	Debet	Kredit
1930 - Företagskonto		x
7632 - Personalrepresentation, ej avdragsgill	x
2641 - Ingående moms	x

Kringkostnader i samband med personalfest: 

Konto	Debet	Kredit
1930 - Företagskonto		x
7631 - Personalrepresentation, avdragsgill	x
2641 - Ingående moms	x

Hotellövernattning i samband med personalfest på annan ort:

Konto	Debet	Kredit
1930 - Företagskonto		x
5831 - Kost och logi i Sverige	x
2641 - Ingående moms	x

Resor i samband med personalfest på annan ort:

Konto	Debet	Kredit
1930 - Företagskonto		x
5810 - Biljetter	x
2641 - Ingående moms	x

Oj vad många siffror och konteringar det blev. Även om det kan kännas överväldigande med allt bokföringsarbete och konteringar får vi inte glömma bort att ha kul och uppskatta våra kunder, leverantörer och kollegor. Därför vill vi ta tillfället i akt och önska er alla en riktigt härlig och minnesvärd upplevelse. 

Det är viktigt att ta pauser från arbetet även om det endast rör sig om en lunch - spendera tid med varandra utanför kontoret helt enkelt. Så, ta på er era festkläder och njut av en kväll fylld med skratt, god mat och trevligt sällskap!

För hjälp att räkna ut korrekt momsavdrag för lunch, middag och enklare förtäring rekommenderar vi Skatteverkets sida Moms och avdrag vid representation. Det är Skatteverket som ansvarar för reglerna kring representation och hur det ska hanteras.  Om du känner minsta tvekan om vilken hantering som är korrekt ska du stämma av med Skatteverket.

Ska du bokföra kaffe och fika till personal och kunder? Missa inte vårt tips Kaffe och fika till personal och kunder.  
Vill du lära dig mer om bokföring och hur det fungerar? Spana in vår utbildningsfilm Teori bokföring nedan.