Byte av namn i kontoplan

[PelleB]

Hej!

Vi har i grunden "Vismas standard" dvs BAS-planen, men har ändrat namn på ett stort antal konton.

Det innebär att vi i princip har en egen kontoplan, vilket vi haft i 3 år.
2021 har vår organisation bestämt en gemensam kontoplan för alla enheter, baserat på BAS med vissa specialare.
Två problem uppstår:
1 BOKSLUT 2020

2 JÄMFÖRELSER MED TIDIGARE ÅR

Bokslutet: om vi ändrar kontoplan 2021, i praktiken byter namn på en massa konton i registret, vad händer under bokslutsarbetet vi gör i januari/februari? Heter våra gamla konton det nya namnet, dvs bokföringsordrar blir "fel", rapporter kommer att vara rätt siffermässigt, men med fel namn?

Framåt: alla resultat-och balansräkningar med tidigare år, vad händer där? Plötsligt betyder ju gamla konton något annat, dvs vi jämför äpplen och päron?

Finns det någon lösning på detta?

[My Janhall]

Hej Pelle, 
 

Om du ändrar namn på ett konto i kontoplanen så kommer det slå igenom från den dagen ändringen görs. Detta innebär att bokföringshändelser du skapat innan ändringen, där samma kontonummer använts kommer ha det gamla namnet i verifikationen. Rapporter kollar på saldot på kontona oberoende på namnet på kontot, dvs att alla händelser ni bokfört på kontot kommer samlas på samma rad för kontot oavsett om kontot haft ett annat namn under tiden. Det namn som kommer synas på rapporten är det namn som kontot har när rapporten tas ut. 

När du ändrat kontonas namn år för år, innebär det att dessa konton kommer användas i annat syfte än vad som gjorts tidigare eller kommer samma sorts händelse bokföras på kontot bara att kontot kommer ha annan benämning? 

/My 

[PelleB]

Hej!

Tack, ja då fungerar det som jag trodde, och som rimligtvis är det enda sätt det kan fungera på.
Och det är just det som blir bekymret.
Vi kommer att ha, i stort sett samma kontonamn i framtiden som vi har idag. Problemet är att dagens kombination av kontonummer och kontonamn (dvs vår kontoplan) är dåligt anpassad till BAS-planen, och det är den som ska gälla fr o m 2021.
Därmed har jag problem både under bokslutsarbete (kan inte vänta med löpande bokföring 2021 tills bokslutet är klart), samt att vi kommer att jämföra äpplen och päron i framtiden.

Jag är nästan frestad att lägga upp ett "nytt Visma" där jag manuellt lägger in alla "slutliga" uppgifter från 2020 i det nya. Men det är lite drastiskt. Alternativt printa ut alla tänkbara rapporter (dvs spara som excelfiler) innan vi ändrar kontoplanen. Suck.

Pelle

[My Janhall]

Jag förstår vad du menar, det blir inte helt enkelt att jämföra siffrorna i programmet med förgående år efter ändringen precis som du säger. Ditt förslag om att skriva ut rapporterna innan ändring skulle jag säga är det absolut "enklaste", då kan du ändra i dessa rapporter och använda som jämförelse när det behövs.

Som jag förstår det så kommer ju detta egentligen bara påverka er första året eftersom kontoplanen ändras från 2021 men sedan förblir?

/My
 

[PelleB]

Jepp, det problemet finns bara första året, men det är nog hanterbart (får spara en filversion av gamla planen som stöd)

Lite struligare blir det med bokslutet 2020. Det brukar bli många bokningar och rapporter under Jan/feb, och då heter häften av alla konton något annat, bara kontonumret är rätt. 
Går det att lägga upp ett ”nytt Visma” fr o m 2021 och köra det gamla parallellt tills bokslutet är klart?

[My Janhall]

Hej igen Pelle! 

Jag har kollat detta internt hos mig och vi ska nog kunna hjälpa dig med en lösning. Jag har registrerat ett ärende på ditt kundnummer och du kommer att bli kontaktad av rätt person hos oss, på så sätt kan vi se till att du får en lösning som fungerar för den situation ni har. 

Du får ha en fin dag! 
/My